El futuro de la gestión documental está en la pyme

¿A qué nos referimos exactamente cuando hablamos de gestión documental? ¿Cuál es el sistema ideal para la pyme? ¿Se puede realmente aspirar a la famosa “oficina sin papel”?

Nuestro Debate MC “Gestión documental en las pymes: retos y oportunidades”, ha intentado dar respuesta a ésta y a otras cuestiones relacionadas con la gestión documental y para ello, ha contado con la presencia de importantes actores de este sector. En este sentido, nuestra mesa redonda tuvo el placer de contar con players de la talla de HP (Melchor Sanz), OKI (Juan Pedro Pérez Losana), Konica Minolta (Antonio Ramírez), Kyocera (Roland Ruiz), Fujitsu (Jesús Cabañas) y Canon (Marco Aurelio Losas) en el campo del hardware y de Digital Docu (Francisco Gil), DocPath (Julio A. Olivares) y Yerbabuena Software (Rubén Lirio) en el del software.

En general, todos los presentes coincidieron en señalar que a las pymes hay que ofrecerles soluciones extremadamente sencillas, que les permitan ahorrar y ser más eficientes y sobre todo, que se adapten a sus necesidades concretas. A partir de aquí, cada uno de los participantes expresó su visión de gestión documental, que si bien es cierto que acaba por recorrer un camino común, existen matices que les diferencian.

Sobre todo, porque tal y como recordó Jesús Cabañas, “el término gestión documental está muy prostituido. Parece que todo encaja en la ‘gestión del documento’ y sin embargo, es un término muy amplio, que engloba muchas tecnologías (document management, workflow, gestión de procesos, OCR…) y que pocas pymes entienden, porque lo que quieren es ‘tenerlo todo muy organizadito’.

Francisco Gil por ejemplo, opina que la gestión documental en la pyme “está íntimamente ligada a la solución de gestión de la empresa (normalmente un ERP). Tiene que ser parte de ese núcleo, dar un valor añadido a esa solución de gestión”. Por lo tanto, la apuesta de Digital Docu pasa necesariamente por la modularidad, por la gestión documental como parte de un todo.

En Kyocera por otro lado, más que de gestión documental prefieren hablar de “gestión del documento” o de “las distintas etapas que atraviesa el documento desde su creación, a su archivado y posterior recuperación”. Para ello, comenta Roland Ruiz, “la gestión documental tiene que responder a las necesidades que tienen las pymes en temas como movilidad o seguridad, con una inversión mínima”.

Como otros repetirán a lo largo del debate, Ruiz recalca que “la gestión documental tiene que garantizar un funcionamiento eficiente, proporcionando un ahorro de costes que no exija una gran inversión inicial porque su objetivo, es hacer más fácil el día a día a las empresas”.

Un funcionamiento, que según Juan Pedro Pérez Losana, de OKI, “tiene que convertirse en una herramienta que permita a las empresas comprar tiempo y automatizar procesos”. En este punto coincide con Antonio Ramírez que afirma haber asumido que “cada cliente tiene una visión diferente de lo que es la gestión documental, y por lo tanto nuestro enfoque es actuar directamente sobre procesos, actuar sobre problemáticas concretas (facturas, expedientes..)” Y en este punto recalca que “sólo una vez conocemos su problemática podemos aplicar la solución de gestión documental más adecuada”.

Si como se viene diciendo hasta ahora cada pyme tiene una visión diferente de lo que es la gestión documental, se debe a que como afirma Melchor Sanz, “las pequeñas empresas no saben lo que es y no tienen por qué saberlo“. “Saben que tienen que manejar papeles y que cada día es más costoso, les lleva más tiempo…los pierden. Normalmente tienen un problema muy concreto y nuestra misión es resolverlo”.
Sanz vuelve a coincidir con casi todos los participantes al afirmar que hay que ofrecer a las pymes “lo que necesitan en cada momento” y por supuesto, “no tiene por qué ser una solución grande”. Más bien al contrario, para el representante de HP, “a la pyme hay que ir con una solución poco ambiciosa, que incluya dispositivos de captura muy baratos, que aprovechen las soluciones que ofrecen nuevas tecnologías como el cloud computing”.

La gestión documental se sube a la nube

Precisamente el cloud computing o las aplicaciones SaaS están convirtiéndose en claros protagonistas de la gestión documental no ya del futuro, sino del presente. Para Antonio Ramírez, por ejemplo, resulta evidente que “la gestión documental en el ámbito de las pymes, va a ser un servicio. De otra forma las pequeñas empresas se enfrentan a una tecnología que no pueden pagar pero que necesitan”.
De la misma opinión es Marco Aurelio Losas, que indica que como el coste de una solución compleja de gestión documental no puede recaer sobre las pymes, “tiene que hacerlo sobre las empresas desarrolladoras, que a su vez, vendan estos servicios a las pequeñas empresas por una tarifa (SaaS)”
Eso sí, tal y como recalca el representante de Canon, “que una pyme no pague demasiado a su proveedor de servicios de gestión documental, no puede implicar que se descuiden temas tan importantes como la seguridad, la movilidad (tablets, smartphones) o la flexibilidad (teniendo en cuenta el perfil tecnológico de la empresa a la que vendemos el servicio)”.

Como hemos apuntado en otros Debates MC, el perfil tecnológico de las empresas puede ser determinante a la hora de escoger este tipo de solución, que debe adaptarse lo más posible a sus necesidades. En este sentido Julio Olivares indica que “tradicionalmente la pyme española no ha tenido una informatización demasiado alta. Hace poco que se está moviendo en esa dirección pero claro, ahora está pagando las consecuencias. Nos encontramos con un mercado de pymes poco competitivas, que apenas salen al exterior. Eso tiene que cambiar”.

El presidente de DocPath indica además que junto al cloud, la gestión documental también pasa por el desarrollo de “nuevas interfaces de usuario, que se adapten a cómo ven nuestros clientes las cosas y que apuesten por la sencillez” y resalta la sencillez del iPhone o incluso de las consolas de juegos como punto de partida hacia una interfaz “más humana”.

De esta sencillez también habla Rubén Lirio, quien además se lamenta de que las empresas que se dedican a la gestión documental, son poco ambiciosas. “Con la tecnología que tenemos, deberíamos poder ofrecer soluciones capaces de identificar cualquier clase de documento. Soluciones que al escanear, superan si estamos introduciendo un contrato, una factura o cualquier otro. Debemos poder ofrecer esta tecnología a las pymes, como un servicio”. Lirio insiste en que el futuro de la gestión documental pasa por supuesto por el SaaS, pero unido a las tecnologías semánticas que facilitan todo el proceso.