Esperança Piquer: “El dinero destinado a mejorar la gestión documental es una inversión”

Charlamos hoy con Esperança Piquer, consultora en gestión documental y archivos. Esperança realiza consultorías para empresas y organismos públicos que necesitan optimizar la gestión de sus activos documentales, especialmente durante el proceso de implantación de la oficina sin papeles. Para Esperanzça, la cultura del papel aún está muy arraigada entre nosotros y, por ello, es uno de los retos más significativos que tiene que superar la llamada transformación digital.

¿De qué forma le ayuda a una empresa pública o privada contar con un programa de gestión documental?

Un programa de gestión documental entendido como el software de gestión documental puede ayudar, pero solo en parte. Yo hablaría mejor de una “política de gestión documental”. Todas las empresas y también los organismos públicos tienen un sistema de gestión documental, ya que crean y reciben documentos, los gestionan y los archivan, pero lo realmente importante es que este sistema de gestión documental cumpla con tres requisitos básicos: racionalización, control y eficiencia. Racionalización de los procedimientos de gestión documental vinculados necesariamente a la ejecución de los procesos que llevan a cabo empresas y organismos públicos. Control sobre los documentos desde el momento de su creación hasta su archivo final, incluyendo el control sobre su eliminación. Eficiencia tanto en la localización de los documentos y evidentemente de la información que contienen, como en la reducción de costes económicos y de tiempo. Tener una correcta política de gestión documental sirve para regular el buen funcionamiento del sistema de gestión de documentos corporativo.

¿Cuánto tiempo puede tardar el equipo humano de la empresa en hacerse con el manejo de un sistema de gestión documental?

Por mi experiencia, es poco realista a priori establecer un tiempo en general, ya que existen muchos factores a tener en cuenta dependiendo del tipo de empresa y el nivel de implicación sobre todo de directivos y también de trabajadores. A estos factores hay que añadir el conocimiento interno de la empresa y los elementos externos que van a incidir directamente en la gestión. Por ello, cuando una empresa me plantea un proyecto de este tipo, en primer lugar llevo a cabo una consultoría personalizada cuya primera actuación va a ser analizar el contexto interno y externo de la organización e identificar los requisitos reales que necesita la empresa en gestión documental. A partir de ese análisis se pueden planificar las acciones a llevar a cabo y establecer un primer calendario ajustado del proyecto.

Un sistema de gestión documental debe cumplir con tres requisitos básicos: racionalización, control y eficiencia

¿Es realmente sencillo el uso de un sistema de gestión documental?

Hablar de sencillez o dificultad del uso de un sistema de gestión documental me parece simplificar la situación a una respuesta de blanco o negro y no es así, existe una extensa gama de grises en ese tema. Como dije antes, todas la empresas tienen ya un sistema de gestión documental y el reto es conseguir que ese sistema funcione. Para ello, es necesario llevar a cabo un proceso de gestión del cambio muy adaptado a los usuarios, facilitándoles en todo momento la información y ayuda que necesiten. Un plan de comunicación llevado a cabo antes de iniciar el proyecto para que todos los usuarios conozcan y se integren en el proyecto y una formación continuada y personalizada durante y después de la ejecución del proyecto van a ser la clave para que el nuevo sistema de gestión documental sea entendido por los usuarios como una mejora en su trabajo diario, consiguiendo así el éxito del proyecto.

Un plan de comunicación llevado a cabo antes de iniciar el proyecto es clave para que el nuevo sistema de gestión documental sea un éxito

¿Es muy grande la inversión necesaria?

Vuelvo a incidir en el tema que no se puede generalizar. En primer lugar, es necesario conseguir que la empresa entienda que el dinero que destina a mejorar su gestión documental es una inversión que le va a permitir ahorrar costes materiales y de tiempo de sus trabajadores. La inversión dependerá de cómo se quiera encarar el proyecto y en este punto un buen análisis de los requisitos sirve para dar a conocer al cliente hacia donde debe dirigir su inversión. Por mi experiencia, lo más viable es planificar un proyecto global a largo plazo y establecer subproyectos a corto y medio plazo para que el cliente  vea los resultados de esa inversión más rápidamente.

 ¿Es posible librarse totalmente del papel?

Todavía no, puesto que la cultura del papel aún está muy arraigada entre nosotros y  ese es uno de los retos más significativos que tiene que superar la llamada “transformación digital”. En ese sentido, pienso que la implantación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento administrativo común, puede ayudar de alguna manera en ese paso hacia la transformación digital. El hecho que empresas y ciudadanos tengan que relacionarse digitalmente con la Administración puede ser un incentivo para que las empresas tomen una mayor concienciación en ese sentido.

La empresa debe entender que el dinero que destina a mejorar su gestión documental es una inversión que le va a permitir ahorrar costes materiales y de tiempo

¿Cuáles serán los primeros síntomas de cambio que notaremos al tener una gestión documental?

Pienso que más que de “síntomas” se tendría que hablar de resultados y, en ese sentido, van a ser diversos dependiendo del enfoque y de los objetivos marcados en cada uno de los proyectos llevados a cabo. Como ya comenté antes, al final, un correcto sistema de gestión documental tiene que conseguir racionalizar procedimientos, controlar los documentos y que se pueda llevar a cabo una gestión eficiente de los documentos.

¿Hay algún sector que necesite más gestión documental que otro?

Independientemente del sector, todas las empresas y organismos públicos gestionan documentos y, por lo tanto, todas ellas tienen que tener un sistema de gestión eficiente y adecuado a sus necesidades.

Un correcto sistema de gestión documental tiene que conseguir racionalizar procedimientos y controlar y gestionar de forma eficiente los documentos

En tu experiencia, ¿Cómo cambia el día a día de una empresa gracias a la gestión documental?

La gestión documental en sí no cambia el día el día de una empresa, puesto que, todas gestionan documentos. Lo que va a hacer que la empresa sea más eficiente va a ser llevar a cabo una correcta gestión documental y la manera de conseguir eso va a ser mejorando el sistema que ya tienen, adecuándolo a sus necesidades y, sobre todo actualmente, orientándolo hacia la transformación digital.