David Fernández: “Las tecnologías basadas en la nube van a dominar el sector”

Hoy charlamos sobre gestión documental con David Fernández Profesional de bibliotecas en el sector público y privado. 

¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

La información se ha convertido en un producto “core” dentro de las organizaciones tanto públicas como privadas. Hasta hace pocos años estas entidades solamente manejaban documentos en soporte físico y necesitaban sistemas de gestión documental que facilitase la tarea de organizar todo el volumen disponible. En la actualidad, la información en formato electrónico ha desplazado al papel y no se puede concebir ninguna empresa que no tenga uno de estos sistemas de gestión para manejar toda esa información.

¿Es sólo apta para grandes empresas?

Todo lo contrario, las PYMES necesitan valerse de sistemas de que les permitan gestionar eficazmente toda la documentación generada, tanto la interna como la externa a la organización. El volumen de la información aumenta también en este tipo de instituciones y su adecuada gestión cada vez se hace más necesaria.

En la actualidad, la información en formato electrónico ha desplazado al papel

¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

Las soluciones empresariales han avanzado en este sentido. Hasta hace pocos años si querías instalar un sistema, tenías que adquirir un “paquete” completo lo que conllevaba un coste elevado, poco asumible para pequeñas empresas. En este sentido, gracias a las nuevas tecnologías se han ido desarrollando servicios como el “Cloud computing” que permiten diversas modalidades de instalación de programas como Software como Servicio (SaaS – Software as a Service) que supone un gran ahorro, ya que solamente contratas los servicios que necesitas y te despreocupas del mantenimiento y desarrollo. La nube permite que los trabajadores puedan acceder a la documentación desde cualquier lugar y conectarse con otros empleados independientemente de donde se encuentren y en tiempo real, lo que permite dos aspectos fundamentales hoy día: movilidad y disponibilidad.

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Al igual que avanza la tecnología lo hace la seguridad. Los sistemas de gestión documental actuales permiten diversos niveles al respecto. Puedes tener copias de seguridad en servidores instalados en la “nube”. No obstante la seguridad al 100% no existe, por lo tanto es importante planificarla adecuadamente y tener varias alternativas.

La nube permite dos aspectos fundamentales hoy día: movilidad y disponibilidad

¿Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Accesibilidad a tecnología a bajo coste. Aunque se me ocurren más, eficiencia, disponibilidad…

¿Y el mayor inconveniente?

Creo que la falta de conocimiento por una parte importante del sector de las pequeñas y medianas empresas. A una buena parte les cuesta salir del entorno del papel. No obstante, es un tendencia que poco a poco va cambiando. La información cada vez cobra más importancia y valor para las empresas y tenerla disponible en cualquier momento y lugar, es fundamental para el buen funcionamiento de la entidad.

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

Ae las pequeñas y medianas empresas les cuesta salir del entorno del papel

Respecto al entorno tecnológico las tecnologías basadas en la nube van a dominar el sector. Cada vez nos comunicamos más por medios electrónicos, por lo tanto la protección y uso de los datos es otro aspecto a tener en cuenta. Los sistemas que se desarrollen tendrán que adaptarse a la legislación vigente sobre protección de datos y propiedad intelectual. El Big Data ya es una realidad sobre todo en grandes empresas, pero las más pequeñas pueden beneficiarse de esta tecnología

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

Cada vez se utiliza menos el software “propietario” en beneficio de sistemas más abiertos y esto da lugar a mejores desarrollos y a sistemas más abiertos y accesibles. Todo ello supone una mejor adaptación a cualquier tipo de empresa.

Un deseo para el futuro del sector…

Mayor reconocimiento a la labor de los profesionales y de las empresas especializadas en gestión documental. Es importante que los distintos sectores tengan en cuenta el beneficio que supone contar con los servicios de ambos.