Juan Manuel Echeverri: “Muchas empresas se aferran al uso del papel y no propician la transición hacia lo digital”

Hoy charlamos sobre gestión documental con JUAN MANUEL ECHEVERRI E., Gerente, Consultor y socio de INFOMEGA SAS., Ingeniero Industrial, especialista en e-Business, Sistemas de Información y Gerencia de Documentos. Hacedor de alianzas y motivador de lo mejor de cada persona para aportar a una gestión de proyectos de gestión documental útil y costo efectiva. 7 años de experiencia en proyectos de desarrollo de software, 12 años de experiencia en el sector de tecnología informática, 12 años de experiencia en proyectos de gestión documental empresarial.

¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

La gestión documental ha sido importante siempre y más ahora que existen muchas garantías de parte de los gobiernos para ayudar a los ciudadanos a recibir servicios y garantizar derechos, y esto es tanto para sector público como para todos las empresas privadas que prestan servicios públicos, que manejan concesiones del estado, o que son vigilados por instancias del gobierno. Al menos en Colombia esto termina extendiéndose a prácticamente todas las entidades jurídicas. Por otro lado, más allá de cumplir con un entorno normativo es importante entender las ventajas de introducir a la cotidianeidad operativa de las empresas buenas prácticas en la materia y lo que conllevan en agilidad, control, facilidad, ahorros en impresión y copiado, en espacio, en optimización de los tiempos del personal y en satisfacción de usuarios y de clientes.

¿Es sólo apta para grandes empresas?

No, es para todas de una u otra forma. Si bien los retos son distintos y en el caso de las grandes empresas y entidades del estado puede haber retos más complejos asociados a la integración con otras aplicaciones, manejo de grandes volúmenes de producción documental, visibilidad ante la comunidad, etc. El ciclo de la gestión documental es el mismo en todas las empresas y es necesario el control de la documentación que se gestiona. Las empresas más pequeñas cuentan con la ventaja de poder implementar desde cero procesos de transformación digital y también pueden tratar de estar menos sesgados hacia el uso innecesario de papel y ver alternativas de gestión desmaterializada.

El ciclo de la gestión documental es el mismo en todas las empresas y es necesario el control de la documentación que se gestiona

¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

Es difícil precisarlo pero es mucho menor que lo que el común de las empresas creen. Tal vez han estado expuestos a enfoques innecesariamente rigurosos pero poco prácticos y demasiado costosos, y han pasado por intentos no exitosos de justificar enormes inversiones que a la luz de los accionistas en el caso de los privados, o a ante escasos presupuestos en el caso de los públicos, no pasan originando desgaste y desmotivación. En la actualidad hay programas de todos los precios con los cuales se pueden hacer intentos graduales de implementar una gestión documental asistida por herramientas y orientada hacia la transformación digital, pero hay que tener presente para cualquier herramienta que ella por sí misma no es una solución sino una parte y que debería partirse de una estrategia a la medida de la empresa y no de urgencias. Que sea a la medida no quiere decir que no se pueda trabajar con herramientas estándar para construir una solución que sirva y brinde resultados y retorno. Yo diría que para  fijar un precio hay que ver el caso de cada cliente.

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Por supuesto, es más seguro aún que manejar los documentos del modo tradicional, en papel, en archivos, sin herramientas especializadas. Para facilitar el auge del documento electrónico han surgido permanentes desarrollos tecnológicos que cubren todas las funciones equivalentes del documento físico, con mayor seguridad, trazabilidad e inalterabilidad. Las objeciones son más de los costos de algunas de estas tecnologías por lo menos para nuestro medio (Colombia) pero es un asunto que tiende a la baja con el mayor uso y en la medida que los grandes sectores e iniciativa se “digitalicen” generarán sin duda, un efecto dominó positivo, un alineamiento de muchos actores en torno al tema.

Tener los documentos en una gestión documental es más seguro que manejar los documentos del modo tradicional

Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Hace fácil cumplir y hace difícil no cumplir, ¡con lo que sea!

¿Y el mayor inconveniente?

Falta de profesionalización, de visión integral, de trabajo multidisciplinario de profesionales de diferentes campos, conformación artificialmente baja de muchas propuestas que conduce a proyectos que no funcionan y generan resistencia, pero sobre todo aún persisten muchos usuarios y empresas aferrados a usar papel sin mayor método y sin propiciar un ambiente de transición hacia lo digital.

Aún persisten empresas aferradas a usar papel sin propiciar un ambiente de transición hacia lo digital

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

Suena trillado y de cajón, pero ahora se habla de Transformación Digital y esto es gestión documental integral de documentos físicos y electrónicos en busca de procesos disruptivos que generen valor agregado y ganas de seguir apostando por el cambio. Se requiere por supuesto estar sintonizados con los negocios de los clientes, simplificar, apoyarse en toda la tecnología (dispositivos, software, comunicaciones) que está en permanente evolución, implementar con rapidez y gradualidad, y seguir simplificando.

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

Homologación de soluciones antes estándares relacionados con seguridad, buenas prácticas, indemnidad frente a problemas, y hacia fuera ser capaces de justificar y ayudar a justificar los proyectos de inversión que los clientes deberán acometer para dar el salto de la inercia actual en muchos casos hacia un mejor estado futuro. Esto aplica aún para los que llevan más tiempo en procesos de gestión documental ordenada y ambiciosa: siempre hay cosas por mejorar.

La gestión documental hace fácil cumplir y hace difícil no cumplir, ¡con lo que sea!

J, Un deseo para el futuro del sector…

Para países como el nuestro, que no se sigan aplazando los cambios, que seamos capaces de convencer a los clientes potenciales de que hay que invertir en esto y que los jugadores del mercado apuesten por propuestas serias, bien estructuradas y con gestión de proyectos en lugar de la improvisación.