Vanesa Verdugo: “Gestión Documental es el equivalente a mejora de procesos, transparencia, seguridad y estrategia de futuro”

Hoy charlamos sobre gestión documental con Vanesa Verdugo, consultora especializada en diseño de estrategias de gestión documental, información e integración de datos en  Vconsultia.

¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

El que las empresas dispongan de un Sistema de Gestión Documental es vital hoy en día para cualquier compañía. Cualquier empresa, sea del sector que sea debe tener orden entre sus documentos, debe tener la información controlada y securizada de forma que se convierta en un activo estratégico.

¿Es sólo apta para grandes empresas?

Rotundamente no.  Cualquier empresa u organismo sea público o privado debe tener en cuenta que la documentación, la información y los datos, en esta era, son un activo importante a la hora de tomar decisiones y decisiones se toman en todos los ámbitos empresariales sean del tamaño que sean.

Que las empresas dispongan de un Sistema de Gestión Documental es vital hoy en día para cualquier compañía

¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

No hay un precio establecido, lo que sí está establecido es que cuanto más inversión en políticas, normativas y procedimientos en materia de Gestión Documental y no solo en un software, más eficiente y más potente será la empresa.

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Es imprescindible tener los documentos, la información y los datos securizados, pero no solo un software hace que los documentos estén más seguros. Lo que hace eficiente la seguridad es la combinación entre una política de seguridad de la información de la empresa, el software y la formación de los empleados en materia de Gestión Documental.

Cuanto más inversión en políticas, normativas y procedimientos en materia de Gestión Documental, más eficiente y más potente será la empresa

Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Sin duda, la eficiencia que es lo que proporcionamos desde Vconsultia.

¿Y el mayor inconveniente?

El desconocimiento.  Aún muchas empresas siguen pensando que un software les va a solucionar el desorden en materia de Gestión Documental.  Numerosas empresas no saben que existen perfiles como los profesionales de la información, los document controllers, los archiveros, etc que son los responsables de generar y mantener esos Sistemas de Gestión Documental.

El mayor inconveniente de la gestión documental es el desconocimiento

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

El futuro del sector pasa por varias líneas: La primera de ellas es que las empresas inviertan no solo en software de Gestión Documental, sino en la implantación de un Sistema de Gestión Documental íntegro que comienza por el diseño de normativas, procedimientos y políticas. La segunda es la alianza entre el sector del software y los profesionales de la información, cada vez me encuentro más empresas que después de contratar un software carísimo, “no funciona” o no saben cómo aprovechar todo su potencial. No se acaba de resolver el problema. La tercera, que desde las Universidades que forman a profesionales en materia de Gestión de la Información se acerquen más al mundo de la empresa a todos los niveles haciendo más difusión y colaboraciones. Aún en pleno 2019 me encuentro directivos que no saben ni que existen las Facultades de Ciencias de la Información.

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

La Gestión Documental tiene un gran reto por delante y es hacerse más visible como solución a la ingente cantidad de documentación, información y datos a las que nos enfrentamos las empresas en plena Era de la Información. Gestión Documental empresarial es el equivalente a mejora de procesos, transparencia, seguridad y estrategia de futuro.

El día en que Empresa y Universidad se enamoren no habrá empresa ineficiente.

Un deseo para el futuro del sector…

Que deje de haber un tremendo desconocimiento entre el mundo de la empresa y las Universidades que forman profesionales de la información. El día que ambos se enamoren de verdad y vayan de la mano, no habrá empresa ineficiente.