Gestión documental on cloud: ¿es segura?

Hoy en día, las empresas y los trabajadores, siguen teniendo muchas reticencias a los sistemas de gestión documental. La creencia de la falta de seguridad, hace que aún muchas empresas, dupliquen los procesos, es decir, siguen gestionando el papel y realizan los trámites en el sistema, lo que es absolutamente improductivo. 

Para que la empresa gane en organización, gestión, accesibilidad, etc, debe confiar, tanto ella cómo los mismos trabajadores (no olvidemos que son los clientes internos, y ellos pueden hacer que un sistema interno funcione o no, y eso, repercutirá directamente en nuestro éxito externo) en los sistema de gestión documental on cloud.

Hemos preguntado a nuestros expertos que nos expliquen si es segura la gestión documental en la nube y porqué creen que, aunque como todo pueda tener unos riesgos, debemos confiar en ello.

Según nos comentan Sergio Gómez @sghomez, “no hay sistema cloud 100% seguro (leer la siguiente noticia)… Sin embargo todo depende de las necesidades puntuales y del tipo de información que se disponga en estos ambientes.” y nos explica ” otro asunto a tener en cuenta es el nivel contractual. Ahí debemos blindarnos al máximo y valorar correctamente la información. Todo depende de los requerimientos sobre el asunto!”

Para Susana Verdejo @susanaverdejo “Las empresas tienen “miedo” a las amenazas de seguridad y a la falta de control de los datos, esto se soluciona con análisis de riesgos y revisando muy bien el contrato con tu proveedor de Cloud” y puntualiza “Pero queridos, las ventajas son Increíbles. SI a la Gestión Documental On cloud!”

Pedro Cabrera @pcabrera nos dice “Empezaremos diciendo que el Cloud Computing es un modo de prestación de servicios y no de productos, por lo tanto, nuestro trabajo debe orientarse a la prestación del servicio de evidencia, un proceso del que hay que dejar evidencia.” Como los otros expertos, Pedro nos da un consejo “Ojo con los pliegos de condiciones” y añade “¿Seguro 100%?, no, pero pensar que por tener los datos en nuestros servidores tenemos el control es lo más parecido a un acto de fé. El Cloud es un modelo dinámico dónde la seguridad, instalación, actualización o mantenimiento se delega y además es mucho más barato” y acaba diciendo que “Por otro lado, es una técnica informática, no archivística y que nos obliga a renovar nuestra base de conocimiento a través de la integración en equipos multidiciplinares y las respuestas hacia la paralización alegando inseguridad, no deben darse sin exploración previa.”

En conclusión, como comúnmente se dice: no hay nada seguro en esta vida, pero no por ello debemos darle la espalda a técnicas que pueden suponer muchas ventajas una vez las hayamos aplicado y hayamos trabajado con ellas. Supondrá una adaptación de rutinas de trabajo y de “mentalidad” interna, e incluso, podemos estar años con el proceso de cambio (que será más fácil si contamos con la ayuda de un experto, con la figura de un documentalista) pero al poco de empezar con un buen sistema de gestión documental, veremos todas las ventajas que supone para la empresa y para la productividad de los trabajadores (y su satisfacción) y eso lo notará el cliente externo.