Las firmas desempeñan un papel fundamental en las transacciones comerciales y la elección adecuada puede marcar la diferencia. Existen dos tipos principales de firma que se utilizan en acuerdos y contratos: la firma manuscrita y la firma electrónica.

Ambas ofrecen ventajas e inconvenientes, pero ¿Cuál de ellas es más segura y beneficiosa para las empresas?

En Neodoc, entendemos que puede ser confuso determinar la validez legal en cada caso y cuándo elegir una u otra. Por esta razón, hemos creado esta guía para ayudarte a comprender las características de ambas.

¿Qué es realmente una firma manuscrita? 

Una firma manuscrita es un símbolo único que una persona utiliza para representar su identidad y su intención de firmar un acuerdo. Ha existido durante siglos y todavía se utiliza como la forma estándar de mostrar conformidad con un documento mediante la firma.

Las firmas manuscritas son legalmente vinculantes y pueden utilizarse como prueba de la identidad de una persona y su consentimiento en un tribunal.

Sin embargo, tienen limitaciones, como ser difíciles de leer, susceptibles de falsificación, lentas de obtener y complicadas de almacenar como copias físicas. Estos desafíos han llevado a muchas empresas a optar por la firma electrónica para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.

No obstante, las firmas manuscritas son ideales cuando se necesita una validez legal completa. El problema surge cuando no se reconoce que no todo trazo en un documento constituye una firma manuscrita, especialmente en documentos electrónicos.

¿Qué no es una firma manuscrita? 

Un documento escaneado con la cámara de un teléfono o un escáner no constituye una firma manuscrita y carece de validez legal. No es el original y no puede utilizarse como tal. Tampoco es una copia firmada, ya que no incluye una firma física y, por lo tanto, carece del valor legal de un documento firmado en papel.

Cuando dos partes acuerdan un acuerdo, existe un documento original y varias copias firmadas por cada una de ellas. Esto se debe a que una copia simple carece de la validez del original. En ocasiones, incluso se firman cada página por separado o se realizan firmas adicionales en áreas de modificaciones para garantizar la validez legal.

Escanear un documento con una firma preexistente o guardarla como una imagen para insertar en un archivo en línea no constituye una firma manuscrita. Para obtener una firma digital con valor, es necesario optar por una firma electrónica que cumpla con los requisitos adecuados.

¿Qué es una firma electrónica? 

La firma electrónica es un método de autenticación que simplifica la firma de documentos en línea. Las firmas electrónicas son ampliamente aceptadas en todo el mundo y ofrecen una forma segura y legalmente vinculante de firmar documentos electrónicos, siempre que cumplan con los criterios apropiados.

Una firma electrónica no se limita a un simple garabato en una imagen digital. Puede ser un nombre mecanografiado, una casilla de verificación marcada como «Acepto», o incluso una firma digital generada con un ratón y un panel táctil, siempre que se asocie con una verificación inequívoca de que la persona que realiza la firma ha aceptado explícitamente el contenido del documento, como ocurre con las firmas electrónicas ofrecidas por Neodoc.

Debido a su comodidad y aceptación generalizada, el uso de firmas electrónicas es más común en comparación con las firmas manuscritas en la actualidad. Son útiles cuando ambas partes no pueden estar físicamente presentes o cuando se necesita una mayor seguridad y eficiencia.