Gestión documental | Transformación digital | Más allá de la oficina sin papeles

Seguro que habéis oído y leído un millón de veces el término oficina sin papeles, ¿verdad? A alguien se le ocurrió la genial idea de acuñar dicho término hace unos años y, lo cierto es que, pasado el tiempo, ni el papel ha desaparecido de las empresas ni se espera que lo haga.

En nuestro sector, el de la gestión documental, lo de la oficina sin papeles ha hecho mucho daño. Y es que son muchas las personas que creen que la gestión documental es solo reducir el papel. Y por supuesto esto no es así ¡la gestión documental va mucho más allá!. No se trata únicamente de eliminar el papel que se utiliza en las organizaciones… Es un aspecto más de la transformación digital ¡sí! Y es muy importante ¡también!

Cuando una empresa implanta una solución de gestión documental y empieza a automatizar los flujos documentales va a notar principalmente tres beneficios inmediatos:

  • Va a agilizar su operativa
  • Va a ver como mejora la satisfacción de sus clientes
  • Y va a facilitar una relación más colaborativa y satisfactoria con sus proveedores

Eliminar el papel es una consecuencia de esa implantación, de esa digitalización de los procesos y, al mismo tiempo, va a generar sus propios beneficios en la operativa:

  • Se va a optimizar el espacios físicos (menos almacenamiento)
  • Se va a trabajar por la sostenibilidad medioambiental :)

Por ello, más que hablar de oficina sin papeles debemos pensar en un concepto mucho más amplio: la empresa digital.

La empresa digital

La empresa es aquella capaz de gestionar toda su información de manera digital. Para ello, obviamente, el 100% de la información que gestiona en su día a día, tanto internamente como con clientes o proveedores, ha de ser digital. ¿Cómo lo logramos?

  • La gestión documental debe integrarse con todas las aplicaciones líderes del mercado para que se pueda ver toda la información del negocio de forma única desde cualquier aplicación de negocio.
  • La gestión documental debe representar la fuente única de la verdad a la hora de acceder a los documentos relacionados con la transacción de un cliente, un partner o un proveedor. La gestión documental debe ser capaz de garantizar el cumplimiento de todas las normativas que se aplican en sectores altamente regulados como son el bancario, farmacéutico, energético, entre otros.
  • La gestión documental debe proveer de una interfaz moderna para el desarrollo de aplicaciones sobre ella, basada en HTML5/CCS y garantizar el buen soporte de desarrollo de aplicaciones móviles basados en estándares de omnicanalidad ya mencionados.

En definitiva, la gestión documental es mucho más que solo eliminar papel. Es ahorro de tiempo, es mayor eficiencia y es más agilidad en la gestión y en la relación con terceros.

Una gestión documental bien llevada garantizará a las empresas un paso de éxito importante en la transformación digital.

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