La importancia de las búsquedas en gestión documental
Una de las características más destacadas de una gestión documental es, sin duda, el sistema de búsquedas de la misma. Toda gestión documental que se precie ha de tener unas búsquedas ágiles, completas y potentes.
La gestión documental de calidad ha de realizar búsquedas tanto simples como avanzadas. Búsquedas potentes y sencillas, que además, se puedan guardar y que se puedan realizar también dentro de los documentos.
Asimismo, las mejores gestiones documentales suelen contar con un sistema de carpetas inteligentes gracias a las cuales un mismo documento se puede encontrar en dos ubicaciones diferentes, una física y otra virtual. (Por ejemplo, una factura de un cliente de 2013 podemos encontrarla en la carpeta de dicho cliente, pero también en otra general de facturas por fechas).
Características que han de tener las búsquedas en gestión documental:
– Búsquedas globales sobre todos los contenidos.
– Búsquedas avanzadas con definición de filtros.
– Búsquedas por metadatos (campos).
– Búsquedas a través de palabras clave.
– Customización de resultados (selección y ordenación y disposición de las columnas resultantes)
– Indexación del contenido de los documentos PDF, doc, excel, etc
– Carpetas inteligentes.
En los sistemas de gestión basados en carpetas tradicionales, los usuarios tienen que definir la carpeta en donde se guarda un documento (factura, contrato, informe…) y después confiar en su memoria para volver a encontrar ese documento de nuevo. Y es que esto muchas veces es difícil porque las jerarquías de carpetas están nombradas ambiguamente y con numerosos niveles. Y esto va a peor: con el paso del tiempo la estructura de carpetas se vuelve cada vez más caótica y gestionar de manera eficiente es una misión imposible.
Además, existe otro problema, y es que a menudo un mismo documento puede ser susceptible de ser ubicado en más de una carpeta. Por ejemplo, imaginaros que tenemos una factura de un cliente del año 2013. ¿Dónde la guardaríais: por años, por clientes, etc?
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