La migración a la nube es un paso muy importante para el sector de la gestión documental

Hoy charlamos sobre gestión documental con Jordi Queralt i Zueras licenciado en documentación por la UOC, Máster universitario en documentación digital por la Universitat Pompeu Fabra y con 18 años de experiencia como archivero en despachos de abogados y departamentos jurídicos de empresas.

1- ¿Es la gestión documental hoy en día vital para las empresas?

La gestión documental es imprescindible para las empresas. Todas las empresas generan documentos y su correcto uso y conservación son esenciales para todas ellas. La gestión documental ayuda a conservar la historia de la empresa, a cumplir los requisitos legales de conservación de documentos y a aumentar la productividad de los trabajadores.

2- ¿Pero es sólo recomendable para grandes empresas?

La gestión documental puede y debe adaptarse al tamaño de la empresa. Las empresas pequeñas también tienen necesidad de un gestor documental. Hace un tiempo un responsable de una empresa del sector documental me comentó que habían instalado un gestor documental en una empresa donde trabajaban tres personas, dos abogados y una secretaria, y mostraban su satisfacción por el rendimiento que le estaban sacando.

La gestión documental ayuda a conservar la historia de la empresa, a cumplir los requisitos legales de conservación de documentos y a aumentar la productividad de los trabajadores

3- ¿Cuál es la inversión que debe hacer una empresa que quiera adquirir una gestión documental?

El coste económico de la gestión documental variará en función de las necesidades y tamaño de la empresa, pero creo que más que como un coste hemos de enfocarlo como una inversión. El sector en que trabajo, los despachos de abogados, ha de cumplir una serie de exigencias legales de conservación de documentación que varían dependiendo de la documentación de la que se trate. Por ejemplo, han de cumplir con la “Ley de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo” y en ella se establece que han de conservar un determinado tipo de documentación durante 10 años, no conservar esta documentación puede llevar sanciones con importes económicos muy importantes. La gestión documental sin duda permite conservar esta documentación y acceder a ella cuando se requiera, independientemente de los años que lleve conservada y de las diferentes personas que hayan pasado por el despacho.

4- ¿Y está la seguridad garantizada?

La gestión documental es segura ya que permite el correcto uso de los documentos de la empresa independientemente de su soporte y del tiempo que lleven en la empresa. Lo que no es seguro es que los documentos no se gestionen correctamente en las empresas.

Creo que más que como un coste hemos de enfocar la gestión documental como una inversión

5- Parece que todo son ventajas… ¿Cuál dirías que es el mayor beneficio de la gestión documental?

El ahorro de tiempo al encontrar la información, y este ahorro de tiempo conlleva un aumento de productividad por parte de sus usuarios. El introducir los documentos en la gestión documental utilizando los metadatos adecuados permite recuperar la información en mucho menos tiempo, desde cualquier lugar, sin tener que estar físicamente en la oficina y no dependiendo del clásico expediente en papel.

6- ¿Y el mayor inconveniente?… Si es que existe alguno

Creer por parte de la empresa que arreglará la gestión de sus documentos y su información de un día para otro. Previo a la introducción de la gestión documental ha de hacerse un análisis profundo de las necesidades que requiere la empresa y cómo éstas se han de ver reflejadas en el funcionamiento de la gestión documental. En una misma empresa pueden convivir distintas culturas empresariales con diferentes formas de tratar la documentación y su conservación. La introducción de la gestión documental ha de acabar con estas distintas formas de trabajar. Pero para que ello ocurra, en la empresa ha de existir la figura de un líder del proyecto que sea capaz de detectar estos problemas y la gran oportunidad que representa para ello la gestión documental. Por mi experiencia laboral esta figura no siempre existe.

La gestión documental no arregla la gestión de los documentos y la información de la empresa de un día para otro

7- Hablemos de futuro… ¿Qué pasos se deben dar a corto plazo?

El paso de conservar la documentación en la propia empresa a su migración a la nube es un paso muy importante para nuestro sector. Aunque más que un futuro ya es un presente, queda mucho trabajo por hacer y para muchas empresas significa un cambio de mentalidad muy importante. En el caso de los despachos de abogados se ha de tener presente que no sólo hay documentación propia del despacho, sino que por las propias características del sector hay información confidencial de clientes que de ninguna forma puede ser accesible a terceros. En las relaciones contractuales entre el despacho y el cliente, y entre el despacho y su proveedor en la nube ha de quedar muy especificado de quien son las responsabilidades en caso de pérdida o destrucción.

8- ¿A qué retos crees que tendremos que hacer frente?

Los cambios legislativos que hacen referencia a la preservación de la documentación por parte de las empresas hacen que la figura del documentalista-archivero sea una oportunidad laboral para nosotros. La preservación de la documentación digital y sus distintos formatos es un reto muy importante. En muy pocos años hemos pasado de trabajar en disquetes a trabajar en la nube en servidores que no sabemos dónde están situados físicamente. La capacidad de crear y guardar información crece sin cesar, y de poco nos servirá tener una cantidad ingente de información si dentro de pocos años no podemos acceder a ella.

El paso de conservar la documentación en la propia empresa a su migración a la nube es un paso muy importante para nuestro sector

9- Acabamos, como siempre, con un deseo para el futuro del sector :)

Un tema del que se ha hablado mucho en nuestro sector, aumentar nuestra visibilidad. Sé que se ha debatido mucho sobre ello, pero algo no hacemos bien cuando en plena era de la información nosotros, que somos expertos en el tratamiento de la información, somos tan poco visibles.