Las empresas pierden 9 millones de euros por una deficiente gestión documental

Las empresas manejan muchos datos, sin embrago muchas veces son incapaces de extraer de los mismos la información clave. Algo que, sin duda, podría mejorar sus beneficios. De hecho el estudio “Mining for Insight: Re-Discovering the Data Archive” de IDC y Iron Mountain afirma que las empresas que están gestionando bien sus datos están obteniendo beneficios impresionantes, llegando a casi 9 millones de euros en ingresos.

Las empresas que cuentan con procesos bien definidos para el archivo de datos están en posición de conseguir valor a través de dos vías: el ahorro de costes e ingresos adicionales provenientes de la monetización de archivos. Desde el punto de vista del ahorro, más de la mitad de las empresas encuestadas consiguieron ahorrar 890.000 € o más durante el año pasado gracias a la reducción de riesgos o a la eliminación de litigios; el 21% de estas empresas consiguieron ahorrar más de 9 millones de euros.

En el informe Iron Mountain e IDC recomiendan a las organizaciones implementar los siguientes procesos:

– Contratar a un Responsable de Datos para supervisar y obtener valor del archivo de datos, colaborando con el Responsable de Operaciones y el Responsable de Información con el fin de establecer estrategias de negocio y datos a largo plazo.

– Desarrollar mapas de información de todas las fuentes y almacenes de datos (y su valor) que hay en la empresa.

– Implementar una estrategia holística y consistente de archivo de información que dé respuesta a los calendarios de conservación de datos, casos de éxito, el valor de los datos, la necesaria accesibilidad y los costes del almacenamiento.

– Considerar trabajar con un proveedor externo con experiencia específica capaz de ayudar a optimizar las soluciones de archivo a la vez que se liberan los recursos internos de TI para poder centrarse en un trabajo más estratégico e innovador.