10 Buenas prácticas para la implementación de un software de gestión documental

Cuando hablamos de instalar un nuevo sistema de gestión de documentos electrónicos, nos enfrentamos a una triste realidad: suelen ser más los fracasos que los aciertos. Y esto es, en gran medida, por el cambio cultural que dicho proceso supone. Cambiar el chip y reducir el uso del papel, es un cambio que impacta de muchas formas y a pesar de estar en pleno Siglo XXI, aún cuesta.

La transición del uso de soportes análogos a los digitales, trae consigo retos propios que no aparecen al instalar otros sistemas informáticos como un gestor de contabilidad, un gestor de clientes o un sistema web. Y para hacer un poco más complejo el asunto, muchas veces los “problemas” que hay en la Gestión Documental no son muy evidentes..

Cambiar el chip y reducir el uso del papel, es un cambio que impacta de muchas formas y a pesar de estar en pleno Siglo XXI, aún cuesta

Pero entonces, ¿por qué es tan difícil?, ¿Qué tiene de especial un software de gestión documental
que lo hace distinto a otros?
En realidad el “problema” es que al instalar un software de gestión documental, no asumimos en realidad un reto tecnológico, sino un cambio cultural, cambio de hábitos. Una revolución en la forma en como los usuarios, todos, van a trabajar y desarrollar sus procesos con el nuevo sistema.

Normalmente la instalación de cualquier otro sistema, implica un despliegue de capacitaciones y culturización que lleva incluso a que los funcionarios hagan cursos por sus propias cuentas, que lean libros y se capaciten para manejar el sistema con fluidez, miremos nada más como ocurre con office. Existen cientos de contenidos sobre ésta herramienta que, en muchos aspectos es elemental. Igual sucede con los sistemas contables, de procesos y demás, para los cuales, como ya mencioné, hay todo un portafolio de cursos, y el despliegue empresarial es igual.
Sin embargo, cuando se trata de un software de gestión documental normalmente no se acompaña de una formación específica para todos los usuarios.

Al instalar un software de gestión documental asumimos un cambio cultural, un cambio de hábitos

En la mayoría de los casos, solo el responsable del archivo y su equipo de trabajo, reciben capacitaciones básicas sobre su uso. Capacitaciones de no más de cuatro horas, en las que se pretende empapar al usuario sobre todo lo que el nuevo sistema es capaz de hacer. Y aquí es donde empiezan los problemas.

Me he encontrado con éstas situaciones en un par de ocasiones, y la verdad sea dicha, incluso yo en algún momento pretendí que un cliente aprendiera de un sistema con una mini capacitación. El asunto aquí, es que al final el usuario es el que termina frente al uso del sistema y ante todo el mundo, será el responsable por no haber prestado atención (pero, ¿a qué iba a prestar atención?)

Consejos para mejorar el proceso de instalación e implementación de un software de gestión documental

En vista de lo que he comentado y con el objetivo de brindar alguna ayuda a quienes se ven inmersos en el proceso de instalación e implementación de un software de gestión documental, voy a listar algunos aspectos de vital importancia, que espero tomen en cuenta. Al final, si la lista no es suficiente, siempre me podrán ubicar
y seguro podremos establecer un acuerdo de apoyo profesional. Ten en cuenta que el orden, no es relevante. Así que puedes empezar a leer por donde mejor consideres:

1- Hay que cambiar “hábitos de trabajo”, rutinas, formas de hacer las cosas. Y esto, sin duda, es mucho más complejo que el hecho de implementar un nuevo sistema. Acá se trata de llegar uno a uno a los usuarios, entenderlos y convencerlos. Hacerles ver las bondades del nuevo sistema. No es sencillo, pero, es quizá uno de los puntos más críticos.

2- Empezar por lo más fácil. Hay procesos que tienen muchas facilidades para evolucionar y adaptarse al nuevo sistema. Igual con las personas, hay quienes son más abiertos a lo que viene. Aprovecha y empieza por acá. Esto te irá dando victorias tempranas que ayudarán a convencer al resto.

3- Cada proceso y persona tienen su particularidad: No se pueden generar procesos iguales para el gestor comercial, que está el 90% del tiempo fuera de la oficina, que usa tu ipad para tomar notas y que tiene un CRM donde lleva toda su información que con el jurídico, que depende del papel pues en su concepto, es un soporte avalado legalmente. Acá hay que planificar el cambio en razón del proceso y la forma de trabajar de cada cual.

4- Organiza la casa. La Gestión Documental tiene un componente físico que no podemos dejar de lado. Pero más importante que eso, requiere de políticas y procesos claros, requiere de instrumentos y de responsabilidades bien definidas. Si no cuenta con una gestión documental normalizada, antes de iniciar el software, mi recomendación es que cambie el enfoque de su proyecto, organice muy bien lo que tiene y luego sí, piense en el software.

5- La estructura documental. Si ya tienes una gestión documental normalizada, seguro sabes de qué hablo. Se trata del Cuadro de Clasificación Documental, la estructura de “carpetas y sub carpetas” que visualmente, te permiten organizar la información de forma jerárquica y coherente. Pasar del uso de estantes y carpetas al digital, es muy sencillo si se hace la equivalencia funciona en este aspecto.

6- Descartar. Durante un tiempo, es mejor que descarte procesos y personas que pueden ser un retraso en tu plan de trabajo. No todos los procesos son iguales, y los procesos complejos requieren si o si que conozcas más de la empresa, ese conocimiento solo lo podrás adquirir, luego de conocer otros procesos. Con las personas es más por sus metodologías de trabajo y predisposición. Lo mejor, será tipificar y saber con quienes puedes o no iniciar el proceso de implementación del software.

7- Aliados estratégicos. El proveedor de tu software debe ser más que un proveedor. No es fácil, pero debes buscar esto. De forma que la relación comercial sea más amena y te hagas de conocimiento que te ayude a sobrellevar el proyecto de forma más eficiente.

8- No dejes de lado una consultoría. No es un secreto y no es preocupante. Tú y tu empresa no te las sabes todas en implementación de software de gestión de documentos y para ello hay profesionales que llevan años trabajando en el asunto y que seguro van a nutrir el proyecto y se van a convertir en tu mano derecha garantizando el éxito. Es una opción que recomiendo y en la cual seguro yo puedo ayudar
.

9- No resta aclarar que el software de gestión documental es solo una parte de todo. El software por sí solo no será capaz de solucionar o hacer nada. Requiere de parametrización, de que la gente lo use y que se actualice y ajuste a la evolución de su empresa.

10- Ahora, es importante también resaltar que el software de gestión documetnal debe hablar con todos los demás sistemas de la empresa, de forma que la gestión de archivos y de información esté centralizada en un solo lugar. De eso se trata la Gestión Documental. Y como ya dije antes, el software es solo una parte del rompecabezas.

El autor del post

Sergio Gómez Flórez es analista de Proyectos en ALARCHIVO y miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas. Sergio acumula gran experiencia en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implantación de software de gestión de documentos electrónicos. Ha recibido capacitaciones en temas relacionados con sistemas de gestión de Calidad, ISO 15489 y gestión de documentos electrónicos, entre otros temas. Asimismo, ha participado como docente y conferenciante en múltiples eventos y cursos relacionados con gestión de documentos electrónicos, seguridad de la información y procesos de gamificación en unidades de información.