Programas de gestión documental, ¿cuál elegir?

A día de hoy prácticamente nadie duda de las ventajas de gestionar los documentos de una empresa de forma digital frente a hacerlo en papel. Ahora bien, ¿qué programa podemos utilizar? ¿Cuál es el que necesito? No es una elección sencilla, ya que en el mercado existen docenas de programas enfocados a la gestión documental a veces muy similares, pero otras muy diferentes. Y, dado el mundo en el que vivimos, no podemos perder tiempo en decidir qué programa se adapta mejor a las necesidades de nuestro negocio. ¿O sí?

Se trata de algo que no podemos decidir a la ligera. Una mala elección condicionará la manera de trabajar todos los días en nuestra empresa durante los próximos años. Porque si habéis decidido invertir un dinero en estos programas no es para desecharlos al poco tiempo. Por tanto, sí merece la pena dedicarle un tiempo.

Lo primero que debemos tener claro es para qué queremos exactamente el software. Ello estará muy relacionado con nuestro negocio. No utilizará el mismo programa una gestoría que una librería, porque no todos los programas son iguales ni hacen lo mismo de la misma forma, aunque estén destinados a solucionar el mismo rango de problemas. Si no tienes muy claro este paso, piensa sencillamente en un día normal de trabajo, en qué haces, para quién lo haces, el tiempo que inviertes, etc. Y aunque parezca una tontería, valora la frecuencia con que haces ese trabajo en tu empresa. Entonces, cuando tengas claro qué quieres gestionar, has de centrarte en el grupo de programas que nos ofrece esa solución. Y el resto los descartaremos.

En principio, cualquiera de estos programas podría valernos, ya que cumplen los requisitos mínimos que necesitamos. Pero se trata de elegir, de entre los que nos quedan, el programa que mejor se adapte a nuestras necesidades y nuestro negocio.

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