Consejos para elegir un Sistema de Gestión Documental
La gestión documental a realizar en empresas industriales y de ingeniería suele ser más compleja que la que se realiza en empresas de otros sectores. Por este motivo, es recomendable que cuenten con un sistema de gestión documental específico para la gestión de documentación técnica y de ingeniería.
Estos Sistemas, conocidos como sistemas ECM (Engineering Content Management), están diseñados pensando en las necesidades de este tipo de empresas, por lo que cuentan con funcionalidades muy prácticas y potentes a la hora de gestionar tanto la documentación como los procesos llevados a cabo en el día a día.
Un aspecto a tener en cuenta a la hora de seleccionar un buen sistema de gestión documental es la capacidad de integración con otras aplicaciones, especialmente con aplicaciones de CAD (AutoCAD, MicroStation, Inventor…), sistemas EAM para la gestión de activos y mantenimiento (SAP PM, IBM Maximo, Infor EAM/DataStream…) y sistemas ERP o portales corporativos tipo Sharepoint. Esta integración supone importantes incrementos de productividad derivados de la disminución de errores y reprocesos.
Los usuarios suelen ser reacios al cambio. A veces, la implantación de determinados sistemas provoca cierto rechazo en los usuarios de la Organización. Por este motivo, es importante que el sistema a implantar sea amigable y de fácil manejo, lo que facilitará su aceptación.
Para empresas con oficinas deslocalizadas, una funcionalidad a tener en cuenta es la capacidad para gestionar eficientemente dichas oficinas deslocalizadas y proporcionar un entorno colaborativo de manera que se trabaje como si de una única oficina se tratase.
Otros aspectos importantes a tener en cuenta son, por ejemplo, la capacidad de establecer flujos de trabajo a medida , control de la trazabilidad de los documentos o el motor de búsqueda.
Es crítico que el sistema sea seguro. Dicho sistema contendrá el activo de mayor valor en la empresa, el know how. El sistema ha de contar con medidas de seguridad tanto a nivel interno (propios usuarios de la organización) como externos (empresas colaboradoras), con controles de accesos y privilegios.
Para terminar, no podemos olvidar que el Sistema a implantar ha de ayudarnos a crecer. Por este motivo, es importante seleccionar un sistema que sea escalable y flexible capaz de seguirnos en nuestro crecimiento futuro.
