La gestión documental. Definición, conceptos e importancia hoy en día
La gestión documental son las normas que sirven para gestionar los documentos y contenidos que se crean y se reciben en una empresa u organización. Esa gestión debe permitir recuperar fácilmente dichos documentos, extraer información de los mismos, facilitar su conservación y su destrucción cuando éstos ya no se necesitan.
Los sistemas de gestión documental sirven para organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas. Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los documentos de toda la organización.
Ventajas de utilizar un sistema de gestión documental
El uso de una solución de gestión documental basada ofrece numerosas ventajas:
- Repositorio de documentos / archivos.
- Seguridad de los documentos.
- Acceso a los documentos cuando son necesarios.
- Integración con software de terceros.
- Mejor organización.
- Tiempo / eficiencia de costes.
- Compartir archivos.
Gestión documental en la nube
La computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la gestión documental, particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad.
Pero es importante comprender los pros y contras de una gestión documental alojada en la nube.
