Pérdida de documentación. (discos duros, copias desactualizadas). Habitualmente los documentos digitales se almacenan en directorios o carpetas dentro de discos duros en equipos de trabajo. Esto plantea muchos problemas de seguridad, debido principalmente al acceso incontrolado a los ficheros, las vulnerabilidades de seguridad de los sistemas informáticos que acceden a dichos ficheros, como son virus, sistemas desactualizados, entre otros. Como resultado, la pérdida de documentos es algo frecuente. Leer más

El razonamiento es el siguiente: al abordar los vacíos de eficiencia de forma proactiva se pueden evitar importantes costes financieros. El informe de IDC estima que el coste total de un error al procesar algún tipo de documento (en términos de tiempo, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costes de oportunidad asociados a los clientes perdidos) son diez veces superiores a los gastos extras directos. Leer más

1. Las bibliotecas antiguas organizaban listados de documentos por carpetas y categorías (por ejemplo, la biblioteca del Vaticano todavía organiza sus documentos por categorías).Posteriormente, el desarrollo del sistema decimal nos permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca pública, mediante las fichas/catalogo que ayudaban a encontrar la sección y el libro buscado.  Leer más

Si has decidido instalar en tu empresa (o Administración Pública) un programa de gestión documental, ¡enhorabuena! (y ya era hora). Las ventajas de trabajar con documentos digitales en vez de con “papeles” son tan evidentes que ya casi no hay que comentarlas. Pero superado este primer paso, surge un nuevo problema: ¿Qué programa instalo? Porque la elección no es fácil. ¡Hay docenas! y a cual más diferente. Leer más

Actualmente, las pymes (pequeñas y medianas empresas) están atrapadas en la gestión de multitud de documentos y archivos, y además tienen la necesidad de ser tan productivas como sea posible con un coste mínimo. Leer más