Cómo cumplir las exigencias de una norma de Calidad con un Gestor Documental

El certificado ISO es garantía de calidad, por ello atrae a más clientes y es una buena forma de posicionarse en el mercado.  Pero ¿cómo se pueden cumplir las exigencias de una norma de calidad? ¿cómo se consigue entonces esta certificación?, ¿es obligatorio para todas las empresas?, ¿qué significa el término ISO?. Para despejar todas las dudas, hemos preparado este post. Vamos paso a paso a explicar cómo puede ayudar un gestor documental con la certificación ISO.

¿Qué son las normas ISO?

Las normas ISO son unos estándares o normativas internacionales, elaboradas por la Organización Internacional de la Normalización y creadas para la optimización de los procesos de la empresa. 

Normativas ISO y gestión documental

Alcanzar estos certificados ISO es el objetivo que buscan la mayoría de las empresas por las ventajas internas que obtienen. Un sistema de gestión documental puede ayudar a cumplir las condiciones mínimas que se requiere para alcanzar una norma determinada ISO.

La aplicación de las normas depende de lo que quiera conseguir la empresa: por ejemplo, si es sobre gestión en medio ambiente, necesita la certificación ISO 14001, si es gestión de calidad, sería ISO 9001, la gestión de seguridad de información, la ISO 27001… Todas necesitan un buen gestor documental donde se pueda describir la estrategia ISO.

Por qué es tan importante un gestor documental

Por las empresas circula gran cantidad de información que a menudo queda dispersa en distintos formatos y, por ello, difícil de analizar. El sistema de gestión documental lo que hace es almacenar toda esa información en un archivo único al que se puede acceder desde cualquier lugar. Esos documentos se digitalizan y se archivan. Pero la mayor preocupación de las empresas es que con las nuevas tecnologías el acceso a documentos privados como nóminas, estado financiero y otros papeles estratégicos puedan llegar a manos de la competencia. La seguridad de los documentos es una prioridad.

Un sistema de gestión documental favorece la seguridad de la información, evitando que se pierda parte de esos datos y contribuyendo a la que la información sea confidencial. Para ello el gestor documental debe establecer copias de seguridad de toda la información y protegerlas con un cortafuegos, además de crear un acceso, pero con controles. Como, por ejemplo, identificar a aquellas personas autorizadas para consultar algunos documentos.

Fuente de este post