José Antonio Pérez Hernández: “Para rentabilizar al máximo la gestión documental hay que hacer una buena planificación al inicio”

Hoy hablamos con José Antonio Pérez Hernández, Gestor de Contenidos Web en PcComponentes, tienda online especialista en informática y tecnología. Diplomado en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad de Murcia, José Antonio tiene una amplia experiencia en labores de gestión de información y documentación en diferentes instituciones públicas y empresas de la Región de Murcia. En los últimos años, su carrera se ha enfocado más en la gestión de contenidos web, en portales como Murciasalud.com, efiapmurcia.carm.es, parchis.com y www.pccomponentes.com.

¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

Pienso que nos movemos en un entorno tecnológico donde la innovación es constante. Las empresas deben ser capaces de responder a ella de manera ágil para no quedarse atrás, tanto a nivel interno en sus procedimientos de trabajo, como de cara a sus colaboradores externos, y sobre todo, a sus clientes. Tener las herramientas de trabajo adecuadas que permitan flujos de trabajo seguros y rápidos, y que a su vez repercutan en una mejor relación con el cliente, creo que debe ser un eje fundamental en la transformación digital de una empresa.

¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

Hacer una buena planificación al inicio, a la hora de implementar el sistema de gestión documental. Pensar bien qué necesidades hay, qué  se quiere conseguir y cómo se quiere. Después, una buena coordinación entre departamentos implicados y, por último, una evaluación constante que permita ir limando y mejorando los procesos de trabajo.

Las empresas deben ser capaces de responder a la innovación de manera ágil para no quedarse atrás

¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental? ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?

El tiempo. En una época como la actual, en la que todo avanza tan rápido y en la que nos enteramos al minuto  de cosas que suceden al otro lado del mundo, no puedes permitirte el lujo de que tu equipo pierda varias horas en realizar diferentes tareas, cuando teniendo un buen sistema de gestión documental implementado puedes hacerla en minutos. Hay que ser eficaces y eficientes al máximo, ya que tenemos herramientas suficientes para ello.

¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?

Creo que se están dando pasos para llegar a una oficina sin papeles, aunque todavía queda recorrido para llegar a la meta de “papel 0”. Por ejemplo, las administraciones públicas con los programas de e-Administración han conseguido procesos más eficaces, disminución de tiempos de respuestas y ser más transparentes. Eso sí, pienso que uno de los retos en el futuro será la conservación de todo ese contenido digital en un formato seguro y estable.

Hoy en día no puedes permitirte el lujo de perder varias horas en una tarea que, con un buen sistema de gestión documental, se haría en minutos

Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

Asociar gestión documental con digitalización. Si reducimos la gestión documental a escanear documentos, lo único que conseguimos es trasladar cientos de hojas de papel  a varios archivos dentro de carpetas en nuestro ordenador. Pero después de digitalizar hay que tratar e indexar toda esa documentación para poder recuperarla y trabajar con ella.

La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

Cada empresa debe buscar el software de gestión documental que más se adapte a ella. Depende de las necesidades, el tamaño de la misma, el presupuesto con el que se cuente… No todos los programas son iguales, ni una gestoría utilizará el mismo programa de gestión que un comercio electrónico. Eso sí, a un software de gestión documental hay que pedirle que sea flexible, con una interfaz amigable, un adecuado flujo de trabajo, un potente buscador y que sea seguro. Todo encaminado al objetivo de aumentar la productividad en la empresa.

A un software de gestión documental hay que pedirle que sea flexible, con una interfaz amigable, un adecuado flujo de trabajo, un potente buscador y que sea seguro

Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

A favor. Hay que aprovechar esta opción que te permite ahorrar costes, tiempos y espacio, y que además, permite acceder a tus empleados y colaboradores desde diferentes localizaciones. Por supuesto, la seguridad debe ser esencial: primero, contar con un backup de toda la información ante posibles fallos del sistema; y segundo, blindar toda esa información de ataques externos.

En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

Cada vez más, los sistemas de gestión documental van a ir incorporando funcionalidades sociales y de colaboración. Funcionalidades que permitan transmitir y compartir fácilmente la información de manera estable y segura dentro de la organización y fuera de ella, comunicarte con un compañero a través de la misma interfaz del gestor documental o interactuar con tus clientes.

Estoy a favor del Cloud computing. Hay que aprovechar esta opción que te permite ahorrar costes, tiempos y espacio

Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

El Big Data. Trabajar con ingentes cantidades de documentación te da tal volumen de información, que bien tratada y optimizada, podrá ayudar a las empresas a aprovechar esos datos y utilizarlos para identificar nuevas oportunidades, así como para una rápida y mejor toma de decisiones.