Hablar de conceptos como interoperabilidad o metadatos es como hablar en klingon

Para Javi Requejo‏ hemos alcanzado un punto de no retorno con la supresión de los soportes, ya que la Administración electrónica ha traído consigo la desestructuración física de los documentos, pero, según Requejo, “no debemos olvidar el ámbito tradicional y su valor”, entendiendo por ámbito tradicional precisamente a la gestión documental que todavía se hace con documentos físicamente palpables.

Con más optimismo ve el futuro del sector María Jesús Valseca‏ quien asegura que éste “va a buen puerto”, aunque matiza que, dependiendo del sector, el futuro puede llegar a ser más complicado. “Según mi experiencia, el sector de la abogacía la acepta poco a poco, y también la Administración local aunque ésta sea algo reticente”. Asimismo, Valseca asegura que para un futuro más prometedor “debería dotar a los archivos municipales de más medios y personal”.

La gestión documental continua siendo la gran olvidada en la transformación digital

En el caso de Pilar Campos‏ el futuro de la gestión documental pasa por la gestión de datos dando soluciones de preservación de su estructura y del contexto. Y precisamente por la gestión de datos apuestan otros muchos expertos encuestados.

Iván Rodríguez‏, por ejemplo, visualiza un futuro marcado por interconexión, metadatos, programas de gestión, concienciación, profesionales y empleo.

Algo en lo que está de acuerdo José García, quien a su vez se lamenta porque, como explica,”en la práctica conceptos como interoperabilidad, ENI o archivo único son tan lejanos como las lunas de Jupiter”. García se muestra poco optimista y compara la situación actual de la Administración Local con la película Regreso al Futuro. “Por más que sepamos que el 2015 ya ha pasado aun nos parece demasiado futurible”, ironiza el experto.

Un futuro marcado por interconexión, metadatos, programas de gestión, concienciación, profesionales y empleo

También se expresa con ironía la Carmen Guardia‏ al asegurar que “hablar en algunas Administraciones públicas de conceptos como interoperabilidad o metadatos es hablar en klingon”.Para Guardia el problema es que las competencias del archivero en gestión documental aun no están bien definidas en legislación de archivos. “Estamos aún luchando por marcar nuestro territorio”, asegura y añade que “no sé para qué sirven fechas obligatorias para el uso del expediente electrónico o del Archivo-e Único. Si no hay sanción, no hay obligación”. Carmen Guardia pone el ejemplo de Estonia, país en el que funcionan 100% en electrónico y en el que no tienen legislación documental.

Henar Alonso está de acuerdo con Carmen y asegura que “aún cuesta que muchas administraciones locales se lo crean. hay muchísimas reticencias”. Alonso opina que las administraciones ven el aún como algo futurible y no inmediato. “Lo único que podemos hacer frente a esto es seguir concienciando y explicando las consecuencias, también legales, que pueden derivarse de no hacer las cosas bien”.

Sobre concienciar también habla Salomé Lendínez‏ quien ve “bien” el futuro de la gestión documental, aunque opina que es un sector que aún está “poco valorado -igual que sus profesionales-“. Por ello, para Lendinez la clave está en “generalizar la conciencia de sus beneficios” ¿cómo? “Trabajando y difundiendo resultados”. según Salomé es la única forma, “lenta pero segura”.

Si el objetivo no es el acceso la gestión documental no tiene futuro

Del ámbito municipal también opina Pedro Cabrera‏ en el que, según él, sí que se está avanzando adecuadamente, “aunque se denota una grave falta de normalización”. Para cabrera debemos exigir a las empresas desarrolladoras “el cumplimiento de las normas técnicas en colaboración con las Administraciones Públicas, paciencia y por supuesto mucha formación a todos los niveles”.

Paciencia… Un ingrediente presente también en la receta de Silvia García, quien asegura que la gestión documental será “un pilar fundamental en las organizaciones pero habrá que abordarla con un buen plan y con paciencia”.

En general, y salvo algunas excepciones el futuro se plantea algo incierto para los expertos. Es el caso de José Luis Carreño quien achaca esta incertidumbre a “la falta de claridad respecto a la incorporación de las nuevas tecnologías (diferentes tipos de soportes electrónicos y su tratamiento desde la Gestión Documental) y la diversidad de opiniones sobre ese asunto”.

Para Montse Nieto‏ la gestión documental continua siendo la gran olvidada en la transformación digital. “No sé cómo pretenden abrir los datos sin gestionar antes los documentos… Proponer soluciones es, de siempre, más difícil que diagnosticar problemas”. Desde su punto de vista hay que Incluir la gestión documental en todos los proyectos de transformación digital, focalizar en los datos y olvidarse de formatos. Para Montse la clave está en trascender el documento. Y es que, como explican los expertos del
Grup Arxivers Lleida‏ “si el objetivo no es el acceso la gestión documental no tiene futuro”.