3 propuestas de valor del consultor de gestión documental

Uno de los lamentos más recurrentes entre quienes nos dedicamos a la gestión documental es que no se visibiliza ni valora nuestro trabajo. “¿Archivero? ¿Consultor de gestión documental? ¿Eso qué es?”, son palabras que escuchamos demasiado a menudo.

A pesar de los enormes retos que afrontan tanto el sector público como privado en la actual transición hacia entornos de trabajo sin papel y la dificultad para encontrar personal cualificado para abordar este proceso, la gestión documental no está de moda. No ayuda tampoco el que la palabra consultor pueda referirse tanto a un profesional de la información especializado en gestión documental, un comercial que vende soluciones de gestión documental o un consultor IT especializado en aplicaciones de gestión documental.

¿Qué valor aporta, entonces, el consultor de gestión documental? ¿Cómo calcular el ROI de un proyecto de gestión documental? y ¿Es caro el precio de la consultoría de gestión documental? son algunas de las entradas que he escrito sobre esta cuestión crucial para nuestra profesión. Hoy quiero destacar tres áreas muy concretas en las que este profesional tan especializado aporta valor a una organización.

1. Selección de herramientas

Hay muchas aplicaciones de gestión documental en el mercado y su coste y características son muy diferentes. Esto hace que su selección sea un proceso complejo y arriesgado y que queramos contar con el asesoramiento de un experto. Su trabajo consistirá en determinar los requisitos funcionales, técnicos y de servicio que debe cumplir esta aplicación y evaluar en qué grado lo hacen las distintas opciones a nuestro alcance.

Estas aplicaciones suelen requerir una parametrización y desarrollos adicionales para adaptarse completamente a las necesidades del cliente. Como conocedor tanto de los procesos de gestión documental como de la herramienta informática, el consultor también ayuda en esta fase de puesta a punto de la herramienta.

2. Racionalización y automatización de procesos

El escaneo de los documentos en papel y su catalogación automática en una herramienta informática puede ser un primer paso para acometer la transformación digital, pero en algún momento la organización deberá rediseñar sus procesos para hacerlos más eficientes. Y es ahí donde aporta valor un consultor especializado en mejorar la gestión de los documentos que produce una entidad en el desarrollo de sus actividades. Recuerda: la meta es producir documentos electrónicos nativos e integrados en procesos de negocio más racionales y automáticos.

3. Reducción de riesgos

La gestión documental también reduce los riesgos de no producir o encontrar los documentos adecuados. No debemos perder de vista que los documentos son evidencias que podemos necesitar para acreditar que cumplimos el marco legal o normativo ante un juez, organismo oficial o auditor. Del mismo modo, necesitamos datos fiables para una correcta toma de decisiones.

Al valorar el coste de un consultor de gestión documental, compáralo con los costes de incumplir leyes tan estrictas como la Ley de Protección de Datos – que prevé multas de hasta 600.000 €–, perder una certificación ISO o tomar una mala decisión empresarial.

Un post de Guillermo Castellano “Consultor de gestión documental en Nosturi