Unificar todos los procesos de gestión en una sola herramienta
Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) es una herramienta que integra los procesos y procedimientos de una organización en un solo sistema, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la eficacia de la organización.
Un SIG puede incluir sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo e investigación y desarrollo.
Los SIG son importantes porque ayudan a las organizaciones a optimizar sus procesos de negocio y suponen un importante ahorro de tiempo y recursos. También pueden ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, reducir los impactos ambientales, mejorar la satisfacción del cliente y mejorar su reputación.
Las empresas pueden implementar un SIG mediante el establecimiento de políticas, objetivos, procedimientos y prácticas documentadas que se aplican a todos los aspectos del negocio. Los SIG se basan en normas internacionales como ISO 9001 para la gestión de calidad e ISO 14001 para la gestión ambiental. La implementación exitosa del SIG requiere liderazgo comprometido por parte de la gerencia superior, así como una cultura empresarial que apoye el cambio.
En neodoc contamos con numerosos casos de éxito basados en la excelencia y la conformidad, hemos creado un entorno perfecto para resolver las problemáticas típicas de la gestión dentro de los departamentos de calidad y medioambiente.
Beneficios de implantar neodoc SIG
neodoc SIG es una solución basada en nuestra plataforma ECM neodoc, para la gestión del cumplimiento normativo, riesgo y estrategia corporativa.
Un sistema multinorma y totalmente flexible a cualquier tipo norma y proceso productivo.
Esta solución especializada es capaz de:
En esta actualización encontraremos dos mejoras sustanciales. La primera es la firma de documentos digitales mediante la integración con Validated ID y la segunda mejora es la creación de formularios web o Web forms. Firma de documentos Se ha añadido a neodoc un nuevo módulo para la firma electrónica de documentos. Para ello, se ha generado una integración con el proveedor de firmas Validated ID, de forma que permite enviar documentos que requieran una firma a cualquier persona que tenga un PC, una tableta o un smartphone, sin necesidad de instalación ni conocimientos previos. Bloquear documentos Se ha añadido la capacidad para el bloqueo y desbloqueo de documentos. Un documento bloqueado estará disponible en modo lectura, de forma que no se puede editar, asociar documentos, etc. Hay dos maneras de bloquear o desbloquear un documento: Al bloquear un documento, aparecerá un modal para introducir los motivos del bloqueo. Cuando un documento está bloqueado, aparecerá el siguiente mensaje de advertencia al entrar al mismo. Cabe destacar que si un documento está bloqueado, todos los documentos contenidos en él lo estarán. Formularios web Se ha añadido la capacidad para crear formularios web públicos; es decir, formularios que pueden ser rellenados por usuarios que no tengan acceso a la plataforma de gestión documental. De esta forma, se pueden crear ciertos procesos desde cualquier dispositivo y sin la necesidad de acceder a la plataforma. Además, permiten la creación de un código QR para acceder de forma rápida. Solucionados bugs y pequeñas mejoras Por último destacar que se han solucionado ciertos bugs a nivel interno que suponen una mejora tanto en el rendimiento como en la usabilidad de la aplicación. Estos bugs y mejoras son:
¿Por que está tan de moda la gestión de contenido empresarial? Cada vez más empresas optan por implantar estos sistemas para controlar sus procesos de negocio. La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM […]
Mejora de la caducidad de sesión
Cuando caduca la sesión del usuario la página no responde a bastantes acciones y da la impresión de haberse quedado bloqueada.
Se ha añadido un control para que aparezca un modal indicando que la sesión del usuario ha caducado.
Una vez se acepte este modal, se redirigirá al usuario a la pantalla de inicio.
Cuando se marca en una tabla la opción de seleccionar todos los elementos, actualmente solo se aplicaba a los elementos de la página actual.
Se ha añadido la opción de seleccionar todos los elementos independientemente de la página de la tabla.
De esta forma se puede trabajar mejor con las acciones en lote.
Se ha mejorado el diseño del dashboard de forma que ya no hace falta tener que añadir filas y columnas antes de colocar un “Widget”, sino que ahora se colocará automáticamente en el hueco libre o en la parte inferior en caso de no haber ningún hueco.
Además, se ha añadido la posibilidad de crear un diagrama de tarta a partir de una consulta almacenada. De esta forma, las posibilidades de generar un diagrama de tarta son mucho mayores y con mejor rendimiento.
Se ha añadido la posibilidad de generar plantillas personalizadas para las notificaciones de neodoc y se ha mejorado la capacidad de creación de las notificaciones.
De esta forma, se dota a las organizaciones de una mayor capacidad de customización y agilidad a la hora de generar los mensajes que van a ser distribuidos a sus miembros.
Se ha actualizado la versión del visor de PDFs.
Esto evita que ciertos PDFs que daban error al visualizarse, ahora se puedan ver correctamente.
Por último destacar que se han solucionado ciertos bugs a nivel interno que suponen una mejora tanto en el rendimiento como en la usabilidad de la aplicación.
Estos bugs son:
Como ya hemos comentado en otras entradas de nuestro blog, utilizar una herramienta de gestión documental te permitirá alcanzar tus objetivos. La documentación y la información que contienen forman el activo más importante que tiene una empresa. Además, estos crecen diariamente y los métodos o sistemas de archivado convencionales han dejado de ser eficientes.
En el artículo anterior “Beneficios de incorporar un gestor documental a tu empresa” mencionamos las ventajas que suponía para una empresa la decisión de incorporar un gestor documental como son el aumento de la productividad, el ahorro económico y de tiempo o la facilidad para compartir documentos como consecuencia de estar almacenados en una única plataforma, entre otras.
Sin embargo, seguro que hay alguien a quien estas ventajas no le han parecido suficiente para tomar la decisión de incorporar estos sistemas en su empresa. Por esto, hoy traemos un test para saber si tu empresa necesita dar el paso hacia una nueva gestión documental.
Si esta escena se repite regularmente en tu oficina, la eficiencia y la productividad de tus trabajadores y actividades estarán disminuyendo de forma considerable. Al optar por un gestor documental podrás mantener toda la información perfectamente organizada, haciéndola muy accesible para cualquier miembro de tu empresa.
Las estadísticas demuestran que un empleado tarda una media de 18 minutos en encontrar el documento que necesita, lo que supone una gran pérdida de tiempo en tareas superfluas.
Con un gestor documental, el tiempo empleado en buscar un documento se reduce al mínimo. Esto se debe a que todos los documentos están almacenados en la misma plataforma, que además ofrece una serie de filtros que te ayudarán a encontrar el documento deseado de forma muy sencilla.
La cantidad de papel que se almacena en una empresa crece cada año de forma exponencial, teniendo como consecuencias una mayor dificultad para mantener la confidencialidad e integridad de la información y un aumento en el riesgo de pérdida de documentación.
Mediante un gestor documental, no solo se solucionan estos problemas, sino que se reduce el uso de papel en la oficina, contribuyendo directamente con el cuidado del medio ambiente y la sostenibilidad.
El hábito de tener documentos en papel puede llevarnos a imprimir un mismo documento varias veces, contribuyendo a que se realicen duplicidades, se aumenten los costes de materiales derivados de estas tareas y, lo más importante, facilitando la pérdida de documentos confidenciales.
Un gestor documental cuenta con un registro de históricos, por lo que podrás conocer quién y cuándo se realizó la última modificación en un documento. Esto permitirá mantener un control sobre la información y llevar un seguimiento de las versiones realizadas sobre el documento.
Tener los documentos en un entorno digital también facilitará el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar por parte de cualquier miembro de la empresa.
Realizar copias de seguridad es importante para garantizar la conservación de la información, pero en formato físico es bastante complicado y costoso.
Con un gestor documental digital podrás realizar copias de seguridad de forma sencilla en la nube. Así, podrás tener tu información en un lugar seguro, a salvo de poder perderse y podrás controlar qué personas acceden a dicha información gracias a controles de acceso.
Actualmente, es muy común que un mismo documento sea editado o revisado por personas pertenecientes a diferentes departamentos, por lo que usar un gestor documental permitirá facilitar y agilizar estos flujos de información gracias a que esta se almacena en una única plataforma a la que todos los miembros de la empresa tienen acceso.
Hoy en día, la protección de datos se ha convertido en un factor muy importante a respetar, no sólo para transmitir confianza a clientes, sino porque debemos cumplir con los reglamentos vigentes. Con un gestor documental podrás controlar fácilmente que se cumplen los requisitos del RGPD, realizar auditorías y controlar la privacidad de tus documentos e información.
Si gracias a nuestro test has visto que tu empresa necesita actualizar sus métodos de gestión documental, neodoc será la opción perfecta para agilizar tus tareas de gestión de información.
Contacta con nuestro equipo para más información.
La gestión documental o ECM (Enterprise Content Management), consiste en una serie de estrategias y herramientas que se utilizan para realizar acciones de captura, gestión, almacenaje, preservación y difusión de contenidos.
Estos sistemas contribuyen a llevar a cabo la gestión y control del ciclo de vida de un documento dentro de una empresa, desde el momento de su creación hasta que pasan a ser preservados o eliminados.
Un programa de gestión documental permite llevar a cabo acciones, de forma organizada y estandarizada, de manejo y control de documentos.
Un gestor documental permite mejorar la eficiencia en acciones de búsqueda o recuperación de cualquier documento de la empresa. Esto permite reducir los tiempos empleados en tareas de búsqueda, implicando a su vez una mejora en productividad.
Al digitalizar documentos, muchos de ellos no tendrán que almacenarse impresos y en muchos casos, ni llegar a imprimirse. Esto conlleva un significativo ahorro en procesos de archivar, imprimir, buscar o fotocopiar, entre otros. Además de ahorrar costes, el ahorro en papel derivado de la digitalización supone una ayuda en la preservación del medio ambiente.
Si se quiere hacer una búsqueda, los resultados serán mucho más fáciles de encontrar gracias a que todos los documentos están almacenados en una única plataforma y están regidos por las mismas normas de creación, clasificación, etc. Esto permite agilizar tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser un documento digital, se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
En ocasiones, una determinada tarea se puede llevar a cabo por diferentes personas o departamentos, lo que dificulta que se gestione de una forma adecuada. Si se cuenta con un gestor que se encargue de la administración de procesos, podemos unificar los diferentes procesos, creando el mismo modelo para toda la empresa.
Los procesos documentales se caracterizan por estar formados por diferentes etapas en las que intervienen diferentes usuarios y departamentos. Gracias a las plataformas de gestión documental el trabajo colaborativo es más eficiente ya que es más sencillo compartir documentos entre usuarios, permitiendo llevar una trazabilidad completa del documento.
Estas herramientas permiten que varias personas puedan estar trabajando en un mismo documento o con una misma información sin tener que esperar a que el otro termine.
Confía en neodoc para digitalizar y automatizar los procesos documentales y de contenido empresarial de tu empresa. Facilita y agiliza el trabajo de tus departamentos.
El workflow – o flujo de trabajo – es la automatización de las tareas de una empresa.
Establecer workflows permite definir cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan y cuál es su orden jerárquico, es decir, qué tareas suceden a otras, cómo fluye la información de una a otra y cómo se realiza el seguimiento de cada una de las etapas del proceso.
Este sistema de trabajo, que se realiza bajo un entorno basado en la tecnología de la información, permite mantener conectados a los empleados con todos los procesos de negocio relacionados con la empresa.
Los flujos de trabajo no son iguales ni funcionan igual en todas las empresas. Sin embargo, todos ellos proporcionan una serie de beneficios similares.
El uso de workflows permite automatizar la sucesión de acciones o actividades que forman los procesos empresariales, permitiendo realizar una trazabilidad completa de cada una de las etapas de dichos procesos.
La definición de un sistema de workflows eficiente permite realizar integraciones con otros sistemas de información esenciales como bases de datos, gestión documental o ERP, entre otros. Estas integraciones permiten que los workflows se conviertan en la integración de varios procesos empresariales que estén interrelacionados.
Un documento pasa por múltiples estados y usuarios a lo largo de su ciclo de vida desde su creación hasta su almacenamiento final o destrucción.
Gracias a los workflows se logra la automatización y el control de los procesos que siguen los documentos dentro de una empresa. Asegurando que el documento llega a los responsables adecuados como consecuencia de la definición de las reglas de negocio de cada empresa.
Los workflows más utilizados están relacionados con procesos de aprobación de facturas, albaranes, nóminas, etc. Sin embargo, también existen workflows asociados a departamentos de calidad y medio ambiente, atención al cliente, asesorías, proyectos y obras, es decir, a todos aquellos procesos en los que interviene algún tipo de documento.
Nuestra plataforma neodoc se adapta a las necesidades de cualquier departamento de tu empresa, sin importar el tamaño o el sector al que esta pertenezca.
Si ya tienes definidos tus workflows, pero aún siguen siendo muy manuales, no dudes en contactar con nosotros, te ayudaremos a digitalizarlos.
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