Las facturas siguen siendo uno de los documentos más utilizados por las empresas. Además, es común recibir un volumen muy elevado de las mismas, lo que dificulta su rápida recuperación y gestión. 

Ahora, con la implantación del teletrabajo, la gestión y aprobación de las facturas resulta más complicado que nunca.

Son muchas las organizaciones que ya han decidido implantar esta tecnología en sus procesos, pero también son muchas aquellas que aún realizan todos estos procesos de facturación en papel y de forma manual. Si tu empresa pertenece al segundo grupo, quédate a leer por qué deberías automatizar tus procesos.

¿Por qué automatizar las facturas de tu empresa?

1. Reducción de errores

Al realizar tareas de forma manual, es muy común que se cometan errores y al tratarse de facturas ocurre lo mismo, pudiendo producirse errores como fallos numéricos, duplicados de facturas, recepción de facturas erróneas.

Esto dará lugar a numerosas incidencias dentro de nuestro ERP, que luego habrá que revisar y solucionar de forma individual, provocando un mayor flujo de trabajo que podría haberse evitado con sistemas digitales de automatización.

2. Optimización de los procesos de pago

Es común encontrarse con atrasos en pagos de facturas como consecuencia de su envío individual y de forma manual, ya que hacen que este sea un proceso largo y tedioso. Para agilizar este paso, es conveniente tener un programa de gestión online que automatice todo el proceso de recepción, captura, clasificación o gestión y envío de facturas.

3. Aumento de la productividad y eficiencia

Tener una plataforma que se encargue de todo el proceso de vida de las facturas permite liberar a los trabajadores del departamento de realizar tareas tediosas, para que puedan dedicarlo a otras más importantes.

Automatizar te permitirá mejorar la productividad de tus acciones y convertirá a tus trabajadores en personas más eficientes.

4. Comprobación entre facturas y pedidos

Una vez hayas digitalizado tus facturas en tu plataforma de gestión, la comprobación de los datos que incluyen con los de los pedidos hechos anteriormente se harán de forma automática, sin intervención humana. La plataforma comprobará de forma automática la concordancia de los datos y emitirá un aviso en caso de haber algún error.

5. Flujos de aprobación inteligente

Simplifica los procesos manuales de aprobación de facturas gracias a los workflows de aprobación inteligente.

Traslada tu proceso de aprobación al sistema digital y agiliza el envío de documentos entre las personas responsables. El propio sistema detecta qué tipo de factura es mediante sus datos y lo adjudica al flujo de aprobación correspondiente.

6. Visibilidad y trazabilidad de cada factura

Tener todas tus facturas almacenadas en tu plataforma online, no solo te permite acceder a ellas desde cualquier sitio, sino que también podrás comprobar cada uno de los pasos por lo que pasa cada factura y comprobar aquellos datos que necesites. 

Todo de forma integrada con tu ERP, que será capaz de hacer el asiento contable automáticamente.

Entramos de lleno en la era de la automatización inteligente de procesos, y todo apunta a que  ha llegado para quedarse. Gracias a la inteligencia artificial y a la RPA  «Robotic Process Automation»

Hoy en día cualquier tipo de compañía con un volumen medio de ventas tiene una serie de procesos y contenidos empresariales los cuales necesita gestionar; cuando hablamos de procesos y contenidos empresariales estamos hablando de la manera en la que una entidad gestiona la información  asociada a su actividad: desde calidad y medioambiente, pasando por cumplimiento normativo, trámites administrativos, prevención de riesgos, proyectos, expedientes, facturas, albaranes… y así un sinfín de contenidos que integran la parte burocrática de una empresa.

Cada departamento que integra una empresa tiene que gestionar y almacenar  sus propios documentos y registros. Estos departamentos suelen estar formados por varios trabajadores (sobre todo cuando hablamos de volúmenes grandes) que emplean numerosos recursos para la realización de estas actividades, además de tener que contar con uno o varios espacios destinados para la recogida y posterior clasificación de documentos físicos, con lo que conlleva un gran gasto en papel y almacenaje.

Existen plataformas software de gestión de contenido empresarial ECM (Enterprise Content Management) , son herramientas diseñadas para organizar el contenido, automatizar los procesos y gestionar la información de un negocio de una forma rápida y eficaz. Los ECM son una evolución de los Gestores Documentales tradicionales.

Cada vez son más las empresas que se suman a la transformación digital y entran con ello en la era de la automatización inteligente de procesos, reduciendo así sus costes y sobre todo su tiempo, lo cual hoy en día es clave para cualquier compañía en cualquier sector.

neodoc ofrece gestión automática, ágil, potente y fácil de usar. Gracias a ser una plataforma Cloud no precisa de ninguna infraestructura hardware propia , y permite construir una plataforma aptada a sus procesos, y aquí es donde entra su poder de parametrización; dicho en otras palabras, neodoc es totalmente personalizable. 

Una interfaz intuitiva y dispuesta de manera sencilla que permite tener toda la información almacenada y gestionada en una sola plataforma completa; y aquí viene uno de los puntos más importantes de esta herramienta, es completa porque cubre todo el ciclo de vida de un documento:

1. Recepción (extracción automática del buzón, cargado en la nube…).
2. Captura automática de los datos mediante OCR (facturas, albaranes, pedidos…).
3. Gestión (almacenaje, clasificación, aprobación…).
4. Entrega o Integración dentro de su ERP (Integración con cualquier ERP o Herramienta)

A diferencia de sus competidores neodoc es modular, tu eliges lo que necesitas, sin sobrecostes de funcionalidades que no precisas en tu empresa. Cada parte de la cadena de gestión se puede separar, formando así una cadena nueva y personalizada.