5 Problemáticas de Gestión Documental en las Empresas:

PUBLICACIONES 7 e1687169644641 1024x576 - 5 Problemáticas de Gestión Documental en las Empresas:

Afrontando los desafíos para conseguir una buena eficiencia y productividad

En la era digital, la gestión documental se ha convertido en un desafío importante para las empresas de todos los tamaños. La cantidad creciente de información, combinada con la necesidad de organizarla y acceder a ella de manera eficiente, ha generado diversas problemáticas en este ámbito. En esta entrada de blog, exploraremos cinco de las principales dificultades que enfrentan las empresas en la gestión documental y cómo abordarlas de manera efectiva.

¡Prepárate para optimizar tus procesos y maximizar la productividad!

  1. Falta de estructura y organización: Uno de los problemas más comunes es la falta de una estructura y organización adecuadas de los documentos. La acumulación caótica de archivos en distintos formatos dificulta la búsqueda y recuperación de la información necesaria. La solución radica en establecer un sistema de clasificación y categorización claro, utilizando etiquetas, metadatos y carpetas bien definidas. Esto permitirá una rápida localización de los documentos, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
  2. Exceso de papel y documentos físicos: A pesar de la era digital, muchas empresas todavía dependen en gran medida de documentos en papel. Esto puede generar problemas de espacio, dificultad para mantener y acceder a los registros, así como riesgos asociados a la pérdida o daño de la documentación física. La solución es implementar un proceso de digitalización de documentos, utilizando escáneres de alta calidad y sistemas de gestión documental electrónica. Esto no solo liberará espacio físico, sino que también permitirá un acceso más rápido y seguro a la información.
  3. Flujos de trabajo ineficientes: La gestión documental también se ve afectada por flujos de trabajo ineficientes. Los documentos pueden pasar por múltiples manos y departamentos, lo que ralentiza los procesos y aumenta el riesgo de errores y pérdida de información. Para superar este desafío, es crucial implementar soluciones de gestión de documentos basadas en la nube. Estas herramientas permiten la colaboración en tiempo real, el seguimiento de versiones y la asignación de tareas, optimizando los flujos de trabajo y mejorando la productividad.
  4. Falta de seguridad y cumplimiento normativo: La seguridad de los documentos es una preocupación creciente en el entorno empresarial. Las filtraciones de información confidencial pueden tener graves consecuencias, tanto en términos de reputación como de cumplimiento normativo. Para abordar este problema, es fundamental implementar medidas de seguridad robustas, como la encriptación de datos, la autenticación de usuarios y el seguimiento de auditoría. Además, es importante cumplir con las regulaciones y normativas específicas relacionadas con la privacidad y protección de datos.
  5. Resistencia al cambio y falta de capacitación: Una de las problemáticas más subestimadas es la resistencia al cambio y la falta de capacitación de los empleados. La implementación de nuevas herramientas y procesos puede encontrarse con resistencia, lo que dificulta la adopción y el éxito de la gestión documental. Es esencial brindar capacitación adecuada a los empleados, destacando los beneficios y la importancia de la gestión documental eficiente. Además, se pueden establecer incentivos para fomentar la participación y el compromiso de los equipos.

Conclusión: La gestión documental efectiva es esencial para el funcionamiento eficiente de las empresas en la era digital. Al abordar las problemáticas mencionadas, como la falta de estructura, el exceso de papel, los flujos de trabajo ineficientes, la seguridad y el cambio organizacional, las empresas pueden optimizar sus procesos y maximizar su productividad. Aprovecha las soluciones tecnológicas disponibles, capacita a tus empleados y ¡prepárate para enfrentar los desafíos de la gestión documental con confianza!

Sistemas Integrados de Gestión (SIG) para reducir costes y maximizar resultados

Sistemas Integrados de Gestión (SGI)

Unificar todos los procesos de gestión en una sola herramienta

Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) es una herramienta que integra los procesos y procedimientos de una organización en un solo sistema, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la eficacia de la organización. 

Un SIG puede incluir sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo e investigación y desarrollo.

Los SIG son importantes porque ayudan a las organizaciones a optimizar sus procesos de negocio y suponen un importante ahorro de tiempo y recursos. También pueden ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, reducir los impactos ambientales, mejorar la satisfacción del cliente y mejorar su reputación.

Normas iso 300x200 - Sistemas Integrados de Gestión (SIG) para reducir costes y maximizar resultados

Las empresas pueden implementar un SIG mediante el establecimiento de políticas, objetivos, procedimientos y prácticas documentadas que se aplican a todos los aspectos del negocio.  Los SIG se basan en normas internacionales como ISO 9001 para la gestión de calidad e ISO 14001 para la gestión ambiental. La implementación exitosa del SIG requiere liderazgo comprometido por parte de la gerencia superior, así como una cultura empresarial que apoye el cambio.

En neodoc contamos con numerosos casos de éxito basados en la excelencia y la conformidad, hemos creado un entorno perfecto para resolver las problemáticas típicas de la gestión dentro de los departamentos de calidad y medioambiente.

Beneficios de implantar neodoc SIG 

neodoc SIG es una solución basada en nuestra plataforma ECM neodoc, para la gestión del cumplimiento normativo, riesgo y estrategia corporativa. 

Un sistema multinorma y totalmente flexible a cualquier tipo norma y proceso productivo.

Esta solución especializada es capaz de:

  • Controlar versiones y cambios de toda la documentación del SIG.
  • Generar avisos y alertas de acciones de workflow de documentos y procesos a los usuarios afectados.
  • Diseñar formularios y registros personalizados de manera rápida y sencilla.
  • Diseñar procesos y controlar el cumplimiento de los mismos.
  • Generar informes dinámicos exportables en diversos formatos (Excel, pdf…).
  • Crear indicadores gráficos y KPI’s de cumplimiento en base a datos de los Sistemas de gestión.
  • Importar automáticamente datos externos e incorporarlos a los procesos.
  • Gestión avanzada de usuarios, grupos, permisos y auditorías de control.

Hace tiempo que la IA nos ayuda con la facturación

IA

No es ninguna novedad pero ahora está más de moda que nunca

La Inteligencia Artificial (IA) ofrece numerosas ventajas para la automatización de facturas, como un procesamiento más eficiente y libre de errores. Esto permite a las empresas obtener mayor control sobre sus líneas de producción.

Una de las principales ventajas de la IA es que puede ayudar a automatizar tareas mundanas, mejorar procesos y optimizar la toma de decisiones. Esto libera recursos y tiempo para que los trabajadores se centren en tareas más importantes.

En conclusión, la Inteligencia Artificial ofrece numerosas ventajas para la automatización de facturas. Esta tecnología puede ayudar a mejorar los procesos empresariales al permitir un procesamiento más eficiente y libre de errores. Además, puede reducir los costes laborales al sustituir ciertas tareas por un sistema automatizado.

Ventajas de la automatización de facturas

Los principales beneficios de la automatización de facturas son: 

¿Cómo beneficiarse de estos avances?

Es posible que tu empresa esté pensando en automatizar el proceso de facturación, para ello quieren encontrar la herramienta adecuada que les permita simplificar el trabajo ahorrando tiempo y costes. Es muy importante la digitalización de los documentos para hacer que toda la información pueda ser gestionada desde los sistemas.

En Neodoc te ayudamos con el proceso de digitalización de documentos y te asesoramos para optimizar los procesos al máximo con el fin de sacarle el mayor provecho a este tipo de herramientas.

Si quieres conocer nuestro Robot de facturas contáctanos en el siguiente enlace y estaremos encantados de hacerte una demostración totalmente gratuita: https://www.neodoc.es/solicitar-demo/

Nueva versión neodoc 5.25 : Firma de documentos con Validated ID y formularios web

Nueva-version-5.24-1

En esta actualización encontraremos dos mejoras sustanciales. La primera es la firma de documentos digitales mediante la integración con Validated ID y la segunda mejora es la creación de formularios web o Web forms. Firma de documentos Se ha añadido a neodoc un nuevo módulo para la firma electrónica de documentos. Para ello, se ha generado una integración con el proveedor de firmas Validated ID, de forma que permite enviar documentos que requieran una firma a cualquier persona que tenga un PC, una tableta o un smartphone, sin necesidad de instalación ni conocimientos previos. Bloquear documentos Se ha añadido la capacidad para el bloqueo y desbloqueo de documentos. Un documento bloqueado estará disponible en modo lectura, de forma que no se puede editar, asociar documentos, etc. Hay dos maneras de bloquear o desbloquear un documento: Al bloquear un documento, aparecerá un modal para introducir los motivos del bloqueo. Cuando un documento está bloqueado, aparecerá el siguiente mensaje de advertencia al entrar al mismo. Cabe destacar que si un documento está bloqueado, todos los documentos contenidos en él lo estarán. Formularios web Se ha añadido la capacidad para crear formularios web públicos; es decir, formularios que pueden ser rellenados por usuarios que no tengan acceso a la plataforma de gestión documental. De esta forma, se pueden crear ciertos procesos desde cualquier dispositivo y sin la necesidad de acceder a la plataforma. Además, permiten la creación de un código QR para acceder de forma rápida. Solucionados bugs y pequeñas mejoras Por último destacar que se han solucionado ciertos bugs a nivel interno que suponen una mejora tanto en el rendimiento como en la usabilidad de la aplicación. Estos bugs y mejoras son: