Procesos de gestión documental ¿En qué consisten?

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El archivo de documentos, tanto físicos o digitales, se ha convertido en la actualidad en un reto para las empresas que en su día a día trabajan con una gran cantidad de información. Por eso es tan importante contar con sistemas y procesos de gestión documental que pongan a disposición de los trabajadores los documentos que necesitan en cada momento.

¿Cómo optimizar el archivo de documentos físicos y digitales? Lo descubrimos en este post de Kyocera.

En el mismo explican como el archivo documental tiene que pasar por ciertos procesos de gestión documental que tienen que estar digitalizados. En el post se definen los procesos de gestión documental (también llamados document management system, por sus siglas en inglés DMS) como aquellos que emplean un conjunto de operaciones y técnicas para administrar el flujo de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio de una empresa.

Para Kyocera, hoy en día, necesitamos de procesos de gestión documental cada vez más sofisticados que puedan incluir el archivo documental en formato de audio, multimedia, etc., de manera que se pueda reducir el formato papel y dar paso a un archivo de documentos en una localización centralizada de fácil y rápido acceso. De esta manera, tal y como explican en el post, los documentos en papel son escaneados para que puedan ser procesados por el sistema de gestión documental. Así, los documentos se archivan en carpetas electrónicas que puedan ser indexadas por múltiples datos para que dichos documentos se puedan recuperar en base a diferentes criterios.

Por todo ello, el profesional del archivo en el departamento de administración cobra un nuevo papel, muy vinculado a lo electrónico, para asegurar el acceso, la integridad y la preservación de la documentación a largo plazo con criterios de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas y conceptos. Aparecen así conceptos como SIP, OAIS, AIP, firma electrónica, etc.

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4 historias de miedo sobre Gestión Documental🎃

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¡Hoy es Halloween! Por ello, en neodoc vamos a hablar de historias de miedo 😉 

Hoy os traemos cuatro leyendas urbanas sobre gestión documental que hacen que, aún hoy en día, muchas empresas teman decir adiós al papel.

Son minoría, pero todavía hay algunas compañías, y sobre todo pymes, que son, en cierta medida, reacias a la implementación de una gestión documental. ¿Por qué? Pues seguramente es, debido fundamentalmente a ciertos mitos y leyendas urbanas que todavía hoy en día circulan sobre la oficina sin papel y que, sin duda, dificultan la adopción de un nuevo sistema de gestión documental.

4 historias de miedo sobre gestión documental:

  • Que el software de gestión documental es difícil de usar. Muchas empresas han estado trabajando con papel durante años y se sienten cómodos y seguros trabajando de esta forma. Por ello miran con recelo la gestión documental. Sin embargo, la realidad es que el software es muy intuitivo y fácil de usar y se encuentran los documentos en pocos segundos.
  • Que la gestión electrónica de documentos es menos segura que los procesos basados en papel. Controlar el acceso a los documentos en papel sólo sería posible mediante el acceso restringido a los lugares en los que éstos se encuentran archivados. De manera que cada vez que un empleado requiera recuperar un documento, se le deberá permitir el acceso a dichos lugares, con lo que todos los archivos y documentos estarán accesibles casi a cualquier persona. Una vez más, la realidad es bien distinta. Un sistema adecuado de gestión documental aumenta notablemente la seguridad, al permitir de una forma sencilla controlar el acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías entre usuarios mediante la administración de permisos de acceso. La seguridad es básica y primordial en cualquier sistema, por ello la gestión documental neodoc implementa los elementos tecnológicos más avanzados con el objetivo de velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, tres características que todo sistema debe de cumplir. Por ejemplo, neodoc permite establecer en detalle los permisos de acceso de cada documento o contenido.
  • Que los beneficios del uso de la gestión documental se obtienen únicamente a largo plazo. ¡Mentira! Lo cierto es que las ventajas en términos de ahorro de tiempo y mejora del rendimiento y de la eficiencia son inmediatos. Además, la necesidad de papel, así como de espacios de almacenamiento, se reducen significativamente. Es decir, este mito se desvanece, ya que la adopción de un buen sistema de gestión documental dará como resultado un gran ahorro de costes, casi de forma inmediata.
  • Que el papel debe eliminarse totalmente para lograr una “oficina sin papel”. La realidad es que el traspaso de un sistema tradicional a una oficina sin papeles es un proceso gradual. No cabe duda que reducir al mínimo el consumo de papel es uno de los objetivos en el camino hacia una oficina sin papeles. Sin embargo, la empresa obtendrá los mayores beneficios de la propia gestión electrónica de sus documentos y de la automatización de sus procesos. Siempre habrá algunos documentos que, por ley, serán necesarios conservar en papel.

Software de gestión documental, fórmula para afrontar la transformación digital

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La transformación digital es uno de los grandes retos a los que se enfrentan muchas pequeñas y medianas empresas en el presente. De no afrontarlo con garantías, quedarían excluidas del circuito comercial, siendo víctimas del fenómeno denominado como brecha digital.

Las empresas consiguen optimizar sus recursos mediante un proceso de transformación digital adecuado, no solo recursos físicos, sino también materiales y empresariales, pues un buen ejemplo sobre cómo las nuevas tecnologías pueden ayudar a las empresas en este propósito son los software de gestión documental.

En un mundo tan digitalizado como el actual, y donde la evolución es imprescindible para seguir siendo competitivos en el mercado, ya no solo las grandes corporaciones industriales invierten en la transformación digital, también las pymes.

La digitalización de los departamentos es clave para seguir estando a la orden del día. Las herramientas informáticas, como los gestores documentales, consiguen que las pymes tengan un día a día más fácil, más agilizado, especialmente en una tarea tan laboriosa como la gestión de documentos.

¿En qué consiste la gestión documental?

La gestión de documentos a nivel empresarial tiene como fin agilizar la información en diferentes formatos y canales. Consiste en facilitar esta tarea a nivel interno, pero también a nivel externo, con proveedores, socios y especialmente los clientes, que son el verdadero motor de cualquier negocio.

En la actualidad, la gestión documental ha pasado a tener gran protagonismo dentro de la transformación digital de los negocios. El volumen de documentos que se genera en cualquier empresa a día de hoy continua con un crecimiento exponencial y puede suponer un quebradero de cabeza si no hay un sistema que ayude a su control.

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Gestión documental: Indispensable para la digitalización de tu empresa

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Hace tiempo que la tecnología ha dejado de ser un lujo o privilegio para convertirse en una pieza fundamental para las personas y para las empresas que aspiran a estar a la vanguardia y ser competitivas.

En este sentido, una de las innovaciones tecnológicas que son totalmente accesibles a cualquier organización, sea del tamaño que sea, es la digitalización de documentos. Una acción que nos va a  permitir almacenar de forma ordenada y fiable toda la información de nuestra empresa. Algo que la hará más eficiente, más productiva y con mejores estrategias comerciales.

Esta tecnología no implica altos costes y nos va a aportar un alto valor agregado. La cuestión es elegir bien el software de gestión documental. Una tarea que a veces puede resultar complicada, ya que existen muchas opciones disponibles.

Una vez elegido y puesto en marcha, las ventajas serán numerosas. Quizás la más destacada de todas sea la seguridad de los datos.

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Roberto Prieto presenta neodoc Capture en las jornadas de Codigo10

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La presentación de nuestro compañero Roberto Prieto Gutierrez, en la que habló de nuestras soluciones para capturar los datos de las facturas neodoc Capture, fue todo un éxito en las jornadas de Codigo10 .

Tanto si la información está en formato papel como si está en archivos digitales. Tanto si está en una oficina como si está en diferentes ubicaciones. Gracias a sus tecnologías de captura inteligente (Smart OCR, Semantic OCR, Barcode, QR, OMR, etc.) neodoc Capture la rescata y la pone en valor evitando tediosas tareas manuales, reduciendo errores y agilizando los procesos.

El módulo de captura de neodoc es una plataforma potente que captura información, de forma fiable, desde prácticamente cualquier fuente (escáner, impresora virtual, carpeta, correo electrónico, fax…) y extrae información importante, como textos impresos, códigos de barras, formularios, etc. Se trata de una solución ágil, gracias a la cual los documentos estructurados (formularios, facturas, etc) o no estructurados se transforman en información precisa y procesable que se puede enviar posteriormente hacia las aplicaciones, repositorios documentales y bases de datos de la empresa. 

  • neodoc Capture acelera los procesos clave de la empresa, ahorrando tiempo y disminuyendo costes y errores.
  • neodoc Capture te permite digitalizar documentos prácticamente desde cualquier escáner o medio virtual (carpetas, impresoras virtuales, webservices, etc). Además cuenta con herramientas que permiten una efectiva digitalización masiva de documentos, como distintos métodos de clasificación, conversión y separación de documentos.
  • neodoc Capture cuenta con avanzados sistemas de clasificación de documentos, lo que permite diseñar procesos documentales diferentes y desatendidos. De esta manera, cada tipo de documento puede tener unos métodos y reglas de captura y envío diferentes.
  • neodoc Capture  puede capturar información de todo tipo de documentos, estructurados (formularios, facturas, etc) o no. Para ello, utiliza tecnologías de captura estándar como pueden ser OCR, OMR,  códigos de barras, códigos QR, etc., y algunas más innovadoras como Smart OCR y Semantic OCR.
  • neodoc Capture se puede integrar con diferentes sistemas. Unas veces para facilitar la captura y la clasificación y otras para la entrega. Para ello, neodoc cuenta con un amplio abanico de métodos y formatos de integración estándar que aseguran una integración eficiente.

Aquí veis a Roberto en un momento del seminario al que asistieron decenas de personas y, en la otra foto, Roberto posando con el equipo de Código 10 

¡Gracias por haber contado con nosotros y por confiar en neodoc!

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¿Qué es el flujo de trabajo y por qué es importante en un gestor documental?

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Flujo de trabajo se refiere al movimiento automatizado de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Por ejemplo, una factura puede estar como recibida, aprobada, pagada, etc. El control de los flujos de trabajo supone la máxima automatización de los procesos empresariales y el control de las etapas, durante las cuales los documentos pasan de un empleado a otro, según procedimientos previamente definidos.

La etapa previa al control de flujos de trabajo es el control de flujos de información. Las empresas deben analizar cómo la información llega, se almacena y se distribuye por la compañía para generar un flujo de trabajo eficiente.

Beneficios del workflow

  • Mejora de la productividad del trabajo de los empleados con la automatización de procesos.
  • Normalización de los métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
  • Optimización de la circulación de información interna.
  • Ahorro de tiempo en tareas poco necesarias u obsoletas.

Características

  • Notificaciones por email: a través de las notificaciones por email, los administradores reciben información detallada del punto en el que se encuentra una tarea.
  • SLA control de estatus: se trata de una representación gráfica del estado de una tarea. Gracias a un código de colores se enfoca la importancia en aquellas etapas del proceso que necesitan de mayor atención o están experimentando algún problema.
  • Formularios pre-completados: con el fin de evitar las pérdidas de tiempo a la hora de rellenar formularios repetitivos, se aconseja la distribución de formularios parcialmente completos.
  • Reasignación de tareas: no todos los procesos terminan funcionando de la forma en la que se planean. Por ello, y para evitar gastos económicos, el software de flujo de trabajo permite la reasignación de tareas.

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neodoc estará en las Jornadas de GID e ItemDoc 2019

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La semana que viene viajamos a Alicante para participar en las Jornadas de GID e ItemDoc.

Unas jornadas que se celebran en Alicante los días 25 y 26 de septiembre y que se repetirán en Madrid los días 16 y 17 de octubre del 2019.

Como todos los años en las mismas se presentarán las novedades de los productos estrella de Codigo10. También en estas jornadas se mostrarán los nuevos módulos desarrollados que complementan y mejoran la funcionalidad de ambas aplicaciones.

Implementación de workflows en la empresa

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Cuando implementamos workflows en una empresa lo que conseguimos principalmente es que sea más fácil descubrir y solucionar cualquier error o problema, es decir, ganamos en agilidad, automatizamos tareas e incrementamos la eficiencia de los procesos.

¿Qué es un workflow?

El término workflow o flujo de trabajo es sinónimo de automatizar un proceso.

Al implementar un workflow y automatizamos las tareas y todo queda incluido dentro de un orden y jerarquía preestablecidos.

Este sistema de trabajo conecta a los empleados con todos los procesos de negocio relacionados con ella.

Gracias al workflow, los procesos se automatizan y se organizan de una manera mucho más accesibles a todos los departamentos.

Objetivos del workflow

  • Integrar los procesos empresariales y optimizar la toma de decisiones.
  • Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas ágiles y seguras.
  • Optimizar la circulación de la información.
  • Realizar una división del trabajo más clara que permita que la realización de tareas sea más efectiva.
  • Ahorrar tiempo e incrementar la productividad.
  • Mejorar la atención y el servicio al cliente.

Para que una empresa innovadora y actualizada pueda trabajar con éxito es necesario que establezca un sistema de flujo de trabajo automatizado. Este workflow te permitirá mejorar la producción corrigiendo los errores antes de que se produzcan, gracias a una mejor comunicación tanto externa como interna y proporcionando una mejor experiencia a los clientes.

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Qué entendemos por procesos documentales

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Según Carlota Bustelo, cada vez oímos, usamos y leemos más la expresión procesos documentales o procesos de gestión documental. ¿Sabes realmente qué son los procesos documentales? Si tienes dudas, no te pierdas este post.

¿Cuántos procesos documentales existen?

La enumeración de procesos documentales, según Bustelo, varía según quien la hace. Según la legislación española (NTI política de gestión de documento electrónicos) son: Captura, Registro, Clasificación, Descripción, Acceso, Calificación, Conservación, Transferencia y Destrucción; pero en las primeras discusiones de la nueva 15489 se barajan: Captura, Agregación, Clasificación, Indexación, Implementación del acceso, Implementación de la disposición, Mantenimiento de la usabilidad, Migración y Almacenamiento.

Independientemente de las enumeraciones, Carlota nos deja en su post algún material para pensar.

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Automatización de procesos documentales

Los procesos documentales son las aquellas tareas que realizamos para crear, modificar, consultar, distribuir o archivar documentos, ya sean físicos o digitales. Documentos que en ocasiones nos sobrepasan y que generan cuellos de botella en nuestra gestión diaria.

La tecnología es nuestra aliada ya que es capaz de automatizar tareas que hasta ahora solo podía realizar un trabajador manualmente, permitiendo un ahorro en costes y de tiempo en gestiones, así como un aumento de la eficiencia, evitando errores innecesarios.

Gracias a la automatización de procesos documentales podemos mejorar las acciones más mecánicas, por ejemplo, dar el alta las facturas de proveedores en nuestro sistema.

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Las claves de la transformación digital en las empresas

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La Transformación Digital ya es una realidad que avanza sin parar. Cada vez son más las empresas e instituciones públicas que transforman sus procesos tradicionales a través de sistemas informáticos y de comunicación de última generación.
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