Hoy te contamos las ventajas que aporta a la empresa (grande o pequeña) la gestión documental.

1. Fácil de usar

Un gestor documental es una plataforma muy intuitiva y fácil de usar. Por ello, facilita la distribución de contenido, la descarga de actualizaciones, la búsqueda de documentos y contenidos, etc.

2. Adaptable

Una característica de estas plataformas es la flexibilidad y la escalabilidad de los mismos, lo cual hace que sean válidos para pequeñas, medianas y grandes empresas. Un buen gestor documental ha de adaptarse a cada usuario.

3. Actualizado

Los usuarios controlan y administran sus contenidos en tiempo real lo que hace que éstos siempre estén frescos y actualizados.

4. Impulsa la colaboración

Con un gestor documental es posible la automatización de datos, el flujo de trabajo y la gestión de procesos. Al poder colaborar y compartir contenido de forma ágil y sencilla, se mejora la comunicación en la empresa, evitándose además la pérdida de documentación o la información duplicada.

5. Accesible

Hoy en día todas las plataformas tienen diseño responsive (son accesibles desde cualquier dispositivo conectado a Internet). Esto facilita el tele trabajo, cada vez más importante en la actualidad.

6. Seguro

Con controles de acceso gracias a los cuales es posible asignar privilegios de usuario para que accedan a determinadas secciones o restringir a qué contenido pueden ver ciertos usuarios.

7. Con mayor cumplimiento

Cumpliendo siempre la Ley de protección de datos GDPR.

A veces las empresas apuestan por un gestor documental, pero luego aseguran que no son capaces de optimizar correctamente sus procesos documentales. ¿Dónde está el fallo? No te pierdas nuestro post de esta semana con algunos consejos útiles para llevar a cabo una óptima gestión documental.

Para empezar, para que la implantación sea un éxito es necesario que el sistema de gestión documental sea integrado. Es decir, que se integre con las principales aplicaciones de negocio del mercado.

Asimismo, hay que tener en cuenta que se no trata de replicar todos los procesos que llevan a cabo en papel a digital porque, lo cierto es que lo que funciona con papel no funciona necesariamente en formato digital.

Todos los procesos han de ser analizados y comprendidos para que se optimicen y se transfieran a digital. Finalmente, los procesos se vuelven más eficientes, pero hasta que se adaptan, una empresa tiene que tener en cuenta la curva de aprendizaje y la aceptación de la nueva forma de trabajar.

La importancia de parametrizar

La gestión documental no puede ser igual para todo el mundo, para todas las empresas… Lo que para unos funciona no tiene porqué funcionar para otros. Por ello, es necesario desarrollar soluciones concretas, adaptadas a cada empresa, a las características de su actividad. Para ello, la plataforma debe parametrizarse adecuadamente.

Es vital que la solución escogida disponga de herramientas de workflow y colaboración. Hay que tener en cuenta que los documentos no son objetos estáticos, que soportan procesos de negocio y que se mueven y modifican con frecuencia, muchas veces por varias personas distintas.

Sin una consultoría de procesos inicial cualquier implantación estará abocada al fracaso

Hay que tener muy en cuenta que la gestión documental no consiste solo en eliminar o reducir el papel, hay que valorar todos los procesos relacionados con los documentos empresariales, el tipo de organización y sus necesidades.

La elección de una buena solución de gestión documental dependerá del análisis inicial ya que es uno de los procesos más importantes a la hora de desplegar una solución de estas características.

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Cuando la empresa por fin toma la decisión y se decide a implementar soluciones de gestión documental toca realizar una labor clave para que ésta realmente avance dentro de la organización: es el momento de instruir o evangelizar a dicha empresa.

Y es que, en muchas ocasiones, las empresas (sobre todo las pequeñas) se encuentran perdidas en un mar de soluciones diversas, herramientas variadas, múltiples servicios, equipos, etc.

En este momento, los que trabajamos en este sector tenemos que convertirnos en aliados de nuestros clientes. Tenemos que darles soluciones y brindarles todo nuestro apoyo a lo largo de todo el proceso de digitalización.

Las opciones son muchas y es importante que el cliente siempre opte por la que mejor se adapta a sus necesidades

Asimismo, es vital que pongamos el foco en mejorar la experiencia del usuario a la hora de interactuar con los sistemas de gestión documental, por ejemplo, en el momento de acceder a la documentación. Y es que, sin duda, uno de los beneficios de la gestión documental es el de poder acceder de forma prácticamente instantánea a la información que necesitemos en un momento concreto.

Otra ventaja en la que debemos hacer hincapié es en la automatización de trámites que, a día de hoy, siguen realizando de forma manual. Es importante hacerles llegar ese mensaje de valor añadido que una solución de gestión documental puede aportarles. Para ello es fundamental que las soluciones que les ofrecemos sean de uso sencillo para que no provoquen rechazo en los usuarios, y que les permitan realizar tareas relacionadas con la gestión de los documentos en menos tiempo que a través de la forma tradicional.

Por último, no debemos empezar nunca la casa por el tejado. Es recomendable comenzar poco a poco, implantando estos sistemas para resolver situaciones concretas, y luego, ir ampliando a más procesos.

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Patricio Fernández, facultativo superior de Archivos en Castilla y León, ha escrito este interesante artículo en El País sobre la necesidad de que la democracia española realice una profunda revisión del ordenamiento en materia de acceso a la información.

Ya han pasado las elecciones y ahora toca constituir nuevos Gobiernos en nuestro país. Para Patricio, los nuevos gobernantes deberían tomar conciencia de «la necesidad de mejorar el funcionamiento de la Administración y de la relevancia de unas instituciones que permiten que los Gobiernos puedan rendir cuentas y demostrar su capacidad para promover la democracia».

Para el experto en gestión documental, una correcta política en esta materia es imprescindible para «garantizar el acceso de los ciudadanos a la información pública, y para ofrecer herramientas fiables para que un Gobierno pueda explicar y defender sus acciones, con la oportuna fiscalización del resto de los poderes del Estado».

En los últimos años se ha hecho un considerable esfuerzo legislativo para responder a las demandas ciudadanas de mayor transparencia. Esa adecuación del marco normativo español ha coincidido con otras profundas reformas legales orientadas a la puesta en marcha de la Administración electrónica. Como resultado de estos cambios, las distintas Administraciones han puesto a disposición de los ciudadanos portales de transparencia, así como herramientas para atender solicitudes concretas de información. El esfuerzo realizado no debe desdeñarse, pero tampoco cabe ocultar las hondas insuficiencias e imperfecciones de unas políticas cortoplacistas que han primado el diseño de escaparates administrativos, vía web, sin abordar, con igual denuedo, la profunda transformación que precisan los engranajes de la Administración para hacerla más eficaz, y acomodarla a las demandas de transparencia y a las exigencias del entorno electrónico.

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neodoc y Visual Trans en la prensa especializada. Podéis leer nuestro post en Veintepies y en Diario Del Puerto.

Todos somos conscientes, y cada vez más, no solo de la la cantidad de documentación que generan nuestras empresas, sino, además, del trabajo y tiempo que nos lleva el proceso: creación, modificación, almacenamiento, consulta, destrucción,…). Por esta razón se hace necesaria, y cada vez más, la implantación de una solución de gestión documental que nos proporcionará no solo de un método, sino también una herramienta para conseguir que los documentos de nuestra empresa estén controlados, centralizados y bien gestionados. Nos beneficiamos de las ventajas de un almacenamiento fácil y de una búsqueda ágil y rápida, así como una recuperación eficiente. Todo ello de forma absolutamente segura.

Los datos son más que significativos. Con un sistema de gestión documental obtenemos: un incremento en productividad (71,9 %); ahorro de tiempo perdido en tareas relacionadas con la manipulación de la información (27,39 %); tiempo que se puede dedicar a trabajos de mayor valor añadido para la organización; ahorro en costes de tiempo de manipulación; ahorro en costes directos de material; ahorro incalculable cuando un documento no aparece.

Visual Trans, conscientes de la ventaja competitiva que supone para sus clientes, llevan desde 2012 trabajando en la implementación de soluciones de escaneo y gestión documental integradas en sus soluciones software.

Sabemos que uno de los grandes problemas del sector del transporte internacional de mercancías y su logística es la correcta gestión del gran volumen de documentación asociada a su operativa, además de la dedicación casi exclusiva por parte el personal administrativo. Esta problemática puede ser resuelta con una gestión documental adecuada. Todo lo que tenga que ver con la automatización de procesos supondrá un importante ahorro de tiempo, una reducción de los costes y, en definitiva, un aumento de la productividad». explica Cecilio Labrada, Director Comercial de Visual Trans.

«Por ello, disponemos de soluciones para este fin, tanto para proyecto de archivo automático de documentos tanto desde email como desde escaneo, así como la posibilidad de abrir un proyecto de gestión documental con workflow de documentos y la posibilidad de extraer e integrar datos en Visual Trans. Todos los módulos de gestión de la Suite disponen de un apartado de archivo de documentos como parte integral del contenido del expediente de tráfico, aduanas o a nivel de administración, esto además posibilita poder disponer de estos documentos en nuestro sistema de Tracking. Seguimos trabajando en la incorporación de nuevas funcionalidades que hagan más sencillo el día a día de nuestros clientes».

¿Cuáles son esas ventajas?

Jonathan Solis, CEO de Neosystems, lleva años desarrollado productos tecnológicos innovadores para como él mismo explica, «mejorar la eficiencia de las empresas y la vida de las personas».

En su opinión «trabajar con este tipo de sistemas te permite automatizar las comunicaciones entre departamentos, evitar la pérdida o deterioro de papel y disponer de herramientas de control que aseguren el buen funcionamiento de todo el proceso. Un sistema integrado de digitalización certificada es posible la destrucción física de la factura en papel y la completa trazabilidad de todos tus procesos».

1. Seguridad. Se evita la pérdida de documentos. Además, acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada. Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
2. Eficiencia. Se evita la pérdida de tiempo buscando información.
3. Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
4. Organización. Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas. Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
5. Ciclo de vida. Workflow. Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
6. Robotización inteligente de procesos y flujos documentales
7. Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…