La gestión documental, cada vez más social

En un mundo como el actual de redes sociales, de compartir, un mundo de «me gustas»… La gestión documental no podía ser menos, no podía estar al margen. Hoy hablamos de la gestión documental social.

Tanto es así que en la actualidad los sistemas de gestión documental ya ofrecen unas funcionalidades sociales. Por ejemplo, existen gestiones documentales que facilitan que un usuario indique que “le gusta” un documento, seguirlo, marcarlos como favorito, comentarlo, etc.

Cuando el usuario comente un documento dicho comentario podrá ser visto por otros usuarios asociados a dicho documento y si lo «sigue» el usuario será informado puntualmente de cualquier modificación o novedad que se realice en el documento en cuestión.

Por último, es interesante que la gestión documental posea un botón de compartir de forma que, cuando se pulse, el usuario obtenga de forma automática un enlace asociado a un documento para facilitar que éste se comparta. Obviamente, sólo se podrá compartir de forma interna entre aquellos usuarios que posean los permisos y roles necesarios para poder acceder a dichos documentos y contenidos.

Asimismo, es importante que una gestión documental de la posibilidad de establecer relaciones semánticas entre documentos, gracias a las cuales, una persona pueda buscar una publicación y encontrar el documento en la que está basada, a la que sustituye, etc. También es interesante que exista la posibilidad de etiquetar (tags) los contenidos para mejorar y completar el sistema de búsquedas.