Actualización neodoc 5.22

Mejoras en la plataforma de gestión documental Nuevo tipo de campo: Encuesta Ahora se pueden crear campos de tipo encuesta sobre un documento de neodoc. Esto permite que varios usuarios sobre los que se asigne la encuesta puedan dar su opinión acerca del tema que le concierne. Esto habitualmente irá asociado a un workflow, lo […]

La Era de la Automatización Inteligente

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Entramos de lleno en la era de la automatización inteligente de procesos, y todo apunta a que  ha llegado para quedarse. Gracias a la inteligencia artificial y a la RPA  «Robotic Process Automation»

Hoy en día cualquier tipo de compañía con un volumen medio de ventas tiene una serie de procesos y contenidos empresariales los cuales necesita gestionar; cuando hablamos de procesos y contenidos empresariales estamos hablando de la manera en la que una entidad gestiona la información  asociada a su actividad: desde calidad y medioambiente, pasando por cumplimiento normativo, trámites administrativos, prevención de riesgos, proyectos, expedientes, facturas, albaranes… y así un sinfín de contenidos que integran la parte burocrática de una empresa.

Cada departamento que integra una empresa tiene que gestionar y almacenar  sus propios documentos y registros. Estos departamentos suelen estar formados por varios trabajadores (sobre todo cuando hablamos de volúmenes grandes) que emplean numerosos recursos para la realización de estas actividades, además de tener que contar con uno o varios espacios destinados para la recogida y posterior clasificación de documentos físicos, con lo que conlleva un gran gasto en papel y almacenaje.

Existen plataformas software de gestión de contenido empresarial ECM (Enterprise Content Management) , son herramientas diseñadas para organizar el contenido, automatizar los procesos y gestionar la información de un negocio de una forma rápida y eficaz. Los ECM son una evolución de los Gestores Documentales tradicionales.

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Cada vez son más las empresas que se suman a la transformación digital y entran con ello en la era de la automatización inteligente de procesos, reduciendo así sus costes y sobre todo su tiempo, lo cual hoy en día es clave para cualquier compañía en cualquier sector.

neodoc ofrece gestión automática, ágil, potente y fácil de usar. Gracias a ser una plataforma Cloud no precisa de ninguna infraestructura hardware propia , y permite construir una plataforma aptada a sus procesos, y aquí es donde entra su poder de parametrización; dicho en otras palabras, neodoc es totalmente personalizable. 

Una interfaz intuitiva y dispuesta de manera sencilla que permite tener toda la información almacenada y gestionada en una sola plataforma completa; y aquí viene uno de los puntos más importantes de esta herramienta, es completa porque cubre todo el ciclo de vida de un documento:

  1. Recepción (extracción automática del buzón, cargado en la nube…).
  2. Captura automática de los datos mediante OCR (facturas, albaranes, pedidos…).
  3. Gestión (almacenaje, clasificación, aprobación…).
  4. Entrega o Integración dentro de su ERP (Integración con cualquier ERP o Herramienta)

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A diferencia de sus competidores neodoc es modular, tu eliges lo que necesitas, sin sobrecostes de funcionalidades que no precisas en tu empresa. Cada parte de la cadena de gestión se puede separar, formando así una cadena nueva y personalizada.

Versión 5.21 de neodoc: optimizando la función de búsqueda

Desde neo no dejamos de trabajar para seguir siendo la herramienta más ágil del mercado y nuestras últimas novedades cobran vida en la última versión: la versión 5.21 de neodoc. Mejoras en la pantalla de «permisos», nuevas funcionalidades para los archivos en lote o los avances con respecto a la búsqueda de información son algunas de las novedades que presentamos… ¡No te pierdas detalle!

Cambios realizados en el buscador

Cambios en la vista del buscador general

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En esta nueva versión el buscador general cuenta con una mayor visibilidad y con una mayor variedad de filtros. Además, se puede generar un informe a partir de la búsqueda que estés realizando.

Búsqueda por el contenido de un fichero

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Si eres cliente de nuestra versión cloud… ¡Atento! Se ha añadido la posibilidad de buscar por el contenido de los ficheros. Una vez activado el módulo, aparecerá en el buscador general un nuevo filtro para ello.

Modificación de la pantalla de permisos

En la versión 5.21 también se ha rediseñado la pantalla de permisos, ahora salen agrupados por roles.

De esta manera se puede tener una mejor visión sobre con quién estás compartiendo la información.

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Renombrado automático de ficheros

Desde el apartado de administración y con un simple clic, hemos añadido la funcionalidad para que se pueda renombrar de forma automática un campo de tipo fichero a partir del título del elemento.

Mejora en la usabilidad de la gestión de grupos

Se ha mejorado la usabilidad a la hora de gestionar los usuarios de un grupo. Ahora, no será necesario navegar entre pestañas para ver los usuarios que pertenecen a un grupo o ir añadiendo usuarios uno a uno. También se ha añadido la posibilidad de exportar los grupos a un documento excel, así se puede generar un informe con todos los usuarios de cada grupo.

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Cambios en la cabecera de la documentación

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Se han añadido 2 iconos a la cabecera de cada elemento:

  • El primero, simbolizado con una estrella sirve para «seguir» o «dejar de seguir» el elemento.
  • El segundo, sirve para obtener el enlace correspondiente para compartir la URL del elemento. Este solo servirá para los usuarios que tengan acceso al elemento.
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Mejora en la papelera

Se han mejorado una serie de puntos de la papelera:

  1. Mejora en la carga de elementos.
  2. Los títulos largos aparecen completos, anteriormente se cortaban.
  3. Arreglada la ordenación por fecha de borrado. Ahora sale por defecto el borrado más reciente.
  4. Añadido borrado mensual por defecto a las organizaciones. Además, se muestra en el subtítulo de la papelera.
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Posibilidad de marcar favoritos en lote

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Se ha añadido la posibilidad de «seguir» o «dejar de seguir» documentos en lote.

Para poder «seguir» documentos en lote, hay que seleccionarlos en el listado y hacer clic sobre el icono de los 3 puntos del listado. 

Para «dejar de seguir» documentos en lote, hay que hacerlo desde la sección Favoritos.

Edición de campos en lote

Se ha añadido la posibilidad de editar campos en lote. 

Para ello, se seleccionarán en la parte de administración aquellos atributos que se vayan a modificar en lote.

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Para editar campos en lote, hay que seleccionar los elementos a modificar en el listado y clicar en el icono de los 3 puntos del listado:

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Una vez seleccionada la opción de edición en lote, aparecerá un modal con los atributos que se pueden modificar.

Al hacer clic sobre «añadir» en el atributo, se genera un input para dicho atributo.

Cabe destacar que para modificar atributos en lote, todos los elementos seleccionados han de ser del mismo tipo de dato.

Cambios de estado en lote

Se ha añadido la posibilidad de realizar transiciones en lote

Para ello, se seleccionarán en la parte de administración aquellas transiciones que se vayan a realizar en lote.

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Para realizar estas transiciones, hay que seleccionar los elementos en el listado y hacer clic sobre el icono de los 3 puntos del listado:Cabe destacar que para modificar atributos en lote, todos los elementos seleccionados han de ser del mismo tipo de dato y estar en el mismo estado.

Solucionados bugs

Por último destacar que se han solucionado ciertos bugs a nivel interno que suponen una mejora tanto en el rendimiento como en la usabilidad de la aplicación.

Estos bugs son:

  1. Reducción del tamaño de las miniaturas de documentos y arreglado problema al visualizarlos.
  2. Arreglado el orden de visualización del sidebar izquierdo que muestra los elementos de tu misma carpeta.
  3. Solucionado problema al visualizar el nombre del fichero en un input. Antes salía con puntos suspensivos si era muy largo.
  4. Error al entrar a un documento de una bandeja desde un enlace externo.
  5. Eliminados problemas con las transiciones automáticas.
  6. Resuelto el problema con las carpetas inteligentes.
  7. Reparado un error de pérdida de colores corporativos al desplegar.
  8. Corregido un error en la edición en lote.

¿Tienes alguna dificultad para acceder a nuestras novedades? No dudes en contactar con nuestro departamento de soporte: soporte@neosystems.es 

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¿Cuándo? El próximo miércoles 24 de marzo (miércoles) a las 16:00 horas CEST.

¿Qué veremos? Descubre la mejor solución para la digitalización certificada y la automatización de procesos de validación, aprobación y contabilización de facturas.  Te lo contará Roberto Prieto, jefe de producto de neodoc.

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