Evolución de la tecnología OCR, de plantillas a Inteligencia Artificial

OCR – Reconocimiento Óptico de Caracteres – es una tecnología de digitalización de textos, los cuales se identifican automáticamente a partir de una imagen o documento con símbolos o caracteres, para luego almacenarlos en forma de datos. Así podremos interactuar con estos mediante un programa de edición de texto o similar.

Esta tecnología permitió sustituir el procedimiento manual de extracción de datos de documentos, evitando errores de escritura, ahorrando tiempo y liberando de tareas tediosas a tus trabajadores.

Imagen decorativa

Evolución del OCR

Tradicionalmente la tecnología OCR esta basada en establecer una serie de reglas y plantillas, sobre las que el sistema extrae los datos de los documentos o imágenes. 

Un OCR necesita de estas reglas y plantillas para garantizar que la tecnología realmente capture los datos necesarios. Un proceso de configuración largo y costoso que implica que cada cambio requiere una nueva regla y, por tanto, una nueva plantilla.

Además, existen documentos que, como las facturas, tienen una variabilidad muy alta. Extraer todos los datos que contienen requeriría interminables tareas manuales de entrada de datos o una cantidad insana de tiempo dedicado a configurar reglas y plantillas para cada campo.

A día de hoy, y con la necesidad de las empresas de automatizar sus procesos lo máximo posible, la simple creación de una plantilla de documento ya no es suficiente. Las empresas también quieren información, por lo que recurren a la Inteligencia Artificial como añadido a esta tecnología.

En el caso de la IA, el software reconoce los datos de los documentos, sin necesidad de que estén situados en determinados sitios concretos; reconociendo el tipo de dato por su estructura y caracteres, por tanto, las limitaciones que se daban con el OCR de plantillas quedan eliminadas. 

La IA se encuentra en continuo aprendizaje según recibe y trabaja con diferentes documentos. Además, en caso de haber algún error, lo notificará para que lo revise la persona correspondiente.



En neodoc te ofrecemos la posibilidad de incorporar OCR con Inteligencia Artificial a tus sistemas, permitiendo facilitar y agilizar las tareas de extracción e introducción de datos. 

¿Quieres saber cómo funciona? Solicita una demo, y te enseñaremos cómo trabaja nuestra Inteligencia Artificial.

Beneficios de digitalizar y automatizar la gestión de facturas

Las facturas siguen siendo uno de los documentos más utilizados por las empresas. Además, es común recibir un volumen muy elevado de las mismas, lo que dificulta su rápida recuperación y gestión. 

Ahora, con la implantación del teletrabajo, la gestión y aprobación de las facturas resulta más complicado que nunca.

Son muchas las organizaciones que ya han decidido implantar esta tecnología en sus procesos, pero también son muchas aquellas que aún realizan todos estos procesos de facturación en papel y de forma manual. Si tu empresa pertenece al segundo grupo, quédate a leer por qué deberías automatizar tus procesos.

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¿Por qué automatizar las facturas de tu empresa?

1. Reducción de errores

Al realizar tareas de forma manual, es muy común que se cometan errores y al tratarse de facturas ocurre lo mismo, pudiendo producirse errores como fallos numéricos, duplicados de facturas, recepción de facturas erróneas.

Esto dará lugar a numerosas incidencias dentro de nuestro ERP, que luego habrá que revisar y solucionar de forma individual, provocando un mayor flujo de trabajo que podría haberse evitado con sistemas digitales de automatización.

2. Optimización de los procesos de pago

Es común encontrarse con atrasos en pagos de facturas como consecuencia de su envío individual y de forma manual, ya que hacen que este sea un proceso largo y tedioso. Para agilizar este paso, es conveniente tener un programa de gestión online que automatice todo el proceso de recepción, captura, clasificación o gestión y envío de facturas.

3. Aumento de la productividad y eficiencia

Tener una plataforma que se encargue de todo el proceso de vida de las facturas permite liberar a los trabajadores del departamento de realizar tareas tediosas, para que puedan dedicarlo a otras más importantes.

Automatizar te permitirá mejorar la productividad de tus acciones y convertirá a tus trabajadores en personas más eficientes.

4. Comprobación entre facturas y pedidos

Una vez hayas digitalizado tus facturas en tu plataforma de gestión, la comprobación de los datos que incluyen con los de los pedidos hechos anteriormente se harán de forma automática, sin intervención humana. La plataforma comprobará de forma automática la concordancia de los datos y emitirá un aviso en caso de haber algún error.

5. Flujos de aprobación inteligente

Simplifica los procesos manuales de aprobación de facturas gracias a los workflows de aprobación inteligente.

Traslada tu proceso de aprobación al sistema digital y agiliza el envío de documentos entre las personas responsables. El propio sistema detecta qué tipo de factura es mediante sus datos y lo adjudica al flujo de aprobación correspondiente.

6. Visibilidad y trazabilidad de cada factura

Tener todas tus facturas almacenadas en tu plataforma online, no solo te permite acceder a ellas desde cualquier sitio, sino que también podrás comprobar cada uno de los pasos por lo que pasa cada factura y comprobar aquellos datos que necesites. 

Todo de forma integrada con tu ERP, que será capaz de hacer el asiento contable automáticamente.

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Incorpora un gestor documental en tus sistemas integrados de gestión

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Gracias a la implantación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG), una entidad puede unificar bajo una misma gestión, los diferentes procesos de operación que lleva a cabo en su día a día.

La estructura de un SIG estará formada por un tronco, que incluirá sistemas de gestión comunes a todas las áreas; y un número de ramas, correspondiente con la cantidad de procesos que se hayan integrado en este sistema.

La unificación de procesos supone un gran flujo de documentos, por lo que es importante contar con una buena plataforma de gestión documental. Beneficiándose de los grandes avances tecnológicos, la mejor opción será un plataforma digital.

El foco de trabajo de estas plataformas, no es tanto el documento en sí mismo, sino el proceso que éste sigue una vez entra en una entidad. 

Para garantizar que la información que se maneja esté controlada y organizada, y si se quiere abarcar todo el ciclo de vida de un documento; la mejor opción será un sistema de gestión documental completo, que pueda automatizar todos aquellos procesos que intervienen en la vida de los documentos.

¿Buscas una plataforma de gestión documental completa para tu SIG?

neodoc, como plataforma de gestión documental, ofrece una solución especializada en los procesos característicos del área de Calidad, la cual incluye todos los procesos por los que pasa un documento, desde el control de la documentación y su registro, hasta su posterior auditoría.

Con esta plataforma podrás llevar un control exhaustivo de versiones y cambios de toda la documentación existente en el SIG. Tendrás acceso a herramientas de diseño de formularios y registros, pudiendo personalizarlos de manera rápida y sencilla. Además, el sistema revisa y valida la información automáticamente, aprendiendo de manera constante cada vez que se introduzca nueva información o cuando él mismo detecte algún error en los documentos.

Beneficios de implantar neodoc Compliance en tu SIG

neodoc Compliance es una solución basada en nuestra plataforma ECM neodoc, para la gestión del cumplimiento normativo, riesgo y estrategia corporativa. 

Un sistema multinorma y totalmente flexible a cualquier tipo norma y proceso productivo.

Esta solución especializada es capaz de:

  • Controlar versiones y cambios de toda la documentación del SIG.
  • Generar avisos y alertas de acciones de workflow de documentos y procesos a los usuarios afectados.
  • Diseñar formularios y registros personalizados de manera rápida y sencilla.
  • Diseñar procesos y controlar el cumplimiento de los mismos.
  • Generar informes dinámicos exportables en diversos formatos (Excel, pdf…).
  • Crear indicadores gráficos y KPI’s de cumplimiento en base a datos de los Sistemas de gestión.
  • Importar automáticamente datos externos e incorporarlos a los procesos.
  • Gestión avanzada de usuarios, grupos, permisos y auditorías de control.

Actualización neodoc 5.22

La Era de la Automatización Inteligente

TransformaTunegocio 1 - La Era de la Automatización Inteligente

Entramos de lleno en la era de la automatización inteligente de procesos, y todo apunta a que  ha llegado para quedarse. Gracias a la inteligencia artificial y a la RPA  «Robotic Process Automation»

Hoy en día cualquier tipo de compañía con un volumen medio de ventas tiene una serie de procesos y contenidos empresariales los cuales necesita gestionar; cuando hablamos de procesos y contenidos empresariales estamos hablando de la manera en la que una entidad gestiona la información  asociada a su actividad: desde calidad y medioambiente, pasando por cumplimiento normativo, trámites administrativos, prevención de riesgos, proyectos, expedientes, facturas, albaranes… y así un sinfín de contenidos que integran la parte burocrática de una empresa.

Cada departamento que integra una empresa tiene que gestionar y almacenar  sus propios documentos y registros. Estos departamentos suelen estar formados por varios trabajadores (sobre todo cuando hablamos de volúmenes grandes) que emplean numerosos recursos para la realización de estas actividades, además de tener que contar con uno o varios espacios destinados para la recogida y posterior clasificación de documentos físicos, con lo que conlleva un gran gasto en papel y almacenaje.

Existen plataformas software de gestión de contenido empresarial ECM (Enterprise Content Management) , son herramientas diseñadas para organizar el contenido, automatizar los procesos y gestionar la información de un negocio de una forma rápida y eficaz. Los ECM son una evolución de los Gestores Documentales tradicionales.

IMAGENUUNO - La Era de la Automatización Inteligente

Cada vez son más las empresas que se suman a la transformación digital y entran con ello en la era de la automatización inteligente de procesos, reduciendo así sus costes y sobre todo su tiempo, lo cual hoy en día es clave para cualquier compañía en cualquier sector.

neodoc ofrece gestión automática, ágil, potente y fácil de usar. Gracias a ser una plataforma Cloud no precisa de ninguna infraestructura hardware propia , y permite construir una plataforma aptada a sus procesos, y aquí es donde entra su poder de parametrización; dicho en otras palabras, neodoc es totalmente personalizable. 

Una interfaz intuitiva y dispuesta de manera sencilla que permite tener toda la información almacenada y gestionada en una sola plataforma completa; y aquí viene uno de los puntos más importantes de esta herramienta, es completa porque cubre todo el ciclo de vida de un documento:

  1. Recepción (extracción automática del buzón, cargado en la nube…).
  2. Captura automática de los datos mediante OCR (facturas, albaranes, pedidos…).
  3. Gestión (almacenaje, clasificación, aprobación…).
  4. Entrega o Integración dentro de su ERP (Integración con cualquier ERP o Herramienta)

DSOOOS - La Era de la Automatización Inteligente

A diferencia de sus competidores neodoc es modular, tu eliges lo que necesitas, sin sobrecostes de funcionalidades que no precisas en tu empresa. Cada parte de la cadena de gestión se puede separar, formando así una cadena nueva y personalizada.

Versión 5.21 de neodoc: optimizando la función de búsqueda

Desde neo no dejamos de trabajar para seguir siendo la herramienta más ágil del mercado y nuestras últimas novedades cobran vida en la última versión: la versión 5.21 de neodoc. Mejoras en la pantalla de «permisos», nuevas funcionalidades para los archivos en lote o los avances con respecto a la búsqueda de información son algunas de las novedades que presentamos… ¡No te pierdas detalle!

Cambios realizados en el buscador

Cambios en la vista del buscador general

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En esta nueva versión el buscador general cuenta con una mayor visibilidad y con una mayor variedad de filtros. Además, se puede generar un informe a partir de la búsqueda que estés realizando.

Búsqueda por el contenido de un fichero

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Si eres cliente de nuestra versión cloud… ¡Atento! Se ha añadido la posibilidad de buscar por el contenido de los ficheros. Una vez activado el módulo, aparecerá en el buscador general un nuevo filtro para ello.

Modificación de la pantalla de permisos

En la versión 5.21 también se ha rediseñado la pantalla de permisos, ahora salen agrupados por roles.

De esta manera se puede tener una mejor visión sobre con quién estás compartiendo la información.

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Renombrado automático de ficheros

Desde el apartado de administración y con un simple clic, hemos añadido la funcionalidad para que se pueda renombrar de forma automática un campo de tipo fichero a partir del título del elemento.

Mejora en la usabilidad de la gestión de grupos

Se ha mejorado la usabilidad a la hora de gestionar los usuarios de un grupo. Ahora, no será necesario navegar entre pestañas para ver los usuarios que pertenecen a un grupo o ir añadiendo usuarios uno a uno. También se ha añadido la posibilidad de exportar los grupos a un documento excel, así se puede generar un informe con todos los usuarios de cada grupo.

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Cambios en la cabecera de la documentación

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Se han añadido 2 iconos a la cabecera de cada elemento:

  • El primero, simbolizado con una estrella sirve para «seguir» o «dejar de seguir» el elemento.
  • El segundo, sirve para obtener el enlace correspondiente para compartir la URL del elemento. Este solo servirá para los usuarios que tengan acceso al elemento.
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Mejora en la papelera

Se han mejorado una serie de puntos de la papelera:

  1. Mejora en la carga de elementos.
  2. Los títulos largos aparecen completos, anteriormente se cortaban.
  3. Arreglada la ordenación por fecha de borrado. Ahora sale por defecto el borrado más reciente.
  4. Añadido borrado mensual por defecto a las organizaciones. Además, se muestra en el subtítulo de la papelera.
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Posibilidad de marcar favoritos en lote

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Se ha añadido la posibilidad de «seguir» o «dejar de seguir» documentos en lote.

Para poder «seguir» documentos en lote, hay que seleccionarlos en el listado y hacer clic sobre el icono de los 3 puntos del listado. 

Para «dejar de seguir» documentos en lote, hay que hacerlo desde la sección Favoritos.

Edición de campos en lote

Se ha añadido la posibilidad de editar campos en lote. 

Para ello, se seleccionarán en la parte de administración aquellos atributos que se vayan a modificar en lote.

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Para editar campos en lote, hay que seleccionar los elementos a modificar en el listado y clicar en el icono de los 3 puntos del listado:

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Una vez seleccionada la opción de edición en lote, aparecerá un modal con los atributos que se pueden modificar.

Al hacer clic sobre «añadir» en el atributo, se genera un input para dicho atributo.

Cabe destacar que para modificar atributos en lote, todos los elementos seleccionados han de ser del mismo tipo de dato.

Cambios de estado en lote

Se ha añadido la posibilidad de realizar transiciones en lote

Para ello, se seleccionarán en la parte de administración aquellas transiciones que se vayan a realizar en lote.

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Para realizar estas transiciones, hay que seleccionar los elementos en el listado y hacer clic sobre el icono de los 3 puntos del listado:Cabe destacar que para modificar atributos en lote, todos los elementos seleccionados han de ser del mismo tipo de dato y estar en el mismo estado.

Solucionados bugs

Por último destacar que se han solucionado ciertos bugs a nivel interno que suponen una mejora tanto en el rendimiento como en la usabilidad de la aplicación.

Estos bugs son:

  1. Reducción del tamaño de las miniaturas de documentos y arreglado problema al visualizarlos.
  2. Arreglado el orden de visualización del sidebar izquierdo que muestra los elementos de tu misma carpeta.
  3. Solucionado problema al visualizar el nombre del fichero en un input. Antes salía con puntos suspensivos si era muy largo.
  4. Error al entrar a un documento de una bandeja desde un enlace externo.
  5. Eliminados problemas con las transiciones automáticas.
  6. Resuelto el problema con las carpetas inteligentes.
  7. Reparado un error de pérdida de colores corporativos al desplegar.
  8. Corregido un error en la edición en lote.

¿Tienes alguna dificultad para acceder a nuestras novedades? No dudes en contactar con nuestro departamento de soporte: soporte@neosystems.es 

Webinar: neodoc como soporte en Gestión de Calidad y Medio Ambiente

¡Apúntate ya a nuestro próximo webinar sobre los Sistemas de Gestión de Calidad y cumplimiento normativo! Será el 17 de junio (jueves) a las 16:30 horas CEST. ¡Reserva tu plaza! Son limitadas. Leer más

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