La gestión de contenido empresarial está de moda

¿Por que está tan de moda la gestión de contenido empresarial? Cada vez más empresas optan por implantar estos sistemas para controlar sus procesos de negocio. La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM […]

Nueva versión neodoc 5.24: mejoras de sesión y aspectos

Mejora de la caducidad de sesión

Cuando caduca la sesión del usuario la página no responde a bastantes acciones y da la impresión de haberse quedado bloqueada.

Se ha añadido un control para que aparezca un modal indicando que la sesión del usuario ha caducado.

Una vez se acepte este modal, se redirigirá al usuario a la pantalla de inicio.

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Posibilidad de seleccionar todos los elementos de una tabla

Cuando se marca en una tabla la opción de seleccionar todos los elementos, actualmente solo se aplicaba a los elementos de la página actual.

Se ha añadido la opción de seleccionar todos los elementos independientemente de la página de la tabla.

De esta forma se puede trabajar mejor con las acciones en lote.

Presentacion sin titulo 12 3 - Nueva versión neodoc 5.24: mejoras de sesión y aspectos

Mejora del dashboard

Se ha mejorado el diseño del dashboard de forma que ya no hace falta tener que añadir filas y columnas antes de colocar un “Widget”, sino que ahora se colocará automáticamente en el hueco libre o en la parte inferior en caso de no haber ningún hueco.

Además, se ha añadido la posibilidad de crear un diagrama de tarta a partir de una consulta almacenada. De esta forma, las posibilidades de generar un diagrama de tarta son mucho mayores y con mejor rendimiento.



Configuración de notificaciones

Se ha añadido la posibilidad de generar plantillas personalizadas para las notificaciones de neodoc y se ha mejorado la capacidad de creación de las notificaciones.

De esta forma, se dota a las organizaciones de una mayor capacidad de customización y agilidad a la hora de generar los mensajes que van a ser distribuidos a sus miembros.

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Presentacion sin titulo 14 - Nueva versión neodoc 5.24: mejoras de sesión y aspectos

Mejora del visor de PDF

Se ha actualizado la versión del visor de PDFs. 

Esto evita que ciertos PDFs que daban error al visualizarse, ahora se puedan ver correctamente.

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Solucionados bugs

Por último destacar que se han solucionado ciertos bugs a nivel interno que suponen una mejora tanto en el rendimiento como en la usabilidad de la aplicación.

Estos bugs son:

  1. Error en la pérdida de colores corporativos.
  2. Error en los sombreados de los modales.
  3. Añadidos nuevos permisos.
  4. Mejora de estilos de la tabla de usuarios.
  5. Error al ordenar el informe de uso.
  6. Error con el filtro de tipos de dato en el modal de relaciones.
  7. Error con las importaciones de elementos alojados en la papelera de reciclaje.
  8. Error al hacer check-in de un documento.
  9. Error al buscar usuarios en la búsqueda avanzada.
  10. Error en la creación de carpetas grandes.

Descubre si tu empresa necesita un nuevo gestor documental

Como ya hemos comentado en otras entradas de nuestro blog, utilizar una herramienta de gestión documental te permitirá alcanzar tus objetivos. La documentación y la información que contienen forman el activo más importante que tiene una empresa. Además, estos crecen diariamente y los métodos o sistemas de archivado convencionales han dejado de ser eficientes.

En el artículo anterior “Beneficios de incorporar un gestor documental a tu empresa” mencionamos las ventajas que suponía para una empresa la decisión de incorporar un gestor documental como son el aumento de la productividad, el ahorro económico y de tiempo o la facilidad para compartir documentos como consecuencia de estar almacenados en una única plataforma, entre otras.

Sin embargo, seguro que hay alguien a quien estas ventajas no le han parecido suficiente para tomar la decisión de incorporar estos sistemas en su empresa. Por esto, hoy traemos un test para saber si tu empresa necesita dar el paso hacia una nueva gestión documental.

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Test para saber si tu empresa necesita un gestor documental


1. ¿Sueles tener tu espacio de trabajo lleno de papeles amontonados y te cuesta mantenerlos organizados correctamente?

Si esta escena se repite regularmente en tu oficina, la eficiencia y la productividad de tus trabajadores y actividades estarán disminuyendo de forma considerable. Al optar por un gestor documental podrás mantener toda la información perfectamente organizada, haciéndola muy accesible para cualquier miembro de tu empresa.

2. ¿Alguna vez has tenido dificultad para encontrar un documento o incluso has llegado a perderlo?

Las estadísticas demuestran que un empleado tarda una media de 18 minutos en encontrar el documento que necesita, lo que supone una gran pérdida de tiempo en tareas superfluas. 

Con un gestor documental, el tiempo empleado en buscar un documento se reduce al mínimo. Esto se debe a que todos los documentos están almacenados en la misma plataforma, que además ofrece una serie de filtros que te ayudarán a encontrar el documento deseado de forma muy sencilla.

3. ¿Sigues almacenando los documentos y la información de tu empresa y clientes de forma impresa en carpetas y cajas?

La cantidad de papel que se almacena en una empresa crece cada año de forma exponencial, teniendo como consecuencias una mayor dificultad para mantener la confidencialidad e integridad de la información y un aumento en el riesgo de pérdida de documentación. 

Mediante un gestor documental, no solo se solucionan estos problemas, sino que se reduce el uso de papel en la oficina, contribuyendo directamente con el cuidado del medio ambiente y la sostenibilidad.

4. ¿Has tenido que imprimir un mismo documento varias veces en un solo día por haberlo perdido o extraviado?

El hábito de tener documentos en papel puede llevarnos a imprimir un mismo documento varias veces, contribuyendo a que se realicen duplicidades, se aumenten los costes de materiales derivados de estas tareas y, lo más importante, facilitando la pérdida de documentos confidenciales.

5. ¿Conoces quién realizó la última modificación de un documento y cuándo ocurrió?

Un gestor documental cuenta con un registro de históricos, por lo que podrás conocer quién y cuándo se realizó la última modificación en un documento. Esto permitirá mantener un control sobre la información y llevar un seguimiento de las versiones realizadas sobre el documento. 

Tener los documentos en un entorno digital también facilitará el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar por parte de cualquier miembro de la empresa.

6. ¿Tienes copias de seguridad de tu documentación?

Realizar copias de seguridad es importante para garantizar la conservación de la información, pero en formato físico es bastante complicado y costoso.

Con un gestor documental digital podrás realizar copias de seguridad de forma sencilla en la nube. Así, podrás tener tu información en un lugar seguro, a salvo de poder perderse y podrás controlar qué personas acceden a dicha información gracias a controles de acceso.

7. ¿Te resulta difícil compartir documentos con otros departamentos de tu empresa?¿Puedes hacerlo sin necesidad de imprimir varias copias o enviar varios emails?

Actualmente, es muy común que un mismo documento sea editado o revisado por personas pertenecientes a diferentes departamentos, por lo que usar un gestor documental permitirá facilitar y agilizar estos flujos de información gracias a que esta se almacena en una única plataforma a la que todos los miembros de la empresa tienen acceso.

8. ¿Cumples con el nuevo reglamento general de protección de datos RGPD?

Hoy en día, la protección de datos se ha convertido en un factor muy importante a respetar, no sólo para transmitir confianza a clientes, sino porque debemos cumplir con los reglamentos vigentes. Con un gestor documental podrás controlar fácilmente que se cumplen los requisitos del RGPD, realizar auditorías y controlar la privacidad de tus documentos e información.


Si gracias a nuestro test has visto que tu empresa necesita actualizar sus métodos de gestión documental, neodoc será la opción perfecta para agilizar tus tareas de gestión de información.

Contacta con nuestro equipo para más información.

Beneficios de incorporar un gestor documental en tu empresa

Beneficios Gestor Documental BLOG 1 1024x576 - Beneficios de incorporar un gestor documental en tu empresa

La gestión documental o ECM (Enterprise Content Management), consiste en una serie de estrategias y herramientas que se utilizan para realizar acciones de captura, gestión, almacenaje, preservación y difusión de contenidos.

Estos sistemas contribuyen a llevar a cabo la gestión y control del ciclo de vida de un documento dentro de una empresa, desde el momento de su creación hasta que pasan a ser preservados o eliminados. 

Un programa de gestión documental permite llevar a cabo acciones, de forma organizada y estandarizada, de manejo y control de documentos.

Beneficios de incorporar un sistema de gestión documental


1. Aumenta la productividad

Un gestor documental permite mejorar la eficiencia en acciones de búsqueda o recuperación de cualquier documento de la empresa. Esto permite reducir los tiempos empleados en tareas de búsqueda, implicando a su vez una mejora en productividad.

2. Ahorro económico

Al digitalizar documentos, muchos de ellos no tendrán que almacenarse impresos y en muchos casos, ni llegar a imprimirse. Esto conlleva un significativo ahorro en procesos de archivar, imprimir, buscar o fotocopiar, entre otros. Además de ahorrar costes, el ahorro en papel derivado de la digitalización supone una ayuda en la preservación del medio ambiente.

3. Ahorro de tiempo

Si se quiere hacer una búsqueda, los resultados serán mucho más fáciles de encontrar gracias a que todos los documentos están almacenados en una única plataforma y están regidos por las mismas normas de creación, clasificación, etc. Esto permite agilizar tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser un documento digital, se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.

4. Unificación de procesos

En ocasiones, una determinada tarea se puede llevar a cabo por diferentes personas o departamentos, lo que dificulta que se gestione de una forma adecuada. Si se cuenta con un gestor que se encargue de la administración de procesos, podemos unificar los diferentes procesos, creando el mismo modelo para toda la empresa.

5. Mejor colaboración entre usuarios y departamentos

Los procesos documentales se caracterizan por estar formados por diferentes etapas en las que intervienen diferentes usuarios y departamentos. Gracias a las plataformas de gestión documental el trabajo colaborativo es más eficiente ya que es más sencillo compartir documentos entre usuarios, permitiendo llevar una trazabilidad completa del documento.

Estas herramientas permiten que varias personas puedan estar trabajando en un mismo documento o con una misma información sin tener que esperar a que el otro termine.


Confía en neodoc para digitalizar y automatizar los procesos documentales y de contenido empresarial de tu empresa. Facilita y agiliza el trabajo de tus departamentos.

Importancia de definir workflows en tu negocio

Workflows BLOG 1 1024x576 - Importancia de definir workflows en tu negocio

¿Qué es un Workflow?

El workflow – o flujo de trabajo – es la automatización de las tareas de una empresa. 

Establecer workflows permite definir cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan y cuál es su orden jerárquico, es decir, qué tareas suceden a otras, cómo fluye la información de una a otra y cómo se realiza el seguimiento de cada una de las etapas del proceso.

Este sistema de trabajo, que se realiza bajo un entorno basado en la tecnología de la información, permite mantener conectados a los empleados con todos los procesos de negocio relacionados con la empresa.

Objetivos de un Workflow

  • Integrar la totalidad de los procesos empresariales y optimizar la toma de decisiones.
  • Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas más ágiles y seguras.
  • Optimizar la circulación de la información.
  • Realizar una división del trabajo más clara por parte de todos los departamentos de la empresa que permita que la realización de tareas sea mucho más efectiva.
  • Ahorrar tiempo e incrementar la productividad del negocio.
  • Mejorar la atención y el servicio al cliente.

Ventajas

Los flujos de trabajo no son iguales ni funcionan igual en todas las empresas. Sin embargo, todos ellos proporcionan una serie de beneficios similares.

  • Mejora de la productividad del trabajo de los empleados con la automatización de procesos.
  • Normalización de los métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
  • Optimización de la circulación de información interna.
  • Ahorro de tiempo en tareas poco necesarias u obsoletas.

Aplicaciones e integraciones

El uso de workflows permite automatizar la sucesión de acciones o actividades que forman los procesos empresariales, permitiendo realizar una trazabilidad completa de cada una de las etapas de dichos procesos.

La definición de un sistema de workflows eficiente permite realizar integraciones con otros sistemas de información esenciales como bases de datos, gestión documental o ERP, entre otros. Estas integraciones permiten que los workflows se conviertan en la integración de varios procesos empresariales que estén interrelacionados.

Workflows aplicados a documentos – neodoc

Un documento pasa por múltiples estados y usuarios a lo largo de su ciclo de vida desde su creación hasta su almacenamiento final o destrucción.

Gracias a los workflows se logra la automatización y el control de los procesos que siguen los documentos dentro de una empresa. Asegurando que el documento llega a los responsables adecuados como consecuencia de la definición de las reglas de negocio de cada empresa.

Los workflows más utilizados están relacionados con procesos de aprobación de facturas, albaranes, nóminas, etc. Sin embargo, también existen workflows asociados a departamentos de calidad y medio ambiente, atención al cliente, asesorías, proyectos y obras, es decir, a todos aquellos procesos en los que interviene algún tipo de documento.



Nuestra plataforma neodoc se adapta a las necesidades de cualquier departamento de tu empresa, sin importar el tamaño o el sector al que esta pertenezca. 

Si ya tienes definidos tus workflows, pero aún siguen siendo muy manuales, no dudes en contactar con nosotros, te ayudaremos a digitalizarlos.

Evolución de la tecnología OCR, de plantillas a Inteligencia Artificial

OCR – Reconocimiento Óptico de Caracteres – es una tecnología de digitalización de textos, los cuales se identifican automáticamente a partir de una imagen o documento con símbolos o caracteres, para luego almacenarlos en forma de datos. Así podremos interactuar con estos mediante un programa de edición de texto o similar.

Esta tecnología permitió sustituir el procedimiento manual de extracción de datos de documentos, evitando errores de escritura, ahorrando tiempo y liberando de tareas tediosas a tus trabajadores.

Imagen decorativa

Evolución del OCR

Tradicionalmente la tecnología OCR esta basada en establecer una serie de reglas y plantillas, sobre las que el sistema extrae los datos de los documentos o imágenes. 

Un OCR necesita de estas reglas y plantillas para garantizar que la tecnología realmente capture los datos necesarios. Un proceso de configuración largo y costoso que implica que cada cambio requiere una nueva regla y, por tanto, una nueva plantilla.

Además, existen documentos que, como las facturas, tienen una variabilidad muy alta. Extraer todos los datos que contienen requeriría interminables tareas manuales de entrada de datos o una cantidad insana de tiempo dedicado a configurar reglas y plantillas para cada campo.

A día de hoy, y con la necesidad de las empresas de automatizar sus procesos lo máximo posible, la simple creación de una plantilla de documento ya no es suficiente. Las empresas también quieren información, por lo que recurren a la Inteligencia Artificial como añadido a esta tecnología.

En el caso de la IA, el software reconoce los datos de los documentos, sin necesidad de que estén situados en determinados sitios concretos; reconociendo el tipo de dato por su estructura y caracteres, por tanto, las limitaciones que se daban con el OCR de plantillas quedan eliminadas. 

La IA se encuentra en continuo aprendizaje según recibe y trabaja con diferentes documentos. Además, en caso de haber algún error, lo notificará para que lo revise la persona correspondiente.



En neodoc te ofrecemos la posibilidad de incorporar OCR con Inteligencia Artificial a tus sistemas, permitiendo facilitar y agilizar las tareas de extracción e introducción de datos. 

¿Quieres saber cómo funciona? Solicita una demo, y te enseñaremos cómo trabaja nuestra Inteligencia Artificial.

Beneficios de digitalizar y automatizar la gestión de facturas

Las facturas siguen siendo uno de los documentos más utilizados por las empresas. Además, es común recibir un volumen muy elevado de las mismas, lo que dificulta su rápida recuperación y gestión. 

Ahora, con la implantación del teletrabajo, la gestión y aprobación de las facturas resulta más complicado que nunca.

Son muchas las organizaciones que ya han decidido implantar esta tecnología en sus procesos, pero también son muchas aquellas que aún realizan todos estos procesos de facturación en papel y de forma manual. Si tu empresa pertenece al segundo grupo, quédate a leer por qué deberías automatizar tus procesos.

Blog Beneficios Facturas 2 1024x576 - Beneficios de digitalizar y automatizar la gestión de facturas

¿Por qué automatizar las facturas de tu empresa?

1. Reducción de errores

Al realizar tareas de forma manual, es muy común que se cometan errores y al tratarse de facturas ocurre lo mismo, pudiendo producirse errores como fallos numéricos, duplicados de facturas, recepción de facturas erróneas.

Esto dará lugar a numerosas incidencias dentro de nuestro ERP, que luego habrá que revisar y solucionar de forma individual, provocando un mayor flujo de trabajo que podría haberse evitado con sistemas digitales de automatización.

2. Optimización de los procesos de pago

Es común encontrarse con atrasos en pagos de facturas como consecuencia de su envío individual y de forma manual, ya que hacen que este sea un proceso largo y tedioso. Para agilizar este paso, es conveniente tener un programa de gestión online que automatice todo el proceso de recepción, captura, clasificación o gestión y envío de facturas.

3. Aumento de la productividad y eficiencia

Tener una plataforma que se encargue de todo el proceso de vida de las facturas permite liberar a los trabajadores del departamento de realizar tareas tediosas, para que puedan dedicarlo a otras más importantes.

Automatizar te permitirá mejorar la productividad de tus acciones y convertirá a tus trabajadores en personas más eficientes.

4. Comprobación entre facturas y pedidos

Una vez hayas digitalizado tus facturas en tu plataforma de gestión, la comprobación de los datos que incluyen con los de los pedidos hechos anteriormente se harán de forma automática, sin intervención humana. La plataforma comprobará de forma automática la concordancia de los datos y emitirá un aviso en caso de haber algún error.

5. Flujos de aprobación inteligente

Simplifica los procesos manuales de aprobación de facturas gracias a los workflows de aprobación inteligente.

Traslada tu proceso de aprobación al sistema digital y agiliza el envío de documentos entre las personas responsables. El propio sistema detecta qué tipo de factura es mediante sus datos y lo adjudica al flujo de aprobación correspondiente.

6. Visibilidad y trazabilidad de cada factura

Tener todas tus facturas almacenadas en tu plataforma online, no solo te permite acceder a ellas desde cualquier sitio, sino que también podrás comprobar cada uno de los pasos por lo que pasa cada factura y comprobar aquellos datos que necesites. 

Todo de forma integrada con tu ERP, que será capaz de hacer el asiento contable automáticamente.

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Incorpora un gestor documental en tus sistemas integrados de gestión

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Gracias a la implantación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG), una entidad puede unificar bajo una misma gestión, los diferentes procesos de operación que lleva a cabo en su día a día.

La estructura de un SIG estará formada por un tronco, que incluirá sistemas de gestión comunes a todas las áreas; y un número de ramas, correspondiente con la cantidad de procesos que se hayan integrado en este sistema.

La unificación de procesos supone un gran flujo de documentos, por lo que es importante contar con una buena plataforma de gestión documental. Beneficiándose de los grandes avances tecnológicos, la mejor opción será un plataforma digital.

El foco de trabajo de estas plataformas, no es tanto el documento en sí mismo, sino el proceso que éste sigue una vez entra en una entidad. 

Para garantizar que la información que se maneja esté controlada y organizada, y si se quiere abarcar todo el ciclo de vida de un documento; la mejor opción será un sistema de gestión documental completo, que pueda automatizar todos aquellos procesos que intervienen en la vida de los documentos.

¿Buscas una plataforma de gestión documental completa para tu SIG?

neodoc, como plataforma de gestión documental, ofrece una solución especializada en los procesos característicos del área de Calidad, la cual incluye todos los procesos por los que pasa un documento, desde el control de la documentación y su registro, hasta su posterior auditoría.

Con esta plataforma podrás llevar un control exhaustivo de versiones y cambios de toda la documentación existente en el SIG. Tendrás acceso a herramientas de diseño de formularios y registros, pudiendo personalizarlos de manera rápida y sencilla. Además, el sistema revisa y valida la información automáticamente, aprendiendo de manera constante cada vez que se introduzca nueva información o cuando él mismo detecte algún error en los documentos.

Beneficios de implantar neodoc Compliance en tu SIG

neodoc Compliance es una solución basada en nuestra plataforma ECM neodoc, para la gestión del cumplimiento normativo, riesgo y estrategia corporativa. 

Un sistema multinorma y totalmente flexible a cualquier tipo norma y proceso productivo.

Esta solución especializada es capaz de:

  • Controlar versiones y cambios de toda la documentación del SIG.
  • Generar avisos y alertas de acciones de workflow de documentos y procesos a los usuarios afectados.
  • Diseñar formularios y registros personalizados de manera rápida y sencilla.
  • Diseñar procesos y controlar el cumplimiento de los mismos.
  • Generar informes dinámicos exportables en diversos formatos (Excel, pdf…).
  • Crear indicadores gráficos y KPI’s de cumplimiento en base a datos de los Sistemas de gestión.
  • Importar automáticamente datos externos e incorporarlos a los procesos.
  • Gestión avanzada de usuarios, grupos, permisos y auditorías de control.