Gestión de activos en la emergencia del COVID-19

En empresas con un modelo de negocio intensivo en activos empresariales, la gestión y el mantenimiento de estos activos es clave en la actividad operativa y comercial, y por tanto, vital para obtener el máximo valor de las inversiones.

Ante un escenario de emergencia complicado como el que actualmente vivimos a causa de la pandemia provocada por el COVID-19, la paralización total o parcial de las actividades requiere una estrategia de gestión de los activos ágil y flexible, capaz de adaptarse a las necesidades cambiantes de la situación.

El uso de sistemas digitalizados de gestión de activos permite afrontar situaciones de emergencia como la actual causada por el coronavirus de un modo más eficiente, gestionando las actividades y al personal de manera remota minimizando los desplazamientos y controlando los riesgos.

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Archivos y gestión documental, de importancia en el COVID-19

“Desde el Sistema Nacional de Transparencia se impulsa la capacitación en materia de archivos como uno de los retos y compromisos del Archivo General de la Nación (AGN) y del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), ya que se trabaja para cumplir en materia de archivos, pues son vitales para cumplir con el acceso a la información y más aún en esta época del COVID-19”,así lo señaló Areli Navarrete Naranjo, Comisionada del Instituto Michoacano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, y Coordinadora de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, al impartir la capacitación en línea “Implementación de la Ley General de Archivos”.

Los Comisionados del Instituto Zacatecano de Transparencia Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IZAI), Samuel Montoya Álvarez, Julieta Del Río Venegas y Fabiola Torres Rodríguez, organizaron la capacitación virtual enmarcada dentro de la serie de capacitaciones en línea a aprobadas por el Pleno ante la pandemia ocasionada por el COVID-19.

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La importancia de la gestión documental para el sector financiero

Los bancos, los proveedores de servicios financieros y las compañías de seguros son algunas de las organizaciones más dependientes de documentos del mundo.

A diferencia de los fabricantes u otras compañías que producen productos tangibles, una declaración escrita o un contrato firmado es a menudo el único vínculo físico entre una entidad financiera y sus clientes. Estos mismos documentos también contienen información valiosa utilizada durante las auditorías de cumplimiento y otras acciones regulatorias.

Independientemente del tamaño y el alcance de la red de una institución financiera, los vínculos reales de la relación con el cliente se forman a nivel de sucursal. Para una empresa con miles de sucursales, esto significa que se pueden comprar, configurar y admitir miles de servidores remotos, mientras que las aplicaciones que impulsan el negocio generalmente residen en el centro de datos central, donde se puede administrar y mantener fácilmente. Por supuesto, esto podría provocar muchas complejidades de proceso costosas y posibles ineficiencias.

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Claves para elegir un gestor documental en el sector sanitario

La finalidad de una gestión documental en el sector sanitario es mejorar la atención prestada a los pacientes, independientemente de si es un gran hospital, una pequeña clínica o un centro de salud. En todos los casos, la mejora del acceso a la documentación agiliza el trabajo del personal sanitario.

Ahora bien, son varias las preguntas:

¿Es más recomendable adquirir un gestor documental específico para el sector sanitario?, ¿Qué funcionalidades de las que incorpora pueden ser interesantes para un centro?, ¿sería mejor instalarlo en servidores privados (on-premise) o en la nube?…

No te pierdas el post que han publicado nuestros amigos de Tic Portal sobre la elección de una gestión documental para sanidad.

Lo cierto es que las personas que trabajan en sanidad tienen una función principal que es velar por la salud de sus pacientes. Por ello, el personal sanitario no debería estar preocupado por temas relacionados con el papeleo, la gestión administrativa o los procedimientos documentales. Sin embargo, no hay duda de que el sector salud es uno de los sectores que más documentos maneja en su día a día.

Solución especializada de neodoc

Por eso en neodoc hemos creado neodoc Salud, una solución específica de la gestión documental neodoc cuyo objetivo es facilitar al máximo la tarea del personal sanitario y reducir su intervención en la gestión administrativa de documentos, de manera que pueda dedicarse a lo importante: la atención al paciente.

neodoc se integra con otras aplicaciones usadas en el sector sanitario: reconoce códigos de barras, códigos QR… Además, usa la firma digital para garantizar la integridad y validez de la información. neodoc reconoce todo tipo de documentos, extrae de forma automática los datos relevantes, en él se puede consultar en línea el documento durante todo el proceso, tiene acceso mediante interfaz web y además es una aplicación sencilla, intuitiva y totalmente móvil.

  • Gracias a neodoc Salud podrás dedicar menos tiempo a la gestión de documentos sin perder ninguno y ahorrarás papel y espacio físico.
  • Con la solución neodoc Saludo será posible unificar, centralizar y cumplimentar Consentimientos Informados de manera automática, siempre con total confidencialidad y respetando la integridad de la información.
  • Podrás digitalizar las historias clínicas y expedientes médicos con la posibilidad de aprobar, revisar y rechazar cualquier cambio en cualquier documento.
  • Con neodoc Salud la información está siempre disponible, 24 horas al día, y desde cualquier lugar. Ganarás en agilidad porque encontrarás lo que buscas en pocos segundos. Di adiós a las tareas repetitivas y a la duplicidad de datos.
  • Además, mejorarás la atención y el servicio al paciente.

Por qué optar por la digitalización certificada de facturas

En este post queremos hablar sobre la digitalización certificada de facturas. Hay un problema que radica en la convivencia simultánea entre las facturas en papel y las físicas.

No es fácil gestionar la misma información en papel y de forma digital, actualizar información en los dos sistemas, sin que se nos olvide ningún dato o peor aún…se pierda.

Durante mucho tiempo se ha permitido cualquiera de los dos formatos, lo que hacía que tuviéramos la información duplicada, y el desgaste de recursos para poder satisfacer las dos necesidades. Muchos clientes no querían (ni creían) en la digitalización y por ello seguían queriendo todo en papel, otros, en cambio, se subieron muy rápidamente al mundo digital y pasaron a hacerlo todo vía electrónica.

Digitalizar todas las facturas y acceder así, a un único sistema de consulta de las mismas, no es fácil, y más teniendo en cuenta que para que las facturas digitales sean válidas deben pasar previamente por un proceso de digitalización certificada mediante el cual se obtienen copias digitales con firma electrónica. Además esta solución debe estar homologada por la Agencia Tributaria.

Debemos dejar de ver la digitalización como un gasto y pasar a valorarla y verla como un ahorro a medio/largo plazo. Y no solo económico, sino de recursos, mejorando así la productividad de la empresa.

A parte, la digitalización nos aporta beneficios como la seguridad, es mucho más difícil perder información (traspapelar) o que se estropee con el paso del tiempo.

Además da autenticidad en los procesos, es mucho más difícil falsificar un documento, al ser necesario añadir una firma electrónica.

Y por último, pero no menos importante, el beneficio más obvio es que ganamos espacio físico. No necesitamos de un espacio dónde almacenar y dónde ir a buscar un papel se convierta en una odisea. Se gana rapidez y agilidad.

¡Descubre la solución de digitalización certificada neodoc!

Mejora la gestión documental en tu empresa con estos 8 consejos

Toma nota de estos 8 consejos que hoy te traemos con los que lograrás mejorar la gestión documental.

1. Digitalizar los documentos en papel

Es, sin duda, el primer paso para mejorar la gestión documental: digitalizar la documentación que tengas en papel, es decir, transformarla en formato electrónico. Esto te ayudará a mejorar la eficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es mucho más fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.

2. Centralizar el contenido corporativo

Es mejor tener un repositorio donde estén centralizados todos los documentos de la empresa. Esto evitará la duplicidad de documentos e incrementa la accesibilidad de los mismos, algo que mejorará sin duda el proceso de toma de decisiones.

3. Clasificar los documentos

Clasificando la documentación lograrás que búsqueda sea aún más eficiente.

4. Hacer buen uso de los Metadatos

Los metadatos son un buen recurso para estructurar la información y optimizar la gestión documental. Los metadatos describen el contenido de los archivos o la información de los datos lo que, unido a una buena categorización, agiliza enormemente la localización de documentos. Obviamente, la definición de los metadatos debe ser hecha en función del contexto de los documentos.

5. Optimizar el tiempo con Modelos de documento

Estandarizar o crear modelos de documento, simplifica su elaboración. Ello supone un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.

6. Establecer autorizaciones de acceso

Llegados a este punto, lo lógico es asignar un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. Es decir, no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables correspondientes.

7. Incentivar la colaboración

Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.

8. Administrar las versiones de documentos

Llevar un control sobre la caducidad de documentos, recibir alertas de modificaciones o la necesidad de actualizarlos, es posible realizarlo a través de soluciones informáticas que te notifican sobre estas cuestiones, manteniendo además, el historial de todas las revisiones o versiones anteriores.

De esta manera, es más sencillo el cumplimiento legal y/o de los requerimientos del sistema de gestión, evitando la falta de disponibilidad de documentos o la entrega fuera de plazo.

Fuente de este post

Cómo elegir tu programa de gestión documental

A día de hoy prácticamente nadie duda de las ventajas de gestionar los documentos de una empresa de forma digital frente a hacerlo en papel. Ahora bien, ¿Qué programa podemos utilizar? ¿Cuál es el que necesito? No es una elección sencilla, ya que en el mercado existen docenas de programas enfocados a la gestión documental a veces muy similares, pero otras muy diferentes. Y, dado el mundo en el que vivimos, no podemos perder tiempo en decidir qué programa se adapta mejor a las necesidades de nuestro negocio. ¿O sí?

Se trata de algo que no podemos decidir a la ligera. Una mala elección condicionará la manera de trabajar todos los días en nuestra empresa durante los próximos años. Porque si habéis decidido invertir un dinero en estos programas no es para desecharlos al poco tiempo. Por tanto, sí merece la pena dedicarle un tiempo.

Lo primero que debemos tener claro es para qué queremos exactamente el software. Ello estará muy relacionado con nuestro negocio. No utilizará el mismo programa una gestoría que una librería, porque no todos los programas son iguales ni hacen lo mismo de la misma forma, aunque estén destinados a solucionar el mismo rango de problemas. Si no tienes muy claro este paso, piensa sencillamente en un día normal de trabajo, en qué haces, para quién lo haces, el tiempo que inviertes, etc. Y aunque parezca una tontería, valora la frecuencia con que haces ese trabajo en tu empresa. Entonces, cuando tengas claro qué quieres gestionar, has de centrarte en el grupo de programas que nos ofrece esa solución. Y el resto los descartaremos.

En principio, cualquiera de estos programas podría valernos, ya que cumplen los requisitos mínimos que necesitamos. Pero se trata de elegir, de entre los que nos quedan, el programa que mejor se adapte a nuestras necesidades y nuestro negocio.

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¿Qué es el control de trazabilidad?

La trazabilidad es el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final.

La Unión Europea menciona este término para el sector de la alimentación en su reglamento sobre la legislación alimentaria del Parlamento y Consejo Europeo (CE 178/2002) en el cual se define la trazabilidad de la siguiente forma:

Trazabilidad, la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo.”

Aunque la cita anterior trata sobre la trazabilidad en el sector de la alimentación, esta abarca una gran variedad de sectores. Además, el control de trazabilidad se da tanto en procesos empresariales como en archivos. Por ello, este control se encuentra en los softwares de ERP y gestión documental.

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Digitalización de documentos: ¿en qué consiste?

La digitalización de documentos es pasar un documento físico a uno digital. Son muchas las compañías que almacenan muchos documentos que ocupan espacio y que además son difíciles de encontrar. El proceso de digitalización supone una ventaja competitiva ya que hace que la información sea accesible.

La cuestión es ¿Qué debemos tener en cuenta antes de digitalizar documentos? ¿Y qué pasa después? ¿Qué beneficios realmente aporta este proceso?

Todas las respuestas en nuestro post de esta semana.

Motivos para empezar un proceso de digitalización

Existen una multitud de factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.

También existen otros motivos que le pueden llevar a realizar este proceso, entre ellos:

  • La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
  • Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Cada día, en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la información.
  • La concienciación por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
  • Poder compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la información.
  • Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.
  • Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.

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Beneficios de la gestión documental para la empresa

La gestión documental o ECM comprende aquellas estrategias, herramientas y metodología que se utilizan como instrumentos de captura, gestión, almacenaje, preservación y difusión de contenidos. En otras palabras, contribuye a llevar a cabo la gestión del ciclo de vida de los documentos de una empresa, desde el momento en el que se crean, hasta que se gestionan, cuando pasan al archivo, cuando se publican y, finalmente, cómo se deben preservar y eliminar. Alude a cualquier tipo de documento, desde aquellos que llegan en papel, hasta otros que llegan en formato electrónico. En las siguientes líneas vamos a detallar algunas de las ventajas de la gestión documental para tu empresa.

Ventajas De La Gestión Documental

1. Aumenta la productividad

Contribuye a mejorar la eficacia y la eficiencia a la hora de buscar o recuperar cualquier tipo de documento que pertenezca a la entidad. Esto supone una reducción del tiempo de búsqueda y también de respuesta, que se traducirán en un incremento de la productividad y de la satisfacción del cliente.

2. Ahorro económico

Por lo general, con una buena gestión documental se aprovecha mejor el espacio. Al digitalizar los documentos, muchos de ellos no tienen que mantenerse impresos y en muchos casos, ni llegar a imprimirlos. Esto conlleva un significativo ahorro en procesos de archivar, imprimir, buscar, fotocopiar, y un largo etcétera. Además, este ahorro en papel supone una ayuda en la preservación del medio ambiente.

3. Ahorro de tiempo

Si se quiere hacer una búsqueda, los resultados serán mucho más fáciles de encontrar. Los documentos electrónicos se podrán archivar con mucha más facilidad y rapidez que los documentos físicos.

4. Unificación de procesos

En ciertas ocasiones, una determinada tarea se puede llevar a cabo por parte de diferentes personas o departamentos… y esto imposibilitará que se gestione de una forma adecuada. Si se cuenta con un gestor que se encargue de la administración de procesos, podemos unificar los diferentes procesos, creando el mismo modelo para toda la empresa.

5. Contribuye a cumplir con las normas de seguridad

Contar con una empresa especializada en la gestión documental contribuye a que tu negocio pueda cumplir con la normativa vigente, como con la LOPD (Ley de Protección de Datos), con la ISO 15489, 27001, 30300 O 30301, entre otras.

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