El COVID-19 ha traído consigo, entre otros, la implantación del teletrabajo en gran parte de las empresas y la gestión documental está pasando a un primer plano a causa de ello. Muchos trámites y acciones ya no se pueden hacer físicamente y la gestión telemática de documentos es imprescindible para seguir con la actividad empresarial.

Dentro de esto, el departamento de recursos humanos, que contiene un sinfín de documentos, es uno de los más afectados: currículum vitae, información de cada uno de los empleados, evaluaciones de desempeño, informes, nóminas… son algunos de los documentos que el departamento deberá gestionar correctamente. ¿Cómo podrá hacerlo?

Básicamente, de la mano de la gestión documental, la cual es una gran solución para:

• Una reducción de la dependencia excesiva del papel en las empresas
• Una garantía de seguimiento de los documentos
• Falta de la productividad y pérdida de tiempo
• Daño al medio ambiente

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El hecho de que la gestión documental sea indispensable en una empresa hoy en día no es ninguna novedad, no obstante, todavía son muchísimas las empresas que no tienen esta gestión de documentos como prioridad.

¿Realmente sabemos por qué debería ser una preferencia en la empresa?

En todos los sectores debería primar la correcta gestión de documentos para poder tener un control organizado de toda la información que se recibe, esto nos ayudará a tomar decisiones más acertadas en todos los aspectos. Por ejemplo, imaginemos que en el sector sanitario no se tiene una correcto orden de los documentos. Un expediente incompleto de un paciente o los retrasos al acceder a su historial médico pueden perjudicar a los pacientes.

Hagamos un pequeño recorrido por las ventajas que tendría una correcta gestión de documentos:

• Siempre inspirará mayor confianza a nuestros clientes.
• Mejoras en la eficiencia operacional de la empresa.
• El ahorro de espacio y tiempo.
• El hecho de evitar pagar elevadas multas por incumplimiento de normativa.
• El deterioro de la reputación de la propia empresa en caso de una mala gestión documental.
• Las prácticas inadecuadas de la misma gestión pueden llevar a consecuencias peligrosas para los clientes de una empresa.

Predeterminar cómo se estructuran las tareas dentro de una empresa, cómo se realizan, cuál es su orden  o cómo fluye la información y el seguimiento de las mismas es crucial para mantener la correcta actividad empresarial. Este flujo de trabajo es muy conocido por el concepto «workflow» y consiste en la automatización de las tareas de una empresa, de tal manera que todo queda incluido dentro de una estructura establecida. ¿Quieres saber un poco más sobre este término?

Este sistema de trabajo consiste en conectar a los empleados de una empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella. Todo esto se realiza bajo un entorno tecnológico relacionado con la tecnología de la información.

Organización y tecnología son las claves de este flujo de trabajo esencial, hoy en día, dentro de las compañías modernas. Gracias al workflow los procesos se informatizan volviéndose automáticos, racionalizados, organizados y mucho más accesibles a todos los departamentos empresariales.

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Los estándares ISO cada vez son más comunes y necesarios para muchas empresas. A parte de optimizar la calidad de los procesos, brindan un valor agregado al producto final, lo cual permite a la empresa introducirse en los más diversos mercados internacionales, cumpliendo los parámetros y normas de seguridad y producción.

Cumplir con estas normas también hace que nuestros productos sean mucho más atractivos de cara a nuestros clientes y generen más confianza, de manera que puede ser una ventaja competitiva muy potente con respecto a la competencia. No obstante, debemos preguntarnos…

¿Puede ser mi empresa digna de una certificación ISO? ¿Qué debería hacer para lograrlo? ¿En qué medida me puede ayudar la implantación de la gestión documental a cumplir los estándares?

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Sabemos que las necesidades de gestión documental están servidas por un mercado más que competente y completo y que además avanza a la velocidad de la luz. No obstante, no todas las empresas precisan de las mismas herramientas.

Por ello, es crucial identificar qué y cómo queremos gestionar nuestros archivos, cuáles son las necesidades y requisitos de nuestra empresa o de nuestros proveedores. En este contexto, realizar o no un correcto proceso de selección de software podría ser la gran diferencia para llegar a cubrir aquello que realmente necesitamos. ¿Quieres saber algunas de las claves para una elección más precisa?

Cada sector de ocupación trabaja con una serie de características esenciales que son, en muchos casos, propias y exclusivas de cada una de las industrias. Por ejemplo, en el caso de la gestión documental en el sector de la abogacía, es fundamental considerar la inmensa cantidad de documentación generada diariamente principalmente en papel.

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