Daniel Lazo Troncoso: “Una gestión documental nos permite hacer el trabajo de manera más ágil y de forma más sencilla”

Hoy charlamos sobre gestión documental con Daniel Lazo Troncoso, director del departamento de soluciones documentales de Dómine Group y de YobelDoc. Daniel ejerce como gerente de proyectos y como consultor documental y de calidad. Además, se define como “amante de este oficio, a pesar de no ser este debidamente apreciado”.

Buenos días, Daniel.¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?

Es crucial, el carácter probatorio de la documentación es la base de todas las relaciones con los interesados, las administraciones, los clientes, proveedores, socios, inversionistas, etc. Debemos de recordar que cuando hablamos hoy en día de gestión documental hablamos principalmente de gestión electrónica, dado que la mayoría de los documentos se producen en aplicaciones específicas. Quizás ya no veamos tanto papel, pero la información debe seguir siendo gestionada en su formato electrónico.

¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Esta pregunta prácticamente se responde sola. Sería lo mismo que preguntar si es necesario tener documentos para llevar una empresa y la respuesta evidente es sí. Una mala gestión de esos documentos haría nuestra empresa poco competitiva, con bajos índices de productividad y agilidad y ya sabemos que significa eso a nivel empresarial.

En términos de cifras el coste anual de la gestión de documentos en una empresa oscila entre un 10% y un 15% de la cifra de negocio

¿Es sólo apta para grandes empresas?

En absoluto. El mercado tiene claro que entre del 80% y el 90% de las empresas son pequeñas o medianas y la gestión documental esta bien adaptada a esta realidad. Además, la metodología de los sistemas documentales es la misma, lo demás es solo cuestión de volumen.

¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

Mucho menos que no tenerla. En términos de cifras el coste anual de la gestión de documentos en una empresa oscila entre un 10% y un 15% de la cifra de negocio, yéndonos por la mínima al final puede ser de un rotundo 10%. Un margen que se puede salvar con un sistema adecuado de gestión documental.

Detalles como la firma biométrica, la encriptación militar, controles de accesibilidad, la desestructuración de la data, los backups múltiples y la redundancia de datos tienen como objetivo hacer segura la gestión documental

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Los fabricantes de software ECM o similares saben que deben de invertir en hacer seguras sus aplicaciones, en el caso de EEUU, por ejemplo, necesitan cubrir los famosos “compliance” de las administraciones y en el caso de Europa, se le puede sumar a esto la estricta protección de datos e informaciones de carácter sensible. La posibilidad de automatizar en los flujos de trabajo, la documentación de calidad, como la genérica 9001 o cumplir con normas más específicas como la 27001, para sistemas de gestión la seguridad de la información, hace que las aplicaciones de gestión documental sean innovadoras en la seguridad. Además de ser una de las lógicas demandas principales de los usuarios y una de las necesidades principales a cubrir cuando hablamos de gestión documental. Detalles como la firma biométrica, la encriptación militar, controles de accesibilidad, la desestructuración de la data, los backups múltiples y redundancia de datos o la seguridad lógica son fruto de esas innovaciones.

Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

El aumento de la productividad y la eficacia en el día a día. Realmente permite hacer el trabajo de manera más ágil y más sencillamente.

¿Y el mayor inconveniente?

Si se hace de manera adecuada no hay mayores inconvenientes. Quizás la inversión inicial, pero siempre dependerá de la envergadura del proyecto. Por eso es recomendable llevar a cabo los proyectos de manera escalonada y progresiva, empezando por un piloto que asiente el proceso de cambio y empiece a generar mayor productividad para ir teniendo un progresivo retorno de la inversión.

La mayor ventaja de la gestión documental es el aumento de la productividad y la eficacia en el día a día

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

En la innovación e integración con la tecnología. Es evidente que hoy por hoy no podemos dejar de lado el intenso debate que sigue existiendo en torno a la documentación física y electrónica, aún seguimos debatiendo sin tener un horizonte común. Pero no podemos imponerles a los clientes y a la sociedad empresarial nuestros criterios académicos y metodológicos. Indudablemente debemos aconsejar y ser escuchados como expertos en la materia, pero al final servimos al bien común social como cualquier profesional cualificado y debemos ofrecer puertas y no barreras. Ofrecer soluciones, agilidad y mejoras a nuestros interesados, usuarios o clientes, tratando de proteger, asegurar y gestionar adecuadamente su acervo documental.

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

La integración de la información con la realidad aumentada y la necesidad de crear sistemas de almacenamiento de información más versátiles y multiplataforma.

Un deseo para el futuro del sector…

Mayor pasión por lo que hacemos. Seguir innovando, creciendo y ofreciendo soluciones que suponen el mejor valor añadido para una empresa.