La gestión documental y el teletrabajo: los grandes retos post-COVID

Muchos hemos sido los trabajadores que, en los últimos meses y casi en tiempo récord, hemos tenido que improvisar una oficina en casa. Y es que, si el teletrabajo estaba ganando terreno en los últimos años, con la llegada del actual COVID parece que ha llegado para quedarse. ¿Qué importancia tiene en esta situación una buena digitalización de procesos en una empresa o una correcta gestión documental?

La llegada del teletrabajo ha supuesto introducir dos nuevos conceptos imprescindibles en el día a día laboral:  la digitalización de los procesos y la gestión documental

En primer lugar, entendemos por digitalización de procesos el procedimiento por el que la tecnología digital se implanta en la economía en su conjunto afectando a la producción, el consumo y a la propia organización, estructura y gestión de las empresas. Sus beneficios juegan a favor del teletrabajo y entre muchos, destacamos:

  • Deslocalización de los recursos
  • Reducción de costes  ocultos: Consumibles (impresión, papel, material de archivado), espacio físico, pérdida de tiempo en la gestión de la información
  • Mayor protección de los datos 
  • Mejora de la productividad

Factores clave al redefinir procesos en la transformación digital | Desarrollo Digital

El segundo concepto vital para esta nueva época laboral es el de gestión documental y está estrechamente ligado al de la digitalización de procesos. Un sistema de gestión documental está programado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos previamente digitalizados dentro de una organización.  De esta manera es posible tener los documentos e imágenes digitales en una plataforma centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

Teniendo en cuenta que el teletrabajo imposibilita la gestión documental con archivos físicos, podemos afirmar que tanto la digitalización de procesos como la gestión documental juegan un papel crucial. Para poder teletrabajar es imprescindible el control de acceso, gestión, administración de documentos, datos y contenidos cuando y desde donde se necesite. Además, se deben incluir herramientas que permitan un trabajo de forma colaborativa independientemente del lugar físico de trabajo del personal.

Problemas comunes en la gestión documental – Sistemas aKúbica

 

Quizás pueda parecer complejo, pero con la herramienta adecuada, lograr una buena gestión documental durante el teletrabajo no es misión imposible. Con plataformas tan seguras, ágiles y completas como neodoc asegurarás:

  • La centralización de la documentación corporativa en un solo lugar, con acceso desde fuera de la oficina y creación de un espacio colaborativo de trabajo.
  • El diseño de flujos de trabajo que permitan establecer  la secuencia de procesos por los que atraviesa una parte del trabajo, desde su inicio hasta su finalización
  • La mejora de la gestión, automatizando tareas repetitivas con avisos, notificaciones 

No podemos olvidar que un sistema de gestión documental tiene que ser completo.

¿A qué nos referimos con esto? A un sistema que englobe todo el ciclo de vida del documento. Una plataforma que, como neodoc, lo acompañe desde el momento en el que se capturan o extraen sus datos, pasando por la  gestión de los mismos y terminando por garantizar su entrega. Para ello, neodoc cuenta con tres módulos: Captura, gestión y entrega. Asimismo, estos 3 módulos pueden trabajar de forma independiente. 

Digi-Docu

También contamos con un gran equipo de desarrollo que posibilita que seamos nuestros propios fabricantes. Esto convierte a neodoc en una plataforma totalmente transversal, capaz de adaptarse a las necesidades de cualquier empresa o departamento. En neo configuramos la plataforma para adaptarla a los procesos.

Y te preguntarás… ¿qué ocurre con la seguridad de los documentos?

No solo es importante garantizar una correcta gestión de los mismos, si no una gran protección. Con plataformas como neodoc tan solo pueden acceder al sistema aquellos que se identifiquen correctamente con su usuario y contraseña. Pero no todos los usuarios tendrán necesariamente acceso a los mismos documentos ni tendrán la misma autoridad sobre cada uno de ellos. Dentro de los mismos usuarios se podrán crear grupos a los que asignar distintos roles para así, mantener la seguridad asociada a cada documento.

En conclusión, podemos afirmar que en la actual situación de teletrabajo es vital contar con una correcta gestión documental y digitalización de los procesos y para poder llevarlo a cabo de una forma correcta y fiable son necesarias plataformas tan seguras, ágiles y completas como neodoc. ¿Todavía no has visto una demo de nuestra herramienta? ¡Solicítala!