Desde 2023, la Ley 2/2023 obliga a muchas empresas a tener un canal de denuncias. No vale con un correo en la intranet: tiene que admitir denuncias anónimas, tener un responsable y cumplir unos plazos. Y no tenerlo es una infracción muy grave.
En este artículo respondemos a tres preguntas: si tu empresa está obligada, qué tiene que tener el canal y qué pasa si no lo tienes.
1. ¿Tu empresa está obligada a tener canal de denuncias?
Lo estás si se cumple cualquiera de estas condiciones:
- Tienes 50 trabajadores o más. Con 50 exactos ya estás obligado (artículo 10.1.a).
- Trabajas en un sector regulado por la UE: servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales, seguridad del transporte o medio ambiente. En ese caso da igual la plantilla que tengas (artículo 10.1.b). Es lo habitual en aseguradoras y entidades financieras.
- Eres una entidad del sector público, sea cual sea su tamaño (artículo 13). Más sobre el canal de denuncias en la Administración Pública.
También están obligados los partidos políticos, los sindicatos y las organizaciones empresariales que reciben fondos públicos (artículo 10.1.c).
Si no entras en ninguno de estos casos, no estás obligado. Puedes implantarlo de forma voluntaria, pero entonces debe cumplir la ley igual (artículo 10.2).
2. ¿Qué tiene que tener el canal?
La ley no exige una herramienta concreta, pero sí unas garantías. Da igual que lo llames canal de denuncias, canal ético o buzón de compliance: lo que cuenta es que cumpla esto.
- Admitir denuncias anónimas (artículo 7.3) y proteger la identidad de quien informa (artículo 5.2).
- Permitir denunciar por escrito o de palabra, y también en una reunión presencial si el informante la pide (artículo 7.2).
- Tener un Responsable del Sistema designado por el órgano de administración y comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante en 10 días hábiles (artículo 8).
- Llevar un libro-registro de las comunicaciones recibidas y las investigaciones (artículo 26).
La recepción de denuncias se puede encargar a una empresa externa, siempre que garantice confidencialidad y protección de datos (artículo 6). La responsabilidad sigue siendo tuya.
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Solicitar demo gratuita →3. Los dos plazos que empiezan a correr con cada denuncia
Cuando entra una denuncia empiezan a correr dos plazos (artículo 9.2):
- 7 días naturales para enviar el acuse de recibo al informante.
- 3 meses como máximo para darle respuesta. Solo se pueden ampliar otros 3 en casos especialmente complejos.
Con una o dos denuncias al año parece fácil. El problema llega cuando hay que demostrar que se cumplieron: cuándo salió el acuse, quién vio el expediente y qué se hizo en cada momento.
4. ¿Qué pasa si no lo tienes?
No tener el sistema es una infracción muy grave (artículo 63.1.g). Estas son las multas para una empresa (artículo 65.1.b):
| Infracción | Multa para la empresa |
|---|---|
| Leve | Hasta 100.000 € |
| Grave | De 100.001 a 600.000 € |
| Muy grave (por ejemplo, no tener canal) | De 600.001 a 1.000.000 € |
En las infracciones muy graves se puede sumar la prohibición de recibir subvenciones durante hasta 4 años y de contratar con el sector público durante hasta 3 (artículo 65.2).
Cómo te ayuda neodoc
El software de canal de denuncias de neodoc está pensado para cumplir los requisitos y los plazos y poder demostrarlo:
- Canal anónimo bidireccional: el informante se comunica con el gestor mediante un código único, sin revelar su identidad.
- Control de plazos legales: acuse de recibo en 7 días y resolución en 3 meses, con alertas automáticas.
- Gestión integral del expediente: recepción, investigación, comunicación, resolución y archivo.
- Trazabilidad completa: registro inmutable de accesos, cambios y decisiones.
- Seguridad: cifrado AES-256, datos alojados en la UE y plataforma certificada en ISO 27001 y ENS.
- Grupos de empresas: un canal para todo el grupo, con separación entre entidades.
- Informes anonimizados sobre el funcionamiento del canal.
La investigación sigue siendo de tu Responsable del Sistema. Lo que cambia es que ningún plazo depende de que alguien se acuerde.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el canal de denuncias con menos de 50 trabajadores?
No, salvo que la empresa sea de un sector regulado por la UE (financiero, blanqueo de capitales, seguridad del transporte o medio ambiente) o reciba fondos públicos como partido, sindicato u organización empresarial.
¿Se pueden presentar denuncias anónimas?
Sí. El canal debe permitirlo (artículo 7.3), y revelar la identidad de un informante anónimo es una infracción muy grave (artículo 63.1.c).
¿Cuál es la multa por no tener canal de denuncias?
Para una empresa, de 600.001 a 1.000.000 €, porque es una infracción muy grave (artículos 63.1.g y 65.1.b).
¿Cuánto tiempo se guardan las denuncias?
Solo el necesario y nunca más de 10 años (artículo 26.2). Si en 3 meses no se ha abierto investigación, los datos se suprimen (artículo 32.4).
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