La conciliación de facturas, o three way match, es el control que compara cada factura de proveedor con su pedido y su albarán antes de pagarla: qué pediste, qué recibiste y qué te cobran. Si los tres documentos coinciden, la factura sigue hacia el pago. Si no, se retiene hasta aclarar la diferencia.
A continuación verás qué compara, qué errores detecta y cómo automatizarla sin cambiar de ERP.
Qué es el three way match: tres documentos, tres preguntas
El three way match, 3 way match o conciliación a tres vías cruza los tres documentos de cada compra. Cada uno responde a una pregunta:
| Documento | Pregunta | Qué aporta |
|---|---|---|
| Pedido de compra | ¿Qué pedí? | Producto, cantidad, precio y condiciones |
| Albarán | ¿Qué recibí? | Cantidad entregada y fecha |
| Factura | ¿Qué me cobran? | Conceptos, importe e impuestos |
Si solo comparas factura y pedido, haces una conciliación a dos vías (two way match): compruebas el precio, pero no si la mercancía llegó. Para saberlo hace falta el albarán, y por eso se habla de conciliación factura-albarán-pedido.
Qué errores detecta la conciliación de facturas
Veamos un ejemplo, sin impuestos. Pides 100 unidades a 12,50 €. Llegan 95. La factura cobra 100 unidades a 13,75 €, en total 1.375 €. Ahí hay dos errores:
- Cantidad: te facturan 5 unidades que no llegaron.
- Precio: cada unidad sale 1,25 € más cara de lo pactado.
Por lo recibido y al precio acordado, lo correcto son 1.187,50 €. Sin comparar los tres documentos, pagarías 187,50 € de más.
Los otros dos casos que detecta son la factura duplicada, que entra dos veces y se paga dos veces, y la factura sin pedido, que no tiene con qué compararse.
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El pedido está en el ERP, el albarán en papel o en un correo y la factura en un PDF. Alguien tiene que reunirlos, compararlos línea a línea y perseguir lo que falta. Cuando hay volumen, o se paga sin comprobar o se comprueba tarde.
Y el plazo corre. Si hay un procedimiento de comprobación, la Ley 3/2004 lo limita a 30 días naturales desde que recibes los bienes o servicios, y el plazo de pago pactado no puede pasar de 60 días (artículo 4).
Cómo automatizar la conciliación de facturas con pedidos y albaranes en tu ERP
Automatizarla significa que el sistema hace la parte mecánica y solo te avisa cuando algo no coincide. Con un software de conciliación de facturas como neodoc son cuatro pasos:
- Capturar la factura. Entra por correo, FACe, portal de proveedores, EDI o XML, y sus datos se extraen con OCR de facturas e IA. Los duplicados se detectan antes de seguir.
- Localizar el pedido y el albarán. El sistema busca el pedido de compra y el albarán asociados a esa factura.
- Cotejar. El matching de tres vías compara cantidades, precios unitarios y condiciones con las reglas de tolerancia que define tu empresa.
- Aprobar o retener. Lo que cuadra avanza y se publica en el ERP como asiento contable. Lo que no cuadra se bloquea, indica qué no coincide y llega al responsable por un flujo de aprobación.
Cómo te ayuda neodoc
En el caso del ejemplo, neodoc detecta la entrega parcial, retiene la factura y le muestra al responsable qué no coincide. Además:
- Varios albaranes y líneas: gestiona entregas parciales, pedidos con muchas líneas y facturas que agrupan varios albaranes, sin perder la relación entre documentos.
- Datos validados: comprueba cada factura contra el maestro de proveedores de tu ERP.
- Circuitos de aprobación: por importe, departamento, centro de coste o proveedor, con escalados y delegaciones por ausencia.
- Estado a la vista: sabes qué facturas están pendientes, en aprobación, aprobadas, contabilizadas o pagadas.
- Archivo legal: firma electrónica eIDAS y sello de tiempo en repositorio certificado ENS Categoría MEDIA. Aquí tienes más sobre la digitalización certificada de facturas.
Qué sigue necesitando a una persona
Una diferencia real con un proveedor, una factura sin pedido o unas condiciones especiales siguen necesitando a alguien que decida. Lo mecánico queda para el sistema y las excepciones para tu equipo. Así, en la conciliación de proveedores, las personas dedican su tiempo a lo que de verdad necesita criterio.
Si quieres ver cómo quedaría con tu ERP, aquí puedes automatizar facturas y albaranes con neodoc. Solicita una demo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre albarán y factura?
El albarán acredita que la mercancía se ha entregado. La factura reclama el cobro.
¿Es obligatorio conciliar facturas?
Ninguna norma general que conozcamos lo impone a la empresa privada. Lo que sí exige el Código de Comercio es llevar una contabilidad ordenada (artículo 25) y conservar los justificantes durante seis años (artículo 30).
¿Hay que cambiar de ERP para automatizarla?
No. Se conecta con el que ya tienes: SAP, Microsoft Dynamics/Navision, Sage, eXpertis, Distrito.k y otros, o por API si tu sistema no tiene conector.
¿Y si la factura llega en PDF o escaneada?
Se procesa igual: primero se leen sus datos y después se concilia. Si el sistema no está seguro de lo que ha leído, la marca para que la revise una persona.
¿Qué pasa con las facturas sin pedido?
No se pueden conciliar a tres vías, así que pasan a revisión y siguen un circuito de aprobación por responsable o importe.