Una plataforma CAE es un software que centraliza la documentación CAE de tus contratas, controla sus vigencias y deja constancia de qué se pidió, entregó e informó. El RD 171/2004 no la exige: exige coordinar según tu papel en el centro. La plataforma te ayuda a cumplirlo y, sobre todo, a poder demostrarlo.
La coordinación de actividades empresariales (CAE) nace del artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y la desarrolla el Real Decreto 171/2004. Aquí ves qué te exige cada papel, cómo se resuelve a mano y qué aporta una plataforma CAE en cada caso.
¿Qué es una plataforma CAE y es obligatoria?
Una plataforma CAE es la herramienta que sustituye el correo, las carpetas compartidas y la hoja de cálculo por un único circuito: cada contrata sube su documentación, el sistema comprueba fechas y requisitos, avisa de lo que caduca y guarda el histórico. La diferencia con un gestor documental genérico es ese control propio de la prevención, por contrata, trabajador e intervención.
No es obligatoria. Ninguna norma exige un software para la coordinación de actividades empresariales. Lo obligatorio es cooperar, informar, dar instrucciones y, en su caso, vigilar, y en varios supuestos hacerlo por escrito. Cuando hay muchas contratas, centros o cambios, demostrar todo eso sin un sistema se vuelve difícil.
Qué te exige tu papel y qué te aporta la plataforma
El RD 171/2004 distingue tres papeles: empresa concurrente, empresario titular y empresario principal. Cada uno tiene obligaciones distintas, y no cumplirlas está tipificado en la LISOS como infracción grave (artículos 12.13 y 12.14) o muy grave en actividades peligrosas o con riesgos especiales (artículos 13.7 y 13.8.a).
Empresa concurrente (artículo 4): os informáis de los riesgos
Qué te exige. Eres concurrente cuando tus trabajadores coinciden en un centro con los de otra empresa, haya o no contrato entre vosotras. El artículo 4.1 lo extiende expresamente:
«El deber de cooperación será de aplicación a todas las empresas y trabajadores autónomos concurrentes en el centro de trabajo, existan o no relaciones jurídicas entre ellos.»
Real Decreto 171/2004, artículo 4.1. BOE
Las concurrentes se informan recíprocamente de los riesgos específicos de su actividad que puedan afectar a las demás: antes de empezar, ante un cambio relevante y tras una emergencia, y por escrito si hay riesgos graves o muy graves. También comunican emergencias y accidentes, integran lo recibido en su evaluación de riesgos y lo trasladan a sus trabajadores.
Cómo se hace a mano. Correos con adjuntos y llamadas. La información circula, pero queda poca constancia de qué se envió, a quién y cuándo.
Qué aporta la plataforma. Un canal integrado entre empresas que registra cada comunicación con su fecha, de modo que la información intercambiada queda en un sitio y consultable.
Empresario titular (artículos 7 y 8): además informa e instruye
Qué te exige. El titular es quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro (artículo 2.b), no necesariamente su propietario. Según el artículo 7, informa a las demás empresas de los riesgos propios del centro, sus medidas preventivas y las medidas de emergencia. Según el artículo 8, cuando su propio personal también trabaja en el centro, da instrucciones. Ambas, antes de empezar y cuando cambian los riesgos, y por escrito si son graves o muy graves. Las concurrentes deben cumplir esas instrucciones (artículo 9).
Cómo se hace a mano. Un documento de riesgos del centro que se envía por correo o se entrega en papel. Probar meses después que cada contrata lo recibió, y en qué versión, cuesta.
Qué aporta la plataforma. Las instrucciones se envían por el canal integrado y quedan trazadas, y puedes sacar informes del estado documental por contrata, centro o período.
Empresario principal (artículo 10): además vigila
Qué te exige. El principal contrata o subcontrata obras o servicios de su propia actividad que se desarrollan en su propio centro (artículo 2.c).
«El empresario principal, además de cumplir las medidas establecidas en los capítulos II y III de este real decreto, deberá vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollen en su propio centro de trabajo.»
Real Decreto 171/2004, artículo 10.1. BOE
Antes de que empiecen, el principal exige a sus contratas que le acrediten por escrito la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de la obra o servicio, y que han cumplido con la información y formación de los trabajadores que van a entrar. Si la contrata subcontrata, ella pide esas acreditaciones para entregarlas al principal, que además comprueba que se han coordinado entre ellas. Qué es "propia actividad" no siempre es evidente: los tribunales suelen vincularla a las tareas inherentes al ciclo productivo, y conviene analizarlo contrata a contrata.
Cómo se hace a mano. Carpetas por proveedor y una hoja de cálculo con fechas que alguien tiene que mantener. Las caducidades no se ven hasta que alguien las busca.
Qué aporta la plataforma. Defines requisitos documentales por actividad e intervención, recibes alertas antes de que algo caduque y, con la integración con tornos o lectores, quien no tiene la documentación vigente no entra.
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Las obligaciones se acumulan: el titular cumple las de concurrente cuando su personal está en el centro (artículo 6) y el principal cumple las de concurrente y titular (artículo 10.1).
Un ejemplo: una planta industrial que gestiona su centro y contrata el mantenimiento de su línea de producción es, frente a esa contrata, concurrente, titular y principal. Frente a la empresa que repone las máquinas de café puede ser solo titular y concurrente. Si pides el mismo paquete a las dos, a una le pides de menos o a la otra de más. Por eso conviene configurar los requisitos contrata a contrata, y eso es justo lo que una plataforma CAE permite hacer sin multiplicar hojas de cálculo.
Obligaciones, gestión a mano y plataforma CAE
| Obligación según tu papel | Cómo se hace a mano | Qué aporta la plataforma |
|---|---|---|
| Concurrente (art. 4): informar de los riesgos de tu actividad, por escrito si son graves o muy graves; comunicar emergencias y accidentes | Correos y llamadas sin constancia ordenada | Canal integrado que registra qué se comunicó y cuándo |
| Titular (arts. 7 y 8): informar de los riesgos del centro y las medidas de emergencia; dar instrucciones si tu personal trabaja allí | Documento enviado por correo o en papel, difícil de probar después | Instrucciones trazadas e informes por contrata, centro o período |
| Principal (art. 10): vigilar y exigir por escrito evaluación, planificación e información y formación de los trabajadores | Carpetas por proveedor y hoja de cálculo de caducidades | Requisitos por actividad e intervención, alertas de caducidad y bloqueo de acceso con tornos o lectores |
Según la disposición adicional tercera del RD 171/2004, lo que se formaliza por escrito forma parte de la documentación preventiva del artículo 23 de la LPRL, la que cada empresa tiene a disposición de la autoridad laboral.
Qué documentación CAE gestionar
Ninguna norma publica una lista cerrada de documentos CAE. Lo útil es separar lo que exige el RD 171/2004 de lo que se pide por otras normas o por contrato, y configurar cada bloque donde corresponde.
Lo que deriva del RD 171/2004:
- Información sobre los riesgos específicos de la actividad de cada concurrente (artículo 4.2).
- Información del titular sobre riesgos del centro, medidas preventivas y de emergencia (artículo 7) e instrucciones (artículo 8).
- Acreditación escrita de la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de la obra o servicio, si eres principal (artículo 10.2).
- Acreditación escrita de la información y la formación de los trabajadores que van a entrar, si eres principal (artículo 10.2). Aquí encajan los certificados de formación en prevención.
- Constancia de los medios de coordinación acordados: actas de reuniones, persona coordinadora, protocolos (artículos 11 y 12).
Lo que se suele pedir por otras normas o por contrato (no lo exige el RD 171/2004):
- Certificado negativo de descubiertos de la Seguridad Social: lo exige el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores a quien contrata obras o servicios de su propia actividad.
- RNT y RLC (relación nominal de trabajadores y recibo de liquidación de cotizaciones): para comprobar que quien entra está dado de alta y cotizando.
- Certificado de estar al corriente con Hacienda: responde a la normativa tributaria, no a la preventiva.
- Póliza de responsabilidad civil y justificante de pago: requisito contractual habitual.
- Por trabajador, además de la formación: aptitud médica cuando proceda (solo las conclusiones, por la confidencialidad del artículo 22 LPRL), entrega de EPIs y formación para trabajos en altura, espacios confinados o en caliente.
Qué ganas en el día a día con una plataforma CAE
- Las contratas suben su propia documentación a un buzón de proveedores, sin necesidad de licencia. Tu equipo deja de perseguir adjuntos.
- Te enteras antes de que algo caduque: las alertas llegan a la contrata y al responsable antes del vencimiento, no después.
- Quien no tiene la documentación vigente no entra, si conectas la plataforma con tornos, barreras o lectores.
- El informe para una inspección sale al momento, por contrata, centro o período, en lugar de reconstruirlo.
- Todo el histórico está en un sitio y con fechas: qué se pidió, qué se entregó y qué se comunicó.
- Los permisos de trabajo especiales (espacios confinados, altura, trabajos en caliente) siguen un flujo de aprobación digital.
Nada de esto elimina el riesgo de una sanción por sí solo, pero reduce el riesgo de que entre alguien con un documento caducado y te ayuda a demostrar lo que hiciste.
Lo que una plataforma CAE no hace
- No decide tu papel. Eres tú quien define, contrata a contrata, si eres concurrente, titular o principal y qué pedir en cada caso.
- Un semáforo en verde no es coordinación hecha. Indica que lo configurado está entregado y en vigor; las reuniones, las instrucciones y la vigilancia siguen siendo tuyas.
- No arregla una configuración mala. Si pides el TC2 en lugar del RNT y el RLC, o tratas como exigencia del RD 171/2004 lo que viene del Estatuto o del contrato, la herramienta lo reproduce.
- No actualiza la coordinación sola. Cuando cambian los riesgos o las actividades, la información y las instrucciones se renuevan.
Si quieres ver dónde se suele torcer, te contamos por qué fallan muchas plataformas CAE.
Obras de construcción: manda el RD 1627/1997
En las obras incluidas en el Real Decreto 1627/1997, la disposición adicional primera del RD 171/2004 traslada los papeles a la obra: el promotor informa con el estudio o estudio básico de seguridad y salud; las instrucciones las da el coordinador de seguridad y salud durante la ejecución (o la dirección facultativa); el contratista asume las obligaciones del principal, y la coordinación se articula con los medios del RD 1627/1997, empezando por el plan de seguridad y salud. Lo desarrollamos en CAE en obras de construcción.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria una plataforma CAE?
No. El RD 171/2004 no exige ningún software: exige cooperar, informar, instruir y vigilar según tu papel, por escrito en varios supuestos. Una plataforma CAE es una forma práctica de cumplirlo y de poder demostrarlo cuando hay muchas contratas.
¿Qué debe controlar una plataforma CAE según mi papel?
Si eres concurrente, el intercambio de información sobre riesgos. Si eres titular, además la información del centro y las instrucciones que das. Si eres principal, además las acreditaciones escritas de evaluación, planificación y formación de cada contrata de tu propia actividad y su vigencia. Los requisitos se configuran por contrata, actividad e intervención.
¿Sirve una plataforma CAE con autónomos?
Sí, y conviene incluirlos. El artículo 4.1 extiende el deber de cooperación a los trabajadores autónomos concurrentes, y el artículo 9.4 les obliga a tener en cuenta la información y cumplir las instrucciones del titular, exista o no contrato con él.
¿Qué documentación CAE se pide a cada trabajador?
Lo que exige el RD 171/2004 al principal es la acreditación de que la contrata ha informado y formado a sus trabajadores, por lo que lo habitual es pedir los certificados de formación en prevención. Por otras normas o por contrato se suelen añadir el alta en la Seguridad Social (RNT), la aptitud médica cuando proceda, la entrega de EPIs y la formación para trabajos especiales.
¿Qué cambia en las obras de construcción?
Se aplica el RD 1627/1997: el promotor informa con el estudio de seguridad y salud, el coordinador da las instrucciones, el contratista asume el papel de principal y la coordinación pasa por el plan de seguridad y salud.
Cumplir es más fácil cuando puedes demostrarlo
Una plataforma CAE no cambia lo que te exige el RD 171/2004, pero sí cómo lo gestionas: requisitos ajustados a cada contrata, caducidades a la vista, accesos controlados y la documentación CAE lista cuando te la pidan. Si quieres verlo con tus propias contratas, conoce el software CAE de neodoc y solicita una demo.