Para empezar, debes saber que agrugar cientos de documentos con clips no es una buena idea. Olvídate de los clips porque con ellos no vas a ser más efectivo ni productivo y vas a gastar más papel.
2.- Dí adiós al correo manual. Las empresas que todavía hoy en día pierden horas pegando los sellos manualmente, o que utilizan una máquina franqueadora, malgastan salud, horas y mucho papel, aparte de las impresoras dedicadas a estas tareas. Automatizando y externalizando su correo, una empresa puede enviar de una a 100.000 cartas diarias, y quitarse de encima ese engorro.
3.- Olvídate de los paseos y pásate a la gestión automática de los documentos desde el puesto de trabajo. De la fotocopiadora a la mesa, de la mesa al fax, al final supone recorrer cientos de metros al día y mucho tiempo perdido. Es la consecuencia de la gestión manual de pedidos, albaranes y otros documentos fundamentales para el negocio.
4.- Limita el uso de impresoras, fax y fotocopiadoras. Ahorra automatizando procesos.
5.- Las colas en el fax pertenecen al pasado. Si uno o varios empleados de la empresa están continuamente haciendo cola en el fax para enviar los documentos –pedidos, albaranes, etc…- y esperar a ver si se han recibido correctamente, están perdiendo tiempo en lugar de dedicarlo a tareas más estratégicas; por ejemplo, para tener a sus clientes más satisfechos. La solución pasa por automatizar los envíos de documentos de negocio.
6.- Si los empleados pasan demasiadas horas escalando por las estanterías en busca de las carpetas y lo dossiers de los clientes, si el uso de la perforadora y las bandejas clasificadoras no tiene secreto para ellos, son señales indicadoras del deterioro de la salud productiva de la empresa. La gestión electrónica de documentos ahorraría todos esos esfuerzos.
7.- Si vemos muchas bandejas de documentos en las mesas de los empleados y colaboradores, además de que les falta sitio para trabajar cómoda y eficientemente, es señal de que la empresa emplea mucho tiempo en manipular y distribuir papel, lo que va en detrimento de su eficacia y competitividad.