Cuando hablamos de características técnicas y funcionalidades de una gestión documental encontramos gran variedad entre unos y otros productos. Los hay más completos y los hay más sencillos o simples. Sin embargo cualquier gestión documental que se precie ha de contar con unos básicos, con unas funcionalidades imprescindibles que os contamos en el post de hoy.
– Ciclos de vida personalizados para los procesos documentales y contenidos.
– Workflow o flujos de trabajo.
– Gestión sencilla y avanzada de versiones de documentos.
Una gestión documental ha de permitir la definición, administración y control de los flujos de trabajo (también llamados workflows) y la automatización de los procesos. Gracias a una gestión documental también se han de poder establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, ayudando a la organización de la empresa a mantener éstos bajo control. Todo ello, de forma colaborativa y con capacidad para gestionar fácilmente versiones de documentos.
Con neodoc, el ciclo de vida de los documentos puede ser gestionado y seguido desde la captura inicial o creación, hasta el intercambio y la colaboración, a través de flujos de trabajo personalizados para cada tipo de proceso (aprobación, revisión, etc…) y de su potente gestión automática de versiones de documentos. Ver vídeo.
Asimismo, entendemos que son interesantes las siguientes características técnicas y que son elementos a valorar a la hora de adquirir una gestión documental:
– Configuración de alarmas por tipos y fechas.
– Ejecución de acciones ante cambios de estado.
– Bloqueo de documentos para edición.