Verifactu es la nueva obligación derivada del Reglamento Antifraude (RD 1007/2023) que afecta a todo el software de facturación que opere en España. Desde 2026 los programas tienen que cumplir requisitos técnicos estrictos y, en algunos casos, remitir cada factura emitida a la AEAT de forma automática. En esta guía recorremos qué es Verifactu, a quién obliga y cuándo, qué requisitos técnicos debe cumplir tu software, qué diferencia tiene con la factura electrónica B2B obligatoria y cómo prepararte si tu empresa todavía no ha tomado decisiones.

Qué es Verifactu y a quién obliga

Verifactu (abreviatura de Verifica tu factura) es el nombre comercial del sistema regulado por el Reglamento Antifraude (Ley 11/2021 y su desarrollo en el Real Decreto 1007/2023). Su objetivo es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por cualquier software empresarial.

La norma afecta a:

  • Todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (empresas).
  • Personas físicas que desarrollan actividades empresariales o profesionales (autónomos) en estimación directa.
  • Entidades sin personalidad jurídica que tributen en régimen de atribución de rentas.
  • Establecimientos permanentes en España de empresas no residentes.

Quedan exceptuados los contribuyentes del SII (Suministro Inmediato de Información), las administraciones públicas y los sistemas que ya remitan los registros por otros canales obligatorios.

Verifactu tiene dos modalidades: el régimen general (el software cumple los requisitos técnicos y conserva los registros, sin envío automático) y el régimen Verifactu propiamente dicho (el software remite cada factura a la AEAT en tiempo real, lo que confiere ventajas fiscales y simplifica las inspecciones).

Calendario Verifactu: fechas clave 2026-2027

El calendario de entrada en vigor se ha ido escalonando para dar margen a empresas, desarrolladores de software y administradores. A fecha de mayo de 2026, las fechas confirmadas son:

  • 1 de enero de 2026: los desarrolladores de software de facturación deben ofrecer versiones que cumplan el reglamento. Las empresas todavía no están obligadas a usarlas.
  • 1 de enero de 2027: entrada en vigor para todas las empresas (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades). A partir de esta fecha, el software de facturación que utilicen debe cumplir Verifactu.
  • 1 de julio de 2027: entrada en vigor para autónomos y resto de obligados.

Estas fechas son las vigentes a fecha de redacción. La AEAT ha pospuesto el calendario en al menos dos ocasiones en los últimos 18 meses, así que conviene confirmar las fechas con la asesoría fiscal antes de tomar decisiones de inversión.

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Requisitos técnicos del software de facturación

Para ser conforme a Verifactu, el software de facturación debe cumplir los siguientes requisitos esenciales recogidos en la Orden Ministerial que desarrolla el RD 1007/2023:

  • Generar un registro de facturación con cada factura emitida, no modificable a posteriori. El registro incluye los datos fiscales obligatorios más metadatos de control.
  • Encadenar los registros mediante una huella (hash) que enlaza cada factura con la anterior, formando una cadena verificable. Cualquier alteración rompe la cadena y es detectable.
  • Firma electrónica de cada registro mediante certificado del proveedor del software o del propio contribuyente.
  • QR obligatorio en la factura impresa o en PDF, que codifica un enlace de verificación a la AEAT. El cliente puede escanearlo para confirmar que la factura ha sido registrada.
  • Trazabilidad completa: cada modificación, anulación o sustitución deja huella y conserva el histórico.
  • Inalterabilidad: el software no puede permitir borrar, modificar o reescribir registros pasados.
  • Conservación durante el plazo legal: los registros deben mantenerse accesibles mientras dure la obligación tributaria (mínimo 4 años, normalmente 6).

El régimen Verifactu propiamente dicho añade un requisito más: envío automático a la AEAT de cada registro en tiempo real, mediante servicio web seguro con autenticación por certificado digital.

Verifactu vs factura electrónica obligatoria B2B

Existe mucha confusión entre dos normas que coinciden en el tiempo pero no son lo mismo:

  • Verifactu regula cómo emite tu software cada factura: integridad, trazabilidad, registro y, opcionalmente, envío a la AEAT. Aplica a todas las facturas, también las dirigidas a consumidores finales (B2C).
  • Factura electrónica obligatoria B2B (Ley Crea y Crece + RD 238/2026) regula que las facturas entre empresas y autónomos deben emitirse y recibirse en formato electrónico estructurado (Facturae u otro formato compatible). Aplica solo a transacciones B2B.

Las dos normas se solapan parcialmente. Una factura entre empresas en 2028 deberá cumplir las dos: ser electrónica estructurada (Crea y Crece) y emitirse por software conforme a Verifactu. Por eso conviene elegir una plataforma que cumpla ambas cosas desde el inicio.

Sanciones por incumplir Verifactu

El Reglamento Antifraude tipifica las infracciones por el incumplimiento de Verifactu con sanciones económicas relevantes. Las más comunes son:

  • Para fabricantes y comercializadores de software no conforme: multa fija de 150.000 € por ejercicio en el que se haya producido la infracción y por cada tipo de software ofrecido.
  • Para contribuyentes que utilicen software no conforme: 50.000 € por ejercicio.
  • Inutilización de la deducibilidad fiscal de operaciones documentadas con software no conforme.
  • Posibles agravantes en caso de reincidencia o uso intencionado de software de "doble uso".

Estas cuantías hacen económicamente inviable mantenerse al margen. Para empresas medianas la multa supera con creces el coste de adoptar un software conforme.

Cómo prepararse: pasos concretos para empresas

Si tu empresa todavía no ha tomado decisiones sobre Verifactu, este es el camino mínimo recomendado a 2026:

  1. Auditar el software actual de facturación: pedir a tu proveedor confirmación expresa de si su versión a 1-ene-2027 cumple Verifactu en régimen general o en régimen Verifactu. Documentar la respuesta por escrito.
  2. Decidir entre régimen general o Verifactu. Para la mayoría de empresas que ya envían SII al estar en algún grupo obligado, el régimen Verifactu añade poca complejidad y elimina parte de las inspecciones. Para empresas pequeñas que no están en SII, el régimen general es suficiente y más sencillo.
  3. Integrar la gestión documental: los registros Verifactu son documentos electrónicos con plazo legal de conservación. Conviene almacenarlos en un repositorio certificado (ENS Categoría MEDIA o superior), con búsqueda por NIF, fecha y CIF del receptor. Plataformas como neodoc Facturas y Albaranes conectan con el ERP y guardan los registros con la firma electrónica eIDAS exigida.
  4. Conciliar facturas, albaranes y pedidos en una sola plataforma. Verifactu obliga a registrar cada factura sin posibilidad de modificarla a posteriori; cualquier error detectado se corrige mediante factura rectificativa. Tener la conciliación automatizada antes de emitir reduce errores y rectificativas en cadena.
  5. Actualizar circuitos internos: validación, aprobación y firma de facturas. Si hoy tu equipo modifica facturas a mano antes del envío al cliente, con Verifactu eso ya no será posible — todo cambio deja huella.
  6. Formar al equipo administrativo en la nueva mecánica. La curva de aprendizaje es corta pero conviene anticiparla.

Verifactu y la conciliación factura-albarán: una ventaja del DMS

Verifactu obliga a que el software de facturación no permita modificar registros emitidos. Esto implica que la corrección de errores se desplaza al momento previo a la emisión. Aquí entra en juego una plataforma de gestión documental con conciliación automática:

  • El sistema recibe la factura de proveedor (PDF, e-mail, FACE), extrae los datos con IA y los cruza automáticamente con el pedido original y el albarán recibido.
  • Si todo cuadra (importe, conceptos, IVA, cantidades), la factura se aprueba y pasa al registro Verifactu sin intervención manual.
  • Si hay discrepancia, la factura queda en cola con la incidencia destacada para que un humano decida antes de emitir nada hacia la AEAT.
  • Las rectificativas se generan automáticamente con su propio registro encadenado, manteniendo la integridad de la cadena.

Esto es exactamente lo que hace el módulo Capture de neodoc conectado al ERP y la solución Facturas y albaranes. La conciliación inteligente de tres vías (pedido + albarán + factura) ya está operativa en clientes industriales que procesan más de 5.000 facturas al mes.

Si quieres profundizar en los procesos documentales que automatiza este flujo, consulta nuestra guía sobre procesos documentales y el artículo sobre firma electrónica eIDAS que regula la firma de los registros.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Verifactu obliga a enviar todas las facturas a la AEAT en tiempo real?

Solo si optas por el régimen Verifactu propiamente dicho. En el régimen general el software cumple los requisitos técnicos (registros encadenados, firma, QR, inalterabilidad) pero conservas los registros sin enviarlos automáticamente. La AEAT puede pedirlos en caso de inspección. La elección entre uno y otro régimen es voluntaria.

¿Mi facturación en Excel cumple Verifactu?

No. Excel no genera registros inalterables, no firma electrónicamente cada factura ni mantiene una cadena de hashes. A partir de 1-ene-2027 cualquier empresa que facture con hoja de cálculo está fuera de la norma y expuesta a la sanción de 50.000 €. Las pequeñas empresas tienen alternativas gratuitas o de bajo coste, además de soluciones más completas como neodoc para entornos con volumen.

¿Qué pasa con las facturas anteriores a la entrada en vigor?

Las facturas emitidas antes del 1-ene-2027 no están obligadas a cumplir Verifactu, aunque siguen sujetas a las obligaciones generales de conservación (4-6 años). Es buen momento para auditar el archivo histórico y migrarlo a un repositorio certificado, especialmente si en algún momento hay inspección y se reclama trazabilidad.

¿Cómo afecta Verifactu a las facturas rectificativas y abonos?

Las facturas rectificativas siguen permitidas, pero deben emitirse como nuevos registros que referencian al registro original. Verifactu no permite modificar una factura ya emitida; cualquier corrección se hace mediante una factura rectificativa que queda encadenada en el sistema. Los abonos y devoluciones también generan su propio registro.

¿Quién valida que un software cumple Verifactu?

El propio fabricante mediante una declaración responsable que entrega al cliente. La AEAT no certifica ni homologa software; en caso de inspección, valora si el sistema cumple los requisitos técnicos y, si no, sanciona tanto al fabricante (150.000 €) como al contribuyente (50.000 €). Por eso conviene exigir la declaración responsable por escrito antes de contratar.

¿Verifactu sustituye al SII (Suministro Inmediato de Información)?

No. SII y Verifactu son obligaciones distintas. SII obliga a remitir los libros registro de IVA a la AEAT cada 4 días (grandes empresas, grupos de IVA, REDEME). Verifactu obliga a que el software genere registros íntegros e inalterables y, opcionalmente, los remita en tiempo real. Una empresa puede estar obligada a SII y a Verifactu simultáneamente; en ese caso, la información cruza por distintos canales pero conviene tener una única plataforma que conecte ambos.