Más de 150 empresas confían en neodoc
Controla el cumplimiento técnico-legal, la documentación y el gasto de tus edificios aunque los opere un tercero. Un expediente vivo por cada activo, en cualquier país, con toda la evidencia siempre en tu poder.
Más de 150 empresas confían en neodoc
El operador o la contrata ejecuta el mantenimiento y se queda con los certificados, las actas y las garantías. El día que cambias de proveedor, el histórico de tu propio activo se va con él.
Cada instalación tiene su inspección obligatoria y su fecha límite. Multiplícalo por el número de edificios y por los países en los que operas. Nadie tiene ese calendario completo, y la responsabilidad ante el regulador es siempre del titular.
Llega la factura mensual de mantenimiento. Nadie puede cruzarla contra los partes de trabajo realmente ejecutados ni contra lo firmado en el contrato. Se paga porque el circuito de aprobación no da para más.
Del alta del activo al control de toda la cartera, sin perseguir documentos por correo.
Se da de alta cada inmueble con su ficha, sus instalaciones y su documentación existente. La documentación histórica se migra y se clasifica automáticamente con IA.
Se configuran las obligaciones técnico-legales que aplican a cada instalación según su tipología y su país. El sistema genera el calendario completo de vencimientos de toda la cartera.
Operadores, contratas y proveedores suben la evidencia a través del portal. neodoc extrae los datos, valida vigencias y avisa de lo que falta o está caducado.
Cuadro de mando con el estado real de cumplimiento por activo, por país y por proveedor. Informes y paquetes documentales listos para dirección, auditoría o comprador.
¿Quieres ver cómo encajaría neodoc en la gestión de tus activos? Te lo mostramos en 30 minutos, con tus propios documentos.
Solicitar demo →Todo lo que necesita un propietario para controlar sus activos de extremo a extremo, en una única plataforma cloud.
Un dossier vivo por inmueble con escrituras, licencias, seguros, certificaciones energéticas, contratos de operación y de mantenimiento, garantías y documentación técnica. Estructura común para toda la cartera y estado de completitud visible de un vistazo.
Catálogo configurable de obligaciones por tipo de instalación y por jurisdicción. Cada obligación queda vinculada a su activo y a la evidencia que la acredita. Añadir un nuevo país o una nueva normativa no requiere rehacer nada.
Los terceros suben la documentación ellos mismos en un espacio controlado. Se acaba la persecución por correo y la documentación entra ya clasificada al expediente del activo.
Cruce automático entre contrato, parte o certificación de obra y factura del proveedor. Las desviaciones se detectan antes de aprobar el pago, no en el cierre del ejercicio.
Generación del paquete documental completo de cualquier activo o cartera, listo para due diligence. Lo que antes eran semanas de recopilación se resuelve en una exportación.
Extracción de datos con IA, comprobación de vigencias y validación de la documentación de contratas y subcontratas conforme al RD 171/2004. Bloqueo automático de proveedores con documentación caducada.
Vista única de todos los vencimientos de la cartera con alertas escalonadas por responsable. Semáforo de cumplimiento por activo, por instalación y por proveedor.
Cada reforma o reposicionamiento con su proyecto, licencias, certificaciones de obra, actas de recepción, planos as-built y garantías de las instalaciones nuevas, todo vinculado al activo para siempre.
Recogida distribuida de consumos, residuos y certificaciones ambientales desde todos los activos y todos los operadores, con trazabilidad de la fuente para auditoría CSRD.
Cuántos certificados caducan en los próximos 60 días. Qué activos tienen documentación pendiente del operador. Si la factura de julio de esta contrata cuadra con lo ejecutado. En lenguaje natural, sin informes ni exportaciones.
neodoc expone toda la información de tus activos a través de un servidor MCP, el estándar abierto para conectar sistemas con agentes de inteligencia artificial. Tu equipo de datos puede conectar sus propios agentes a neodoc y automatizar el control de la cartera sin desarrollos a medida.
Cada tipo de patrimonio tiene su normativa, sus operadores y sus tipos documentales. neodoc se configura para encajar en la realidad de tu cartera.
Activos operados por marcas internacionales. Control del cumplimiento y de la documentación del operador sin interferir en su operativa.
Ver másDecenas o cientos de locales con contratas distintas. Estado de cumplimiento homogéneo y comparable en toda la red.
Ver másCarteras en rotación permanente. Expediente siempre listo para la venta y para la due diligence del comprador.
Ver másInstalaciones críticas con régimen de inspección exigente. Evidencia completa ante cualquier inspección.
Ver másVarias plantas, varias contratas y un mismo estándar de cumplimiento y de control del gasto.
Ver másEs una plataforma para gestionar el uso, el mantenimiento, el cumplimiento y los costes de los edificios de una organización. La mayoría del mercado está diseñada para quien ejecuta el mantenimiento. neodoc está diseñado para el propietario del activo, que necesita controlar la documentación, el cumplimiento técnico-legal y el gasto aunque la operación esté externalizada.
Un GMAO o CMMS gestiona órdenes de trabajo y planes de mantenimiento. Un CAFM añade espacios y planos. Un IWMS integra además patrimonio y ocupación. Todos ellos son herramientas para el que opera el edificio. neodoc es la capa de control documental, de cumplimiento y de gasto para el que es dueño del edificio. Son cosas complementarias, no alternativas.
Sí, y de hecho es el escenario más habitual. neodoc se superpone al GMAO existente, propio o del operador, y se queda con lo que el GMAO no cubre: la custodia de la evidencia, el control de vencimientos multi-país, la validación documental de terceros y la conciliación económica. Se integra vía API REST.
Sí. El motor de obligaciones es configurable por jurisdicción, así que el mismo sistema controla instalaciones sujetas a normativa española, portuguesa, italiana o griega sin duplicar el modelo de gestión ni los criterios de reporting.
A través del portal de colaboración. El tercero sube la evidencia de cada intervención e inspección en un espacio controlado, neodoc valida vigencias y completitud al entrar, y tú ves en todo momento qué falta y quién lo debe. La documentación queda en tu plataforma, no en la suya.
Sí. Validación de la documentación de contratas y subcontratas conforme al RD 171/2004, control de vigencias de pólizas, TC y formación, y bloqueo automático de proveedores con documentación caducada. Se puede desplegar junto con la solución de CAE de neodoc.
Sí. neodoc cruza automáticamente el contrato, el parte o certificación de trabajo y la factura, y señala las desviaciones antes de la aprobación del pago. Es el mismo motor de conciliación de pedido, albarán y factura que usan nuestros clientes industriales, aplicado a la operación de facility management.
Sí. Se puede generar el paquete documental completo de un inmueble o de una cartera para la due diligence del comprador. Un expediente ordenado acorta el proceso de venta y reduce el margen de negociación por riesgo documental.
neodoc es SaaS, con coste mensual según número de activos, usuarios y módulos activados. Sin inversión inicial ni infraestructura propia. Solicita una demo y preparamos una propuesta adaptada a tu cartera.
Entre 4 y 8 semanas según el número de activos, el volumen documental a migrar y las integraciones. Incluye migración, configuración del mapa de obligaciones, alta de operadores y formación.
Sí. Cifrado AES-256 en tránsito y en reposo, datos alojados en la Unión Europea, permisos granulares y registro de auditoría inmutable. neodoc cumple RGPD, ENS categoría MEDIA e ISO 27001 con certificación Applus SI-1067/25.
El sistema de calidad, seguridad y medioambiente de toda la organización.
Coordinación de actividades empresariales y control documental de contratas (RD 171/2004).
Conciliación automática de pedido, albarán y factura.
Ciclo de vida completo del contrato, con firma y custodia.
El expediente digital como unidad de gestión y evidencia.
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